ساختار سازمانی الگوی عملیاتی است که نحوه برقراری ارتباط و انجام فعالیت‌های کارکنان را در یک سازمان تعریف می‌کند. این الگو، به کارکنان کمک می‌کند تا به اهداف سازمانی دست یابند.
ساختار سازمانی، یک چارچوب بصریِ سلسله مراتبیِ درون سازمانی ایجاد می‌کند تا با نگاه کردن به آن بتوان به خوبی متوجه نقش‌ها و جایگاه هر یک از افرادِ سازمان شد.
ساختار سازمانی به دلایل متعدد ضروری است. اولاً، به صاحبان کسب وکار، یک تفکیک بصری از سلسله مراتب مختلف در سازمان ارائه می‌دهد که این امر با استفاده از نمودار یا چارت سازمانی امکان پذیر است. همچنین نمودار سازمانی، نموداری است که ساختار سازمانی و روابط متقابل کارکنان در یک سازمان را نشان می‌دهد.
انجام این کار می‌تواند به عنوان راهنمایی برای استخدام کارکنان آینده و مدیریت آنها باشد. وقتی کارکنان شما، ایده روشنی از نقش‌های خود و نقش‌های بالاتر از خود داشته باشند، می‌توانند انتظارات خود را مدیریت کنند و با انگیزه‌ی پیشرفت در سازمان و ارتقاء شغلی می‌توانند عملکرد بهتری از خود نشان دهند.
همچنین ساختارهای سازمانی به بهبود فرآیند تصمیم گیری کمک می‌کنند. به عنوان مثال، در ساختارهای وظیفه‌ای (که در ادامه به آن خواهیم پرداخت)، کارکنان به بخش‌هایی تقسیم می‌شوند که هر بخش، مسئولیت وظایف و جنبه‌های اساسی سازمان را بر عهده دارد. این روش، امکان جمع‌آوری سریع‌تر داده‌ها را در هر کدام از واحدها فراهم کرده و با همکاری و به اشتراک گذاشتن اطلاعات ورودی، آنها می‌توانند تصمیم‌های بهتری برای سازمان بگیرند.
بطور کلی می‌توان گفت مهم‌ترین مزیت استفاده از ساختار سازمانی، بهبود عملکرد کسب و کار است. در واقع ساختارهای سازمانی به کسب و کارها کمک می‌کنند تا مطمئن شوند تمام وظایف لازم برای عملیات سودآور به افراد مناسب واگذار می‌شود. آنها همچنین همه افراد کسب و کار (از کارکنان گرفته تا مدیران) را راهنمایی می‌کنند تا نقش خود را در سازمان درک کنند، بدانند به چه کسانی باید گزارش دهند و بر کار چه کسانی نظارت کنند. همه این مزایا، تنها بخشی از مزیت‌های استفاده از راهکاری است که می‌تواند تحولی بزرگ در سازمان‌ها ایجاد کند. راهکار تحول جامع سازمانی SSM بصورت عملیاتی می‌تواند کسب و کار شما را متحول کند و زیرساخت‌های لازم برای رشد سازمان‌ها را فراهم می‌کند.
ساختارهای سازمانی تا دلتان بخواهد زیاد هستند ولی چند مدل اصلی و کلی بیشتر ندارند. درواقع اصول اولیه‌ی ساختارهای سازمانی چند تا بیشتر نیستند. ما در این مقاله چهار تا از مهم‌ترین ساختارهای سازمانی را بررسی می‌کنیم:
1. ساختار وظیفه‌ای (Functional)
2. ساختار بخشی (Divisionsl)
3. ساختار ماتریسی (Matrix)
4. ساختار وظیفه‌ای _ مسطح (Flatarchy)
1. ساختار وظیفه‌ای؛ متداول‌ترین انواع ساختار سازمانی
ساختار وظیفه‌ای در بیشتر سازمان‌ها فرمانروایی می‌کند. در این ساختار کارمندها را براساس توانایی‌هایی که دارند و مهارت‌هایی که به‌دست آورده‌اند در گروه‌های گوناگون دسته‌بندی می‌کنند. هر کارمندی هم با تمام توان به حوزه‌ی تخصصی خودش می‌چسبد و کار می‌کند.
هر کارمند باید به مدیران بالادستی خودش جواب پس بدهد و این سلسله مراتب تا سطح مدیران اصلی ادامه پیدا می‌کند.
