نرم افزار دبیرخانه شامل ابزارهای است که امکان ثبت و بایگانی اسناد را در سازمان ایجاد می کند .هدف از استفاده این نرم افزار دیجیتالی کردن اسناد و بایگانی اسناد برای ذخیره سازی راحت تر اطلاعات و در دسترس قرار گرفتن اسناد برای افراد مربوط است.
یکی از ویژگی های مهم نرم افزار دبیرخانه ثبت انواع نامه های وارده سازمان و ارسال به کارتابل هر فرد است .
این امکان مربوط به نامه هایی است که از سازمان خارج می شود .
یکی دیگر از امکانات دبیرخانه آنلاین این است که می توانید به ازای هر سمت یک کارتابل جداگانه ایجاد کنید .
یکی دیگر از امکانات نرم افزار دبیرخانه امکان جستو بین نامه های موجود در دبیرخانه است
ایجاد گزارش
یکی از امکانات مهم سیستم امکان گزارش گیری از نامه های ثبت شده در سازمان است . با این امکان شما می توانید میزان مکاتبات و فعالیتی که کاربر در سیستم داشته را گزارش بگیرید .
با تبدیل اسناد کاغذی به الکترونیکی مصرف کاغذ در سازمان کاهش پیدا می کند و دیگر نکرانی بابت ارشیو اسناد کاغذی و از دست رفتن اسناد ندارید .
با استفاده از این نرم افزار پیمانکاران و یا حتی افرادی که در تیم به صورت دورکار کار می کنند می توانند به راحتی به اسناد مورد نیاز دسترسی داشته باشند .
به کمک نرم افزار دبیرخانه، خطاهای موجود در دبیرخانه مانند گم شدن مدارک مهم یا آسیب دیدگی کاغذها را کاهش می یابد.
