انبارداری عبارت است از دریافت مواد و اقلام، نگهداری صحیح و همچنین تحویل به موقع آن ها به مصرف کننده. انبارداری در هر سازمان با توجه به رعایت مقررات و دستورالعمل های آن سازمان انجام می شود. در انبارداری می توان با اعمال کنترل دقیق، از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری نمود. به عبارت دیگر انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن جنس در انبار، ایجاد روشها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است.
با توجه به اینکه یکی از اصلی‌ترین دارایی‌های یک واحد اقتصادی، موجودی مواد و کالا در انبار آن سازمان است، اطلاع از مقادیر ورود و خروج آنها در انبار از اهمیت زیادی برخوردار است. برای آگاهی از مقادیر و نحوه گردش کالا در انبار از کاردکس انبار استفاده می‌شود.
یکی از اقدامات اولیه در حسابداری موجودی مواد و کالا تهیه کاردکس انبار است.
کاردکس کالا فرمی است که برای هر یک از کالاهای موجود در انبار، تهیه می‌شود. در این فرم تمامی تراکنش هایی که مرتبط با یک کالا است مانند مقدار، مبلغ واحد، هزینه نهایی هر تراکنش در هنگام ورود و در هنگام خروج آن کالا و همچنین نمایش موجودی نهایی کالا یا همان مانده کالا بعد از ورود و خروج ثبت می گردد. کاردکس کالا تمامی اطلاعات از تراکنشهای کالای مورد نظر را نشان می دهد.
از جمله مواردی که در کاردکس کالا جهت ثبت در هنگام ورود و خروج کالا از انبار نمایش داده می‌شود، عبارتند از:
انواع کاردکس
کاردکس تعدادی
کاردکس تعدادی-ریالی
کاردکس تعدادی: در کاردکس تعدادی؛ تعداد ورودکالا، تعداد خروج کالا و مانده کالا مشخص می شود. این کاردکس مخصوص واحد انبار است.
کاردکس تعدادی- ریالی: در کاردکس تعدادی-ریالی علاوه بر تعداد ورود و خروج کالا و مانده کالا مبلغ ریالی کالا های وارد شده و خارج شده هم ثبت می شود. این کاردکس مخصوص واحد مالی شرکت است.
* به کاردکس‌های تعدادی، کارت موجودی کالا هم گفته می‌شود.
**کلیه اطلاعات مربوط به گردش کالای مورد نظر در انبار در کاردکس انبار نمایش داده می شود. گزارش کاردکس به منظور بررسی و اطلاع از روند تغییرات موجودی یک کالای خاص تهیه می شود.
***در هنگام تهیه کاردکس به تقدم و تأخر کالای وارد یا خارج شده، همچنین سیستم حسابداری آن واحد اقتصادی توجه شود تا از بروز اشتباهات حسابداری پیشگیری نمائید.
مهم‌ترین کاربرد کاردکس انبار، امکان ردیابی و کنترل تعدادی و ریالی هر یک از کالاها در زمان و تاریخ مشخص است. نگهداری مقدار موجودی لحظه ای در کاردکس انبار برای عملیات انبارگردانی اهمیت دارد؛ چون در عملیات انبارگردانی موجودی فیزیکی کالا در انبار با مقادیر ثبت شده در کاردکس مطابقت داده می شوند و در صورت عدم تطابق با کاردکس کالا مغایرت آن کالا ثبت می گردد.
از دیگر کاربردهای کاردکس ثبت سند حسابداری مربوط به موجودی کالا است. چون در کاردکس وضعیت کالاهای موجود نمایش داده می شود. (زمانی که کالایی خریده یا فروخته می شود یا هنگامی که کالایی برای تولید استفاده می شود اطلاعات آن در کاردکس ثبت می گردد. این اطلاعات مبنای انجام ثبت سند حسابداری خواهد بود).
تشخیص به هنگام اقلام گم شده
تشخیص اقلام راکد انبا
دسترسی آسان به موجودی انبار
اطلاع دقیق از مقدار و ارزش ریالی کالاهای وارده و خارجه و ثبت لحظه‌ای آنها
اطلاع از حداکثر و حداقل موجودی انبار جهت سفارش کالای جدید
سهولت در حسابداری موجودی مواد و کالا و ارائه آمارهای مورد نیاز در انبار
برای تهیه کاردکس انبار می توانید از روش دستی یا کامپوتری (نرم افزار میزان) استفاده نمائید.
در روش دستی برای ایجاد کاردکس، هر کالا باید کارت مخصوص خود را داشته باشد که داده های مربوط به ورود و خروج کالا در آن ثبت شود. این کارتها در قفسه های مخصوص قرار می گیرند. در روش دستی امکان بروز مغایرت زیاد است جدا از اینکه برای نگهداری کارت دکس نیاز به بایگانی و فضا دارید که در صورت افزایش گردش انبار باید فضای زیادی را برای نگه داری کاردکس اختصاص دهید. همچنین برای خرید کارت کاردکس می بایست هزینه پرداخت نمائید. با توجه به این موارد بهتر است برای صحت و دقت کاردکس، همچنین صرفه جویی در هزینه از نرم افزار انبارداری استفاده نمائید.
نرم افزارهای انبارداری نیز به همین شکل عمل می‌کنند. در این نرم افزارها با توجه به ورود و خروجی که در نرم افزار ثبت می نمائید موجودی کارکس تغییر می نماید. و می توانید به صورت لحظه ای گزارش کاردکس کالا را از نرم افزار دریافت نمائید.
در ادامه به تهیه کاردکس کالا در نرم افزار انبارداری میزان می پردازیم.
در نرم افزار میزان امکان تهیه کاردکس به صورت تعدادی و تعدادی-ریالی وجود دارد.
برای تهیه کاردکس از قسمت گزارشات روی گزینه کارت تعدادی (کاردکس) کلیک نمائید.
پس از انتخاب کارت تعدادی کالا پنجره کاردکس کالا نمایش داده می شود . کد انباری را که می خواهید کاردکس را از آن تهیه نمائید انتخاب، سپس نام کالا را در جستجوی کالا انتخاب نمائید. دکمه نمایش را بزنید تا گزارش موجودی کالا در زمانهای مختلف نشان داده شود.
برای تهیه کاردکس تعدادی-ریالی از قسمت گزارشات، کارت تعدادی ریالی را انتخاب نمائید.
در پنجره ظاهر شده ابتدا کد انبار سپس کد کالا را انتخاب و دکمه نمایش را بزنید.
همان طور که مشاهده می نمائید در این گزارش علاوه بر تعداد وارده و خارج شده همچنین مانده موجودی ، نرخ (قیمت) کالای وارد شده و یا کالای خارج شده همچنین نرخ مانده موجودی نمایش داده می شود.
