زونکن یک ابزار بایگانی و نگهداری اسناد است که از ورقههای مقوایی ضخیم، پلاستیک یا فلز ساخته میشود. این وسیله به کمک یک مکانیزم فلزی، اسناد و مدارک را به صورت دستهبندی شده و منظم در خود جای میدهد. نام این محصول از نام مخترع آلمانی آن، فردریش زو نکن (Friedrich Soennecken) گرفته شده است.
زو نکنها در ابعاد، ضخامتها و جنسهای مختلفی تولید میشوند که هر کدام برای کاربری خاصی مناسب هستند:
های مقوایی: این نوع زو نکنها رایجترین نوع هستند و در رنگها و طرحهای متنوعی موجودند. برای بایگانی اسناد روزمره و در محیطهای اداری گزینه مناسبی محسوب میشوند.
های پلاستیکی: این زو نکنها مقاومت بیشتری در برابر رطوبت و آسیب دارند و برای بایگانی طولانیمدت اسناد در محیطهایی که احتمال آسیبدیدگی بیشتر است، کاربرد دارند.
های فلزی: این نوع زو نکنها معمولاً برای بایگانی اسناد حجیم و سنگین یا در محیطهای صنعتی استفاده میشوند.
های رومیزی: این زونکنها با ابعاد کوچکتر و طرحهای شکیلتر برای استفاده روی میز کار و نگهداری اسناد مورد نیاز روزانه طراحی شدهاند.
مکانیزم فلزی داخل زو نکن مهمترین بخش آن است. این مکانیزم به دو صورت اصلی تولید میشود:
مکانیزم دو حلقه: در این نوع زونکن، دو حلقه فلزی باز و بسته میشوند و اسناد پانچشده را در خود نگه میدارند.
مکانیزم اهرمی: این مکانیزم دارای یک اهرم است که با فشردن آن، حلقههای فلزی باز و بسته میشوند. این نوع مکانیزم برای نگهداری اسناد سنگینتر مناسبتر است.
زو نکنها در محیطهای مختلفی مورد استفاده قرار میگیرند:
محیطهای اداری: برای بایگانی پروندههای کارمندان، صورتحسابها، نامهها و قراردادها.
محیطهای آموزشی: برای نگهداری جزوات درسی، مقالات و مدارک دانشجویی.
محیطهای پزشکی: برای نگهداری پروندههای بیماران، گزارشهای آزمایشگاهی و سوابق درمانی.
خانه: برای نگهداری فاکتورها، ضمانتنامهها، مدارک بانکی و اسناد شخصی.
جنس پ: با توجه به نیاز خود و محیطی که قصد استفاده از زونکن را دارید، جنس مناسب را انتخاب کنید.
ضخامت عطف: ضخامت عطف زو نکن باید با حجم اسنادی که میخواهید بایگانی کنید، متناسب باشد.
ابعاد : ابعاد زو نکن باید با ابعاد اسناد شما (معمولاً A4 یا A3) هماهنگ باشد.
کیفیت مکانیزم: پیش از خرید، از باز و بسته شدن صحیح و روان مکانیزم فلزی زونکن اطمینان حاصل کنید.
انتخاب زونکن مناسب، علاوه بر نظمدهی به اسناد، باعث سهولت در دسترسی به آنها و جلوگیری از آسیبدیدگی مدارک میشود.
مقوایی: این نوع زونکنها از مقوای ضخیم و باکیفیت ساخته میشوند که اغلب با روکش سلفون یا لمینت پوشانده شدهاند. آنها از نظر قیمت مقرون به صرفه هستند و در طرحها و رنگهای متنوعی عرضه میشوند.
پلاستیکی (PP): زو نکنهای پلاستیکی از مادهای به نام پلیپروپیلن (PP) ساخته میشوند که مقاومت بالایی در برابر رطوبت، ضربه و پارگی دارد. این نوع زونکنها برای نگهداری طولانیمدت اسناد و در محیطهای با شرایط خاص (مانند رطوبت بالا) مناسبتر هستند.
کتان: این زو نکنها دارای روکش پارچهای از جنس کتان هستند که به آنها ظاهری رسمی و شیک میبخشد. زو نکنهای کتان معمولاً برای اسناد مهم یا در محیطهای اداری استفاده میشوند.
چرمی: این نوع زونکنها ظاهری بسیار لوکس و حرفهای دارند و اغلب برای نگهداری اسناد مدیریتی، قراردادهای مهم یا به عنوان هدیه تبلیغاتی استفاده میشوند.
اندازه زو نکنها بر اساس استانداردهای کاغذ تعیین میشود و رایجترین آنها عبارتند از:
A4: پرکاربردترین نوع زو نکن که برای نگهداری برگههای استاندارد A4 (21 × 29.7 سانتیمتر) استفاده میشود. این نوع زونکن در ادارات، مدارس و خانهها بیشترین مصرف را دارد.
A5: این زو نکنها کوچکتر هستند و برای نگهداری برگههای A5 (14.8 × 21 سانتیمتر) مناسبند. اغلب برای بایگانی فاکتورها، رسیدها، چکها و مدارک کوچکتر استفاده میشوند.
A3: زونکنهایی با سایز بزرگ که برای بایگانی نقشهها، نمودارهای فنی، طرحهای گرافیکی و اسناد بزرگتر استفاده میشوند.
قطر عطف زو نکن (لبه کناری) نشاندهنده ظرفیت آن است و بر اساس تعداد برگههایی که میتواند در خود جای دهد، انتخاب میشود:
عطف باریک (4 یا 5 سانتیمتر): این نوع زونکن برای نگهداری حجم کمتری از مدارک (حدود 250 تا 300 برگه) مناسب است.
عطف پهن (7 یا 8 سانتیمتر): این زو نکنها ظرفیت بالاتری دارند و میتوانند حدود 400 تا 600 برگه را در خود جای دهند. آنها برای بایگانی طولانیمدت اسناد در ادارات بسیار مناسب هستند.
اداری: این زو نکنها معمولاً از جنس مقوا یا پلاستیک مقاوم ساخته شدهاند و در رنگهای ساده و رسمی مانند مشکی، آبی و خاکستری عرضه میشوند. هدف اصلی آنها بایگانی و نظمدهی به اسناد و پروندهها در محیط کار است.
فانتزی: این نوع زو نکنها با طرحها و رنگهای شاد و متنوع تولید میشوند و اغلب مورد توجه دانشآموزان و دانشجویان قرار میگیرند.
تبلیغاتی: این زو نکنها با چاپ لوگو، نام و اطلاعات یک شرکت یا سازمان، به عنوان ابزار تبلیغاتی و برای بایگانی اسناد درون سازمانی استفاده میشوند.
