برگزاری و میزبانی رویداد ها در فضای کار اشتراکی مراکز نوآوری و شتابدهی یکی از موثرترین راه ها برای جذب افراد جدید به فضای کار اشتراکی شما خواهد بود و همچنین به اعضای فعلی شما این فرصت را می دهد تا شبکه ارتباطی خود را گسترش دهند. وقتی رویدادی ارزشمند برگزار کنید به اعضای کنونی این کمک را میکند تا مشارکت بین آنها نیز عمیق‌تر شود
· جذب افراد جدید
· گسترش شبکه ارتباطی اعضا
· عمیق شدن مشارکت بین اعضا
10 گام برای یک تحقق یک رویداد ارزشمند را باهم میخوانیم.
قبل از هر نوع برنامه ریزی برای برگزاری رویدادهای مرکز خود بررسی کنید جامعه فضای اشتراکی شما چه رویدادی را مفید و لازم می داند .اگر بخواهیم صریح تر بگوییم :
· کشف کنید چه رویدادی جامعه شما را شگفت زده می کند ؟
· با برگزاری چه رویدادی جامعه فضای کار اشتراکی شما از دوستان و شبکه ارتباطی خود برای آن رویداد دعوت به عمل می آورد ؟
· جامعه فضای کار اشتراکی شما به دنبال مباحث جدیدی برای یادگیری هستند یا فعلا از کارها خسته شده‌اند و آماده یک دورهمیِ ساده برای ملاقات رفقای خود هستند تا اهداف خود را در فضای غیر رسمی جلو ببرند
بهتر است کار را پیچیده نکنیم فهمیدن نیاز جامعه فضای کار اشتراکی شما یک راه ساده دارد : پرسیدن!
یک نظر سنجی ساده و استاندارد انجام دهید :
سوال اول: چه جنبه ای از رویداد برای شما جذاب تر است؟
توسعه مهارت های حرفه ای ، تیم و شبکه سازی، کاریابی و استخدام ، یا سرگرمی و اوقات فراغت
سوال دوم : مبحث حرفه ای که می‌خواهید بیشتر در مورد آن بیاموزید چیست؟
در فضای کار اشتراکی افراد حرفه ای با رشته های متنوعی وجود دارند اما می‌توانید اشتراک آنها در مورد موضوعاتی که علاقه دارند در آن بیشتر بیاموزند را شناسایی کنید،برای مثال دیجیتال مارکتینگ یا کار حرفه‌ای با آفیس در تمام کسب و کار ها لازم است
سوال سوم : چه روز و چه ساعتی برای شرکت در رویداد را مناسب تر می دانید؟
شاید تعدادی از اعضا جلسات صبحگاهی را مفید بدانند یا برای هر رویدادی متناسب با موضوع و سبک آن نظرات متفاوتی در جامعه فضای کار اشتراکی یافت شود به هر حال زمانی را انتخاب کنید که بیشترین مراجعه کننده را به ارمغان آورد
راه های جذاب ، جدید و هیجان انگیز برای انجام نظرسنجی انتخاب کنید و برای شرکت کنندگان جایزه های چشمگیر در نظر بگیرید
ساختار عمومی رویدادها
آغاز رویداد با گفت‌وگوی آزاد بین شرکت کنندگان( حفظ فرهنگ و روحیه فضای کار اشتراکی) برنامه ریز کنید
با سخنانی های مرتبط با اهداف همسو بین جامعه فضای کار اشتراکی و رویداد مورد را ادامه دهید
جامعه را به مربی ها یا سخنران های رویداد به بسپارید تا کاری که باید برای آن حاضر شده‌اند را انجام دهند
با یک سخنرانی کوتاه تاثیر گذار با صدای بلند در مورد ایده آل های مرتبط با رویداد کار را تمام کنید
زمان رویداد خود را بین ۶۰ تا ۹۰ دقیقه تنظیم کنید به این نکته توجه کنید که برگزاری هر رویداد فرصتی برای فضای کار اشتراکی شماست تا حول رویداد یک شبکه و تیم موثر بسازید و تا جامعه ی فضای کار اشتراکی شما اشتیاقش را از دست ندهد و با مباحث جدیدتر آشنا شود
یادتان باشد در هر رویداد باید از خبرگان و کار کشته های هر رشته بهره‌مند شوید
