هر آنچه که لازم است در مورد (BPMS) بدانیم

هر آنچه که باید در مورد سیستم مدیریت فرآیند کسب وکارها(BPMS) لازم است بدانیم.

مقدمه

در روزگار فرا رقابتی امروز، هر کسب و کاری تلاش می­کند تا با افزایش بهره‌وری تا حد ممکن از صفحه رقابت عقب نماند؛ انجام فرآیندها به روشهای سنتی و دستی در سازمان­ها، سرعت را در انجام کارها از آنها گرفته است، زمان زیادی را صرف کارهای عموما تکراری می­کنند و این کار تمرکز فعالیت ها را از بین می­برد. پس برای از بین نرفتن منابع و سرمایه ها، (Business Process Management System)BPMS وارد صحنه می­شود اما BPMS چیست؟

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کاری یا همان BPMS راهکاری است که فرآیندهای سنتی سازمان را با استفاده از ابزارهای مختلف به فرآیندی الکترونیکی تبدیل می‌کند، در واقع، به کمک آن فرآیندهای کاری به سادگی و با سرعت، روال کاری سازمان را با استفاده از زبان گرافیکی ترسیم، و بدون نیاز به دانش برنامه نویسی آن را به نرم افزار تحت وب تبدیل می کنید. یعنی راه حلی ارائه می­کند تا بدون داشتن تیم تولید نرم افزار و صرف هزینه­های فراوان برای آن، ایده­های نرم افزاری خود را در سازمان پیاده کنید.

لازم به ذکر است که با پیشرفت تکنولوژی و حرکت به سمت هوشمندسازی، BPMS فرمت جدید و پیشرفته‌ای به نام iBPMS را معرفی کرده است .که این قالب از مفاهیم زمان واقعی و هوش عملیاتی برای بهبود یکپارچگی فرآیندهای تجاری استفاده می­کند.

علت انتخاب BPMS برای سازمان­ها؟

در دنیای پر رقابت امروزی، هر کسب و کاری، صرف نظر از اندازه، باید تلاش کند تا سهمی برابر با رقبای خود داشته باشد تا بتواند در بازار بماند و رشد کند. تمرین و بازتولید فرآیندهای سنتی و دستی باعث می شود صاحبان مشاغل وقت ارزشمند خود را هدر دهند و پول زیادی را برای عناصر بی فایده کسب و کار هدر دهند. اینجاست که BPMS وارد عمل می شود.

پیاده سازی BPMS مزایای زیادی به همراه دارد که مهمترین آنها عبارتند از:

1. افزایش هوش عملیاتی: به بهبود کارایی فرآیندهای تجاری شما کمک می­کند. این کار با کاهش کارهای تکراری و خسته کننده که معمولاً ناخواسته اتفاق می افتد، انجام می شود. BPMS همچنین بینش روشنی در مورد تنگناهای هر فرآیند ارائه می­دهد. این به شما امکان می­دهد تصمیمات آگاهانه ای بگیرید تا آنها را حذف کنید و در نتیجه عملیات را هوشمندانه هدایت کنید.

2. افزایش چابکی سازمان: انعطاف ناپذیری فرآیندهای تجاری می تواند باعث شود که سازمان شما در اقیانوس رقابت با سایر شرکت ها غرق شود. چابکی سازمانی یک عامل کلیدی است که به بقای هر کسب و کاری کمک می کند. اگر سازمان شما نتواند با تغییر تقاضا به سرعت تغییر کند، حتی مشتریان بزرگ شما به سمت رقبای شما خواهند رفت.

استفاده از BPMS به شما کمک می­کند تا سریع تغییر کنید و مشتریان بهتری را بدون مشکل جذب کنید.

حداقل ویژگی­هایی که BPMS باید داشته باشند:

· نقشه برداری فرآیند: (process mapping) وجود یک رابط یا زبان نشانه برای تشریح فرآیند.

· موتور فرآیند: یک پلت فرم است که جریان اطلاعات را از کاری به کار دیگر کنترل و فرماندهی می‎کند.

· گردش کار مبتنی بر قانون : توانایی اضافه کردن قوانین کسب و کار برای تغییر جریان اطلاعات را بسته به شرایط خاص داشته باشد.

· طراحی فرم: مکانی برای طراحی مکانیزم ورودی تا بتوان داده ‎ها را ذخیره‎ سازی نموده و نمایش داد.

