این دو مفهوم باهم مرتبط هستند اما تفاوت هایی هم دارند . سازماندهی اسناد به فرایند دسته‌بندی، ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد به‌طور منظم و کارآمد اشاره دارد. هدف آن ایجاد ساختار و دسترسی آسان به اطلاعات است. اما بایگانی اسناد , به ذخیره‌سازی اسناد برای نگهداری درازمدت و به‌دلیل نیاز به مراجعه در آینده اشاره دارد. این فرایند معمولاً شامل اسنادی است که دیگر به‌طور روزمره استفاده نمی‌شوند، اما همچنان برای ارجاع و حفظ سوابق مهم هستند.
هدف از سازماندهی اسناد افزایش کارایی سازمان و دسترسی به اطلاعات است و هدف بایگانی اسناد حفظ داده ها با رعایت الزامات قانونی یا سازمانی برای استفاده از آن ها در آینده می باشد.
چگونه می تونیم اسناد را سازماندهی کنیم ؟
سازماندهی اسناد می‌تواند به بهبود کارایی و دسترسی به اطلاعات کمک کند. در اینجا چند مرحله برای سازماندهی اسناد آورده شده است:
جمع‌آوری اسناد: مرحله اول جمع آوری تمام اسناد فیزیکی و دیجیتال را در یک مکان مشخص می باشد
دسته‌بندی: اسناد را بر اساس نوع، تاریخ، پروژه یا موضوع دسته‌بندی کنید. برای مثال، می‌توانید از دسته‌بندی‌های مانند مالی، اداری، پروژه‌ها و غیره استفاده شود.
برچسب‌گذاری: به هر دسته یا فایل برچسب‌های مشخص و واضح بدهید تا شناسایی و جستوجوی آن‌ها آسان‌تر شود.
ایجاد یک سیستم نگهداری: نگهداری اسناد دو بخش دارد : نگهداری اسناد دیجیتال، می توان در کامپیوتر یا سرویس‌های ابری انجام شود. برای اسناد فیزیکی، می‌توانید از پوشه‌ها یا جعبه‌های بایگانی استفاده کنید.
نگهداری منظم: به‌صورت دوره‌ای اسناد را بررسی و مرتب کنید تا از بروز هرگونه بی‌نظمی جلوگیری شود.
پشتیبان‌گیری: حتماً از اسناد دیجیتال بک آپ بگیرید و آن را در مکان‌های مختلف نگهداری کنید.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد: اگر نیاز به سازماندهی حجم بالایی از اسناد دیجیتالی دارید، می‌توانید ازنرمافزار مدیریت اسناد تحت وب استفاده کنید.
با این مراحل، می‌توانید به راحتی اسناد خود را سازماندهی کنید و دسترسی به آن‌ها را تسهیل کنید.
سازماندهی اسناد چه مزایای ارائه می دهد ؟
سازماندهی اسناد دارای مزایای زیادی است که می‌تواند به بهبود کارایی و مدیریت اطلاعات کمک کند. برخی از این مزایا عبارتند از:
دسترسی آسان : با یک سیستم منظم، می‌توانید به‌راحتی , به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
صرفه‌جویی در زمان : جستجو برای اسناد کمتر زمان‌بر می‌شود و به این ترتیب زمان بیشتری برای انجام کارهای دیگر خواهید داشت.
کاهش خط : با داشتن سیستم منظم، احتمال گم شدن یا اشتباه در دسترسی به اسناد کاهش می‌یابد.
مدیریت بهتر اطلاعات : با طبقه‌بندی و برچسب‌گذاری صحیح، می‌توانید اطلاعات را به‌راحتی مدیریت کرده و از به‌روزرسانی‌های منظم اطمینان حاصل کنید.
حفظ سوابق : سازماندهی اسناد کمک می‌کند تا سوابق به‌خوبی نگهداری شوند و در صورت نیاز به‌راحتی قابل استناد باشند.
پشتیبان‌گیری آسان‌تر : با داشتن یک سیستم منظم، فرآیند پشتیبان‌گیری از اسناد نیز آسان‌تر و کارآمدتر خواهد بود.
با این مزایا، سازماندهی اسناد به یک نیاز اساسی در هر نوع کسب‌وکار یا محیط کاری تبدیل می‌شود.
