امروزه به دلیل افزایش دورکار و الکترونیکی شدن کارها نرم افزار های مدیریت اسناد اهمیت زیادی پیدا کرده است.نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) صرفاً یک نرم افزار آرشیو اطلاعات نیست ، بلکه فرآیند مدیریت اسناد را نیز آسان تر می کند.
وظایف کلی نرم افزار مدیریت اسناد مدیریت اسناد شامل همه چیز از بهبود گردش کار گرفته تا کار با ابزارهای همکاری و مرتب کردن برخی از اطلاعات فنی است.
نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب به شما امکان مدیریت مکاتبات درون سازمان و خارج سازمان را می دهد.در این سیستم کارمندان با توجه به جایگاه سازمانی تعریف شده می توانند، عطف و پیرو، ثبت دستور، مهلت پاسخگویی، طرح فوریت و رده محرمانگی و مشاهده سابقه و گردش در سازمان و بایگانی و .... را انجام می دهد.
آیا تا به حال وقت زیادی را برای پیدا کردن یک سند ، در پیام های چت، در پیوست های نامه و غیره تلف کرده اید؟ مرور صدها پوشه، جستجو در صندوق ورودی بسیار پرجمعیت خود، جستجو در فایل‌های ابری و غیره، همه در نهایت به یک ماموریت جستجو تبدیل می‌شوند که هیچ پایانی در آن دیده نمی‌شود!
کارمندان اغلب نمی توانند اسناد مناسب را در زمان مناسب پیدا کنند یا به دلیل موانع زمانی یا مکانی نمی توانند به سند دسترسی داشته باشند. همه اینها باعث کم شدن بهره وری می شود. تاکید بر استفاده از ابزارهای آنلاین مناسب برای تقویت کارایی و بهره‌وری است.
ابزار مدیریت اسناد به یکی از محبوب‌ترین راه‌ها برای سازمان‌ها برای مدیریت اسناد مهم، بهبود گردش کار و تقویت همکاری تبدیل شده‌اند.
نرم افزار هایDMS باید کاربرپسند باشندو به کاربران اجازه می دهند اسناد را به راحتی بررسی ، آپلود و بازیابی کنند. نرم افزارهای ساده یادگیری را کاهش می دهد و نرخ پذیرش کاربر را افزایش می دهد.
ادغام با سایر ابزارها و پلتفرم های برای نرم افزار مدیریت اسناد ضروری است. این امکان جریان یکپارچه داده بین سیستم‌ها را فراهم می‌کند، کارایی را بهبود می‌بخشد و به شما اطمینان می‌دهد که همه ابزارها هماهنگ هستند.
مقیاس پذیری در هر سیستمی بسیار مهم است. همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، حجم داده های شما نیز افزایش پیدا می کند و در نتیجه سیستم مدیریت اسناد نیز باید افزایش پیدا کند.
شرکت پیوند یکی از بهترین نرم افزار های مدیریت اسناد را ارائه می دهد است . نرم افزار مدیریت اسناد پیوند تحت وب است و یکی از زیر سیستم های اصلی اتوماسیون اداری پیوند است .نرم افزار مدیریت اسناد پیوند تحت وب است و با توجه به استاندارد های هر سازمان قابل تغییر و منعطف می باشد .
نرم افزار مدیریت اسناد پیوند ویژگی های ضروری و کاملی را نسبت به رقبا دارد برخی از ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد پیوند شامل:
https://samatoos.ir/documentation-system/
شرکت نرم افزاری چارگون نرم افزارهای مختلفی را در حوزه اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مالی، لجستیک و مدیریت فرآیندها تولید و ارائه می‌کند .
ویژگی های سیستم مدیریت اسناد چارگون
https://www.chargoon.com/file-manager/
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست از موفق ترین نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد ایران است که توانسته موفقیت های چشمگیری در امر مدیریت اسناد سازمانی، سازماندهی اطلاعات، تشکیل پایگاه دانش و بایگانی مدارک، در سازمان های بزرگ و کوچک کسب کند .
این نرم افزار محصول شرکت شماران سیستم است. این شرکت با عنوان موسسه حسابرسی و حسابداری شماران آغاز به کار کرده است.این شرکت بیش از سه دهه تجربه درخشان را در زمینه طراحی، تولید، استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار جامع و یکپارچه در حوزههای مالی، اداری، بازرگانی، تولید و مهندسی پشت سر گذاشته است.
برخی از ویژگی های مدیریت اسناد این نرم افزار
https://shomaran.com/%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%88-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DA%A9-%D9%88-%D9%85%D8%B3%D8%AA%D9%86%D8%AF-2/
شرکت فراگستر ارائه‌دهنده نرم افزارهای مدیریت مستندات است. نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر به صورت تحت‌وب کار می‌کند و یکی از زیرسیستم‌‌های اصلی نرم افزار اتوماسیون فراگستر است
برخی از این قابلیت‌ها عبارتند از:
https://www.faragostar.net/automation/dms/
نتیجه گیری
در این مقاله فهرستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت مستندات سازمانی ایرانی را مطالعه کردید. سیستم های مدیریت اسناد باعث صرفه جویی در زمان می شود . باید بدانید که سیستم مدیریت اسناد خوب باید دارای فیلترهای جستجو، فهرست‌سازی و ذخیره‌سازی اسناد باشد . ابزارهای مدیریت اسناد جزو بهترین ابزارهای سازمانی هستند.
