امروزه استفاده از نرم افزارها در سازمان برای رفع مشکلات در سازمان رواج شده است . نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکار سازی فرایند های سازمانی بخش زیادی از کارهای تکراری در سازمان را خودکار می کند و کارمندان سازمان زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم تر خود دارند.
اتوماسیون اداری چیست ؟ به بیان دیگر اتوماسیون اداری به فرآیند استفاده از نرم افزار هایی گفته می شود که برای اتوماتیک کردن فرآیندهای اداری و اجرایی در سازمان ها گفته می شود. برخی از ویژگی های اتوماسیون اداری عبارتند از:
سیستم های اتوماسیون اداري اغلب برای بررسی داده های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه های مالی، مابع انسانی ، هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های تجارت استفاده می شوند. سیستم‌های مدیریت وظایف یا زمان‌بندی پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف را در دفتر نظارت و کنترل می‌کنند.
اولین فعالیت در اتوماسیون اداري که معمولا شامل سوابق اداری و سایر فرم ها و اسناد دفتر اصلی است.
در حالی که ذخیره سازی و دستکاری داده ها جزء مهمی از یک سیستم اتوماسیون اداري است، تبادل آن اطلاعات نیز به همان اندازه مهم است. انتقال الکترونیکی یک حوزه کاربردی عمومی است که تبادل اطلاعات بین چندین کاربر را برجسته می کند.
هسته اصلی و اولیه اتوماسیون های اداري دبیرخانه است.دبیر خانه چیست ؟ دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است.
غیر از نامه ها که وظیفه ثبت ، ارجاع و بایگانی آن برعهده دبیرخانه بود اسناد دگیری در قالب فرم در سازمان ها وجود دارند که با جریان کاری معینی به گردش در می آیند.
استفاده از یک سامانه نرم افزاری جهت درخواست و برگزاری جلسات به صورت کاملا کاربردی و مکانیزه، که بتواند تمامی مراحل جریان برگزاری یک جلسه از ابتدا تا پیگیری های آینده آن در خصوص مصوبات و ارائه گزارشات مربوطه، در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد.
با استفاده از این سامانه افراد می توانند تمام نامه ها و اسناد و اطلاعات را در سامانه ذخیره کنند
منبع :
https://samatoos.ir/articles/office-automation-system /