· قابلیت ادغام با سایر سیستمها: تقریبا تمام فرآیندها باید بتوانند اطلاعات را با سایر سیستمهای مهم به اشتراک بگذارند.

· تجزیه و تحلیل: گزارشهایی برای شناسایی فرآیند، مشکلات، عقب افتادگی، و بهینه سازی فرآیند.

· ارتباطات: سیستمها و افراد باید بتوانند اطلاعاتی را که در حاشیه به روند اضافه شده است، ارسال کنند.

چک لیست اجرای موفق BPMS

اما باید توجه داشت که، موفقیت در استفاده از BPMS تنها به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی­شود. این در واقع یک نقطه شروع است. عامل اصلی که بر میزان موفقیت یک نوآوری در مدیریت فرآیند تأثیر می گذارد، اجرای آن است. در اینجا 10 مورد که باید قبل از اجرای BPMSلازم است برسی شود را ذکر می ­کنیم:

1. انتخاب پلت فرم

2. انتخاب فرآیند

3. مالک فرآیند را شناسایی کنید

4. معیارها را تعیین کنید

5. نمودار گردش کار

6. مشارکت همه ذینفعان

7. مدیریت گردش کار BPM

8. ادغام آسان

9. آموزش کاربر

10. اندازه گیری و بهینه سازی

اما چگونه باید BPMS را ارزیابی کرد؟

باید موارد زیادی را برای انتخاب مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب مورد سنجش قرار داد اما سه مورد وجود دارد که از بقیه گزینه­ها مهم­تر هستند و باید نسبت به آنها آگاهی لازم را داشته باشیم، که در ادامه به آنها می­پردازیم.

1. مدلسازی انسان محور در مقابل BPMN و در مقابل برنامه نویسی

نرم افزار انسان محور مانندKissflow از یک رابط نقشه برداری فرآیند بسیار ساده شده استفاده می کند که به صاحب فرآیند غیر فنی اجازه می دهد فرآیند را به ساده ترین شکل ممکن ایجاد کند. این نرم افزار کار پس زمینه ایجاد شرایط برای رد و جریان های متناوب را انجام می دهد.

و اما، BPMN یک سیستم نشانه گذاری است که از نمادهای استاندارد شده برای نشان دادن رویدادها، فعالیت ها، وظایف، اتصالات و غیره استفاده می کند. این نماد باید توسط خالق گردش کار به منظور وارد کردن آن به یک سیستم یاد شود.

برنامه نویسی شامل ایجاد خطوط کدی است که گردش کار و انتقال داده را ایجاد می کند. برنامه نویسی بیشترین امکانات را ارائه می دهد و می تواند فرآیندهای بسیار پیچیده را مدیریت کند، اما تنها فردی که در این زمینه به شدت آموزش دیده باشد، قادر به ایجاد و اصلاح یک فرآیند خواهد بود.

2. نرم افزارهای cloud در مقایسه با On-premise

نرم افزار Cloud بر روی سرورهایی میزبانی می شود که از طریق یک مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی است. جدا از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می گذارد. راه حل­های ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می­شوند که هزینه کمتری را برای مشتری فراهم می­کند.

نرم افزار داخلی On-premise بر روی یک سیستم خاص نصب می شود. مزیت اصلی در این است که تمام داده های یک شرکت در داخل ذخیره می شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده ها می­دهد.

3. نرم افزار Open-source در مقابل Licesed

راه حل های منبع باز BPM به این معنی است که فروشنده کد منبع خود را در دسترس عموم قرار داده است. این بدان معنی است که یک شرکت می تواند کد منبع را دانلود کند و هر تغییری را که می خواهد برای سفارشی کردن نرم افزار اعمال کند. نرم افزارهای دارای مجوز محدودیت هایی در میزان سفارشی سازی خواهند داشت.

در دنیای فرآیند کسب و کار، راه‌حل‌های منبع باز پیچیده‌تر هستند و نیاز به برنامه‌نویس دارند که هر گونه تغییری در آن اعمال کنند. نرم افزارهای دارای مجوز بیشتر انسان محور هستند.

از سوی دیگر این نوع از ابزارها با توجه به اینکه در اختیار خودمان هستند پس امنیت خوبی دارند. حال باید دید کدام یک از این ابزارهای از استاندارهای مطرح مدلسازی مثلBPMN 2.0 پشتیبانی می کنند.