نکته : به عنوان برگزارکننده رویداد در حین برنامه از حاضرین در رویداد بخواهید اگر اطلاعات حول موضوع مورد نظر دارند با دیگران در همان لحظه به اشتراک بگذارند
نکته: همیشه کاربرد رویداد خود را در کسب و کار توضیح دهید این کار مخاطبانتان را جذب میکند تا با دقت بیشتری به رویداد توجه کنند
هیچ وقت سخنرانان و ارائه دهنده جدید و بدون معرف و بدون شناخت قبلی دعوت نکنید و از سطح دانش کافی فرد مورد نظر حتما مطمئن باشید
جزئیات مورد نظر را به ترتیب تهیه کنید
به بودجه توجه کنید و مقدار آن را بدانید
چه پذیرایی در رویداد می‌خواهید انجام دهید شیر و کاکائو و کیک کافیست یا می خواهید پیتزا سفارش دهید از بودجه کافی اطمینان حاصل کنید
تمام مجوزات و هماهنگی های لازم برای برگزاری رویداد را انجام دهید
لیست شما باید شامل موارد زیر باشد
· بودجه
· انتخاب نام رویداد
· نهایی کردن تاریخ و زمان
· رزرو مکان برگزاری
· اطلاع رسانی رویداد
· انتخاب و خرید خوراکی ها
· تعیین چیدمان میز و صندلی ها
· تعیین و تهیه تجهیزات صوتی و تصویری
· تهیه لیست تجهیزات اضافه مثل ظروف یکبار مصرف و...
· تعیین یک فرد برای تهیه لیست حاضرین و دریافت اطلاعات تماس و ایمیل( این فرد را مقابل درب ورودی مکان برگزاری رویداد قرار دهید)
· فکر تمیز کردن مکان برگزاری رویداد نیز باشید
ثبت نام افراد در رویداد را می توانید از طریق سایت فضای کار اشتراکی که رویداد شما در آن برگزار میگردد انجام دهید اما بهتر است از همه پلتفرم ها مثل بانک های ایمیلی، شبکه‌های اجتماعی عمومی و تخصصی نیز استفاده کنید .در کل خیلی مهم نیست از چه پلتفرمی برای ثبت نام استفاده میکنید فقط سعی کنید کسانی که میخواهند ثبت نام کنند کلافه نشود و فرم ثبت نام شما گیج کننده نباشد
صفحه ثبت نام رویداد شما باید شامل موارد زیر باشد:
عنوان رویداد به صورت واضح
شرح مختصر و مفیدی از رویداد
برنامه زمانبندی رویداد
تاریخ، ساعت و آدرس مکان برگزاری
نکته :امکان ارسال لوکیشن روی تلفن همراه پس از ثبت نام فراهم شود
نکته : قبل از باز شدن صفحه ثبت نام برای عموم مراحل ثبت نام را چندین بار انجام دهید تا از کامل بودن اطلاعات دریافتی از ثبت نام کنندگان و اطلاعات ارسالی به آنها و همچنین از کارکرد درست صفحه ثبت نام رویداد خود اطمینان حاصل کنید
اگر امکان مالی اجازه می دهد یک وب سایت ارزان ولی شکیل برای رویداد خود طراحی کنید.
برای یادآوری زمان و مکان برگزاری رویداد به اعضای ثبت نام کرده حداقل دوبار ایمیل بزنید یک ایمیل پس از ثبت نام و یک بار دو سه روز قبل از برگزاری رویداد ، همچنین یک روز قبل از برگزاری رویداد با یک پیامک به مهمانان خود زمان و مکان رویداد را یادآوری کنید .
رویداد خود را از شبکه های اجتماعی مرسوم به اشتراک بگذارید واز مربی ها و اعضای اصلی فضای کار اشتراکی خود و همچنین دست‌اندرکاران رویداد بخواهید به دوستان و شبکه‌های ارتباطی خود از تمام روش‌های مختلف اطلاع‌رسانی کنند .
یک پوستر طراحی کنید تا در مکان هایی که برای چنین اطلاع رسانی هایی در نظر گرفته شده نصب کنید دانشگاه ها و مراکز آموزشی مکان مناسبی برای نصب پوستر هستند.