به‌علاوه در ساختار وظیفه‌ای، سازمان‌ها براساس حیطه‌ی فعالیت‌شان به بخش‌های کوچک‌تری مثل بخش مالی، منابع انسانی، بازاریابی و... تقسیم می‌شوند و در بیشتر مواقع با بخش‌های دیگر سروکاری ندارند. البته همین موضوع گاهی باعث به‌وجود آمدن مشکلاتی می‌شود و ممکن است باعث شود بخش‌های مختلف نتوانند به‌راحتی روی پروژه‌های مشترک کار کنند.
2. ساختار بخشی؛ ساختاری که در سطح شرکت‌های خیلی بزرگ جواب می‌دهد
بعضی شرکت‌ها آنقدر عریض و طویل هستند که در یک زمان چندین هدف هم‌سطح را دنبال می‌کنند و بیشتر مواقع این هدف‌ها ربط چندانی هم به‌هم ندارند. ازطرفی گاهی آنقدر دامنه‌ی فعالیت‌شان گسترده می‌شود که به شهرها و کشورهای دیگر کشیده می‌شود.
شرکت جنرال الکتریک معروف دقیقا از همین شرکت‌ها است. این‌ها باید ساختارهای سازمانی ویژه‌ای داشته باشند. در این شرکت‌ها هر دپارتمان یا بخشی چنان گسترده است که مثل یک شرکت جدا اداره می‌شود و حتی بخش کنترل منابع، بودجه و... جداگانه‌ای هم دارد.
در ساختار بخشی این شرکت‌ها، هر دپارتمان یک یا دو مدیر اصلی دارد که فقط همین یکی دو نفر با مدیران شرکت مادر در ارتباط هستند و در بقیه‌ی موارد همه‌ی تصمیم‌ها در سطح دپارتمان گرفته می‌شود و نیاز به تایید از راس شرکت نیست.
در ساختار بخشی، ارتباط خاصی بین دپارتمان‌ها برقرار نمی‌شود و کارهای حسابداری و مالیاتی هم پیچیدگی‌های خاص خودشان را پیدا می‌کنند.
3. ساختار سازمانی ماتریسی؛ یک ساختار ترکیبی پرکاربرد
ساختار وظیفه‌ای که معرف حضورتان است؛ همان ساختار سازمانی سلسله مراتبی که از مدیران ارشد تا کارمندان معمولی را به‌ترتیب از بالا تا پایین دربر می‌گیرد. این ساختار زمانی که با ساختار پروژه‌ای ترکیب شود ما را به ساختار ماتریسی می‌رساند.
شرکت مهندسی را در نظر بگیرید؛ در این شرکت هر کس پست و وظیفه‌ای دائمی دارد و تمام مهندس‌ها و کارمندان همیشه وظیفه‌ی ثابتی دارند و با مدیران بالادستی‌شان هماهنگ هستند.
البته وظایف کارکنان به همین جا ختم نمی‌شود چون شرکت چند وقت یک‌بار با پروژه‌های موقت در بخش‌های دیگر و... همکاری می‌کند و اعضا باید به‌طور موازی در این پروژه‌ها هم فعالیت کنند و طبیعی است که قرار است به مدیران آن پروژه‌ها هم به‌طور موقت گزارش کار بدهند. درواقع کارکنان با ساختار سازمانی ماتریسی طرف هستند و دانش و مهارت‌شان را به‌طور همزمان دراختیار پروژه‌های مختلف می‌گذارند.
ساختار سازمانی ماتریسی ساختاری چالش‌زا است و به هماهنگی و توانایی زیادی ازطرف کارکنان نیاز دارد ولی درعین‌حال می‌تواند به‌نفع پیشرفت شرکت و رشد مهارت‌ها و توانایی شخصی کارکنان باشد.
4. ساختار سازمانی وظیفه‌ای _ مسطح؛ بهترین انتخاب برای استارتاپ‌ها
این ساختار سازمانی میانه‌ی خوبی با پرورش خلاقیت و نوآوری در شرکت‌ها دارد. سطوح مدیریتی پیچیده در این ساختار سازمانی دیده نمی‌شود و قرار است اعضا در یک مرکز رشد و نوآوری در کنار هم کار کنند، ایده‌های جدید بدهند و از خلاقیت‌شان برای رشد و پیشرفت شرکت استفاده کنند.