ویژگی های ضروری که هر نرم افزار BPM شایسته (BPMS) باید ارائه دهد:

قبل از اینکه یک BPMS از بین صدها موردی که در اینترنت انجام می شود انتخاب کنید، مطمئن شوید که این ویژگی های ضروری را بررسی کرده اید.

· ابزار نمودارسازی فرآیند بصری

یک ابزار طراحی فرآیند بصری با نقاط قوت کاربر تجاری که معمولاً این فرآیند را بسیار بهتر از یک کدگذار «تفنگ استخدامی» یا حتی تیم فناوری اطلاعات داخلی درک می‌کند، عمل می‌کند.

· طراح فرم کشیدن و رها کردن

نرم افزار BPM را انتخاب کنید که طراحی فرم ها را آسان می کند. ابزارهای طراحی فرم پیچیده می توانند کارمندان شما را از پذیرش کامل ابزار BPM شما منصرف کنند.

· کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

اطلاعات کسب و کار در فرم ها و زمینه ها معمولا حساس هستند، بنابراین راه حل BPM را انتخاب کنید که از اطلاعات از طریق دسترسی انتخابی محافظت می کند.

· پشتیبانی موبایل

اطمینان حاصل کنید که این ابزار حداقل برای اندروید و iOS پشتیبانی تلفن همراه ارائه می دهد. اکثر BPM های ابری این توانایی را ارائه می دهند.

این ویژگی‌ها ،و 6 مورد دیگر، مانند یک علامت، یکپارچه‌سازی، و گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها را باید قبل انتخاب مورد بررسی قرار داد وبعد در مورد نوع ابزار تصمیم گرفت.

مقایسه 5 نرم افزار برتر BPM سال 2020 با هم:

اکنون که می دانید چرا دقیقاً یک سیستم BPM ضروری است، سؤال این است که کدام یک را باید تهیه کنید. برای کمک به شما در انجام این انتخاب نسبتاً دشوار، در اینجا می­توان از جدول مقایس­این 5 ابزار در زیر کمک گرفت.

قدم بعدی ؟

اگر هنوز BPMS را برای سازمان خود انتخاب نکرده­اید، وقت آن رسیده است که این کار را انجام دهید. انتخاب نرم افزار مدیریت فرآیند مناسب برای هر شرکتی که می خواهد فرآیندهای خود را چه از نظر وظایف فردی و چه از نظر وظایف سیستمی ساده کند، یک تصمیم مهم است. مطمئن شوید که پلتفرمی را انتخاب کرده اید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکت شما آماده پذیرش باشد.

معرفی چند شرکت ایرانی که در این زمینه فعالیت دارند:

· شرکت فراگستر

شرکت پژوهشی مهندسی فراگستر که تجربه های فراوانی در زمینه برگزاری سمینارهای BPMS در کارنامه خود دارد، اولین آکادمی BPM را در ایران تاسیس کرد. هدف از راه اندازی این آکادمی ارتقاء سطح عملکرد سازمان ها و شرکت هاست. در آکادمیBPM دوره های آموزش تخصصی مدیریت فرآیند بهمراه کتابخانه دیجیتال مرتبط با این حوزه و سمینار های مختلف مجموعه ای فراهم کرده است تا کاربران بتوانند به طور حرفه ای فرآیندهای اداری خود را مدیریت کنند.

· شرکت مشاوره مدیریتی بهین سازان فرآیند امین (بهفا)

در سال‌های اخیر فعالیت‌های این گروه با ثبت شرکت بهفا گسترش پیدا کرده و پروژه‌های موفقیت‌آمیزی را انجام داده است. لازم به ذکر است که این شرکت در مرکز رشد واحدهای فناوری دانشگاه علم وصنعت ایران استقرار یافته و از این حیث ارتباط مستمر و مفیدی با اساتید و دانشجویان این دانشگاه برقرار کرده است. هفالب در مدت ۸ سال فعالیت حرفه ای خود ، توانسته است با بهره گیری از دانش تخصصی و تیم حرفه ای خود مشکلات سازمان های بزرگ در این زمینه را شناسایی و در جهت رفع و بهبود آن قدم بردارد. از جمله ویژگی های بهفا می­توان به موارد زیر اشاره کرد :

• توانمندی و تخصص
• تیم حرفه ای و قوی
• فرآیندگرا و متعهد
• پشتیبانی و خدمات حرفه ای BPMS

«این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است»

منابع

https://www.creatio.com/page/bpms

https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-management-systems-top-features/

https://getbreakout.com/bpm/business-process-management-system/