بخش دوم ..تکمیلی..فصل اول..(سازمان )
....................................
در هرکاری که انجام آن به وجود بیش از یک نفر نیاز باشد، باید وظایف افراد مشخص شده و تصمیم کار لازم صورت گیرد.
کلمه سازمان یک مفهوم عمومی و شامل مجموعه ی به هم پیوسته ای از افراد، امکانات، تجهیزات، بخش ها و واحدها میباشد که برای رسیدن به هدفی مشخص با یکدیگر در تعامل هستند.
سازمان یک نظام اجتماعی است که در آن مجموعه ای از انسان‌ها به دنبال یکسری اهداف از پيش تعیین شده میباشند.
در سازمانها،سرپرست یا ناظر به فرد يا افرادی اطلاق می‌شود که در رده‌های عملیاتی و اجرایی دارای دانش کاری و تخصص فنی فوق‌العاده اند..دارای علم و هنر اداره و رهبری کارکنان هستند..
..............فصل دوم...............
برنامه ریزی:
برنامه ریزی یکی از مهمترین نقش ها و وظایف سرپرستان است که انجام و اجرای آن باید بر اساس سیاست ها،خطی مشی ها و برنامه های کلان سازمان باتوجه به سایر وظایف سرپرستی انجام شود.
مطالعات انجمن مدیریت آمریکا نشان داده است که سرپرستان:
۳۸٪ از اوقات خود را صرف فکر کردن به مشکلات می‌کنند که بطور روزانه ایجاد می‌شود..
۴۰٪ را صرف مشکلاتی می‌کنند که هفته آینده بروز خواهد داد..
۱۵٪ مسائلی که ماه آینده با آنها روبرو می‌شوند..
۵٪ را به مشکلاتی که در ۳ يا ۶ ماه بعد ایجاد خواهد شد..
۲٪ را صرف مسائلی می‌کنند که در سال آینده بروز خواهد کرد..
از تعاریف برنامه ریزی میشودبه طراحی برای آینده، تعیین هدف و یک رشته فعاليت هاي آگاهانه نام برد..
((((( در امور سرپرستی، برنامه ریزی از اجزای لاینفک کار بحساب آمده است، اولین گام در برنامه ریزی تعیین هدف يا سلسله هدف ها میباشد..)))))
...........فصل سوم...........
سازماندهی:
چنانچه دو یا چند نفر به طریق هماهنگ شده ای برای رسیدن به هدف های مشترک همکاری و اشتراک مساعی کنند، در این صورت افراد مزبور، یک سازمان را به شکل ساده تشکیل داده اند و تا زمانی که سازمان دهی در سازمان صورت نگرفته باشد، سازمان بطور کامل شکل نگرفته است..
سازماندهی و تقسیم کار فرآیندی است که از برنامه ریزی تبعیت می‌کند..
فرآیند سازمان دهی ،ضرورتا از آگاهی ما درباره هدف و برنامه ها تقسیم سیستماتیک کار ادامه و بطور معمول مراحل زير را دنبال می‌کند:
۱..تهیه کارها و وظایف
۲..دسته‌بندی کارها
۳..تعیین معیار و شرایط برای احراز مشاغل
۴..تعیین حدود و مسؤوليت ها و اختیارات در هر شغل
۵..تعیین راها و شکل های ارتباطی و هماهنگی بین مشاغل
حیطه نظارت يا دامنه کنترل سرپرستان، تعداد زیر دستانی هستند که مستقیما زیر نظر یک سرپرست انجام وظیفه می‌نمایند..
سازمان رسمی سازمانی است که از یک سلسله همبستگی ها و روابط بین مقامات و مشاغل برحسب سلسله مراتب سازمانی بوجود آمده است..
.......فصل چهارم.......
هدایت و رهبری:
از جمله بنیادی ترین مهارت های مورد نیاز در دنیای پرتحول امروز، مهارت در رهبری است.
مسئله نفوذ،قدرت و رهبری به منابعی که قدرت و نفوذ از آن سرچشمه می‌گیرد، ارتباط پیدا می‌کند.
قدرت رهبری از منشهای شرافتمندانه و استفاده از برخی اصول و ابزارهای قدرت سرچشمه می‌گیرد..
پیچیده ترین مبنای قدرت، قدرت قانون است..
کارکنان تمایل دارند از سوی رهبری، مورد توجه واقع شوند..
قدرت تنبیهی، توانایی تنبیه کردن یا تهدید به مجازات دیگران است.
روشهای افزایش نفوذ در کارکنان:
۱..منفی گویی نکنید و مهربان باشید
۲..با دیگران شکیبا باشید
۳..میان اشخاص و رفتار آنان تفاوت بگذارید
۴..هیچ کس نمی‌داند شما چقدر میدانید، مگر اینکه بداند شما چقدر به او اهمیت میدهید
۵..پایبند قانون عشق و مهر باشید..
۶..فرض را بر خوبی ديگران بگذارید
۷..ابتدا بفهمید تا فهميده شوید
۸..پاسخ مدرکانه بدهید
۹..اشتباهات خود را بپذیرید و پوزش بطلبید
۱۰..بگذارید مشاجرات از پنجره بیرون بروند
۱۱..ابتدا تحت تاثیر آنها قرار بگیرید
۱۲..از جنگ و گریز اجتناب کنید
۱۳..تسلیم نشوید و دست برندارید
۱۴..به زبان منطق و احساس حرف بزنید
۱۵..حضور داشته باشید
۱۶..تفویض اختیار مؤثر کنید
.............فصل پنجم............
نظارت و کنترل:
سرپرستان در سازمان باید از چگونگی انجام و اجرای درست و صحیح برنامه ها، مسؤوليت ها و وظایفشان اطمینان حاصل کنند، برای این مهم لازم است فعالیت های نظارتی و کنترلی را در سراسر حوزه های تحت سرپرستی خود برنامه ریزی و اعمال دارند.
کنترل در واقع نبایدهای سازمان میباشند..
در یک سازمان بزرگ که مدیریتی خوب،مؤثر و اطلاعات بسیار زیاد داشته باشد، سرپرست ممکن است فقط نقش کوچکی را در سیستم کنترل بعهده داشته باشد.
کنترل روزانه به این معناست که سرپرستان اغلب اوقات را باید ایستاده باشند،و در حال قدم زدن نظارت کنند، گوش بدهند، محاسبه کنند و قوانین را جاری سازند..
فرآیند کنترل شامل...:::
۱..تعیین شاخص ها، معیار ها و استاندارد اجرایی
۲..جمع آوری داده ها و تهیه و تنظیم اطلاعات برای ارزیابی عملکرد
۳..مقایسه نتایج بدست آمده
۴..تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی
میباشد...
هدف های کنترل:
۱..کنترل تولید
۲..کنترل کیفیت
۳..کنترل زمان
۴..کنترل مواد
۵..کنترل هزینه