در ساختار وظیفه‌ای _ مسطح گروه‌های هم‌سطح کاری تشکیل می‌شوند و فضایی برای پیشبرد اهداف شرکت دنبال می‌کنند. این ساختار سازمانی درصورتی می‌تواند موفق باشد که اعضا روی روش‌های همکاری توافق داشته باشند وگرنه روابط کاری به‌سرعت گیج کننده و آسیب‌زا می‌شوند.
ساختار سازمانی شرکت‌های بزرگی مثل لینکدین، گوگل و... این روزها از نوع وظیفه‌ای - مسطح است.
هیچ ساختار سازمانی واحدی نیست که برای همه مشاغل بهترین گزینه باشد. هنگام انتخاب یک مدل ساختار سازمانی به عنوان یک راهکار سازمانی مناسب برای شرکت خود، به این فکر کنید که چه میزان فضا برای نوآوری دارید، شرکت شما چقدر بزرگ است و چقدر تعامل بین کارمندان برای شما مهم است. پس از سنجیدن این عوامل، احتمالاً خواهید فهمید که کدام یک از انواع ساختار سازمانی برای شما بهترین است. اما نگران نباشید زیرا اگر اشتباه انتخاب کنید میتوانید ساختار سازمانی خود را تغییر دهید.
زمانی که شما به‌طور کامل بدانید کسب‌وکارتان چیست و در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنید، نیازمندید که به طراحی ساختارسازمانی آن بپردازید. برای این کار باید فرآیندی را طی کنید، که در اینجا به‌صورت مرحله‌به‌مرحله برای شما شرح داده شد:
1. آینده را برنامه‌ریزی کنید.
برای چند سال آینده شرکت تان برنامه‌ریزی کنید، از خودتان بپرسید که هدف شما چیست و دوست دارید در کسب‌وکار تا به کجا پیش بروید.
2. گذشته را در نظر بگیرید.
مشکلتان درگذشته را حل کنید، به دنبال اختلافات بگردید و سعی کنید این اختلافات را از بین ببرید و اجازه ندهید به آینده منتقل شوند.
3. حالا ساختار خود را بسازید.
آگاهانه تصمیم بگیرد که می‌خواهید چه سازمانی داشته باشد، انواع ساختار سازمانی را در نظر داشته باشید و بر اساس عملکرد، خدمات، مشتریان، کارآمدی و … یک نوع ساختار را انتخاب کنید.
4. نیروی انسانی موردنیاز خود را انتخاب کنید.
هر کارمند را متناسب با موقعیت موجود انتخاب کنید و از اینکه تناسب شغلی برقرار باشد حتماً اطمینان حاصل کنید. دقت کنید که سطح عملکرد مناسب، علاقه‌مندی به انجام کار و مهارت کافی حتماً در کارمندان وجود داشته باشد.
5. بین اختیارات و مسئولیت‌ها تعادل برقرار کنید.
اگر این تعادل برقرار نشود کارمندان به‌مرور زمان دچار ناامیدی می‌شوند و کم‌کم از کار می‌افتند.
6. اطلاعات و داده‌های کارمندان را به‌طور کامل داشته باشید.
معیارهای اصلی را در ساختار خود بگنجانید و اطلاعات کاملی از هر شخصی که می‌خواهید در هر پست قرار گیرد داشته باشید سپس این اطلاعات را با داده‌های جمع‌آوری‌شده از سمت کارمندان تطبیق دهید.
7. عملکرد کارمندان خود را به‌طور مداوم بررسی و مدیریت کنید.
در طول سال به‌طور منظم کارمندان را خود را مدیریت کنید تا تعداد دفعات به‌روز رسانی کارمندان و استخدام کارمندان جدید کاهش یابد.
8. به صورت سالانه ساختارسازمانی خود را مرور کنید.
این عمل به برنامه‌ریزی برای دوازده ماه آینده شرکت کمک می‌کند. ساختارسازمانی شما هیچ‌وقت نباید ثابت باشد و باید جنبه تکاملی داشته باشد. با نتیجه‌گیری از موارد بالا متوجه می‌شویم که داشتن ساختار برای هر شرکت و مجموعه‌ای ضروری است. حتی می‌تواند به بهتر شدن و عملکرد بهتر کارمندان و بخش‌های مختلف نیز کمک کند.