رویداد خود را به گوگل بیزینس لیستینگ اضافه کنید تا وقتی اعضای جامعه گوگل فضای کار اشتراکی خاصی را جستجو می کند، فهرست گوگل بیزینس مخصوص فضای کار اشتراکی شما را مشاهده کنند و اگر فضای کار اشتراکی مورد نظر شما از گوگل بیزینس لیستینگ استفاده نمی‌کند به آنها پیشنهاد دهید . با اضافه کردن رویداد خود به این فهرست باعث می‌شوید اعضای جامعه گوگل از رویداد شما مطلع شود.
رویداد شما با توجه به موضوع حتماً با برندها و شرکت‌های موفق مرتبط خواهد بود می توانید از آنها برای مشارکت در تهیه بودجه رویداد خود دعوت کنید ، همچنین از برندهایی که مایل هستند در سبد خوراکی های پذیرایی رویداد شما دیده شوند می توانید بودجه کسب کنید هیچ وقت پیش داوری نکنید که برای رویداد خود نمی‌توانید اسپانسر پیدا کنید لازم است با ابزارهای تصویری جذاب و تصمیم ساز آنها را قانع کنید یادتان نرود در پوستر جایگاه مناسبی برای شرکا و اسپانسر های تان در نظر بگیرید
شرکا تاثیر و قدرت شرکای خود را در تبلیغ رویداد خود فراموش نکنید در فضای کار اشتراکی که قرار است رویداد شما برگزار شود بدون شک شرکت‌های همکاری وجود دارند مثلاً مرکز شما زیرمجموعه یک هلدینگ است یا شرکت‌ها و استارتاپ‌ها ای زیر مجموعه فضای کار اشتراکی شما هستند یا با شرکت‌هایی همکاری می کنید ،از آنها بخواهید از توان خود در اطلاع رسانی رویداد شما استفاده کنند و اسامی و لوگوی آنها را در قسمتی از مکان برگزاری رویداد قرار دهید و برای اعضای آنها نیز تخفیفات ویژه در نظر بگیرید
بعضی اوقات بدیهیات فراموش می شوند حتماً یک نفر یا گروهی را برای خوشآمد گویی به مهمان ها در نظر بگیرید یک خوش آمدگویی گرم و صمیمی و تاثیرگذار ! در کنار آنها از همه دست اندرکاران رویداد بخواهید در استقبال از مهمانان سهیم شوتد .مهمانانی که میشناسید را به هم معرفی کنید و از هیچ تلاشی برای ساختن یک جامعه از مهمان هایتان دریغ نکنید.
زمان مشخصی را برای تشکر از جامعه جدیدی که ایجاد کرده‌اید در انتهای رویداد در نظر بگیرید و به آنها بگویید که از آشنایی و حضور آنها افتخار کسب کردید روز بعد از رویداد از حضور آنها به صورت ایمیل و پیامک تشکر کنید به مهمانانی که ثبت نام کرده بودند اما در رویداد غایب بود نیز ایمیل بزنید و بگویید از عدم حضور آنها متاسف شده اید.اگر از این رویداد عکاسی کرده اید یک گروه در شبکه های اجتماعی و یا پیام رسان های مرسوم ایجاد کنید عکسها و خلاصه مباحث رویداد را برایشان ارسال کنید از این گروه برای اطلاع رسانی رویدادهای بعدی نیز استفاده کنید.
اگر مایل هستید مهمانان یک رویداد جذب فضای کار اشتراکی خود کنید یک روز یا یک هفته استفاده رایگان از فضای کار اشتراکی یا شرکت در رویداد بعدی خود را به آنها هدیه بدهید .یا می توانید یک تور برنامه ریزی کنید تا آنها طی یک روز با فضای کار اشتراکی شما آشنا شوند اما حواستان باشد که آماده شلوغ شدن فضای کار اشتراکی تان باشید.
در کنار رویدادهای واقعی که زحمت هم کم ندارند به فکر برگزاری رویداد های مجازی برای فضای کار اشتراکی خود باشید با توجه به شرایط کنونی جهان به خاطر کرونا اهمیت این نوع رویدادها دو چندان شده است .این رویدادها چون امکان برگزاری در زمانی کوتاه تری را دارند موجب ایجاد ارتباط مستمر بین اعضای جامعه فضای کار اشتراکی شما می شود خلاصه فضای مجازی را دست کم نگیرید
امیدوارم این یادداشت به موفقیت شما در برگزاری رویدادهای ارزشمند کمک کند
