واحدهای مرتبط با مدیریت توسعۀ سازمان و سرمایۀ انسانی در هر سازمانی باید در راستای افزایش رضایت ذینفعان (مشتریان، شرکا، مراجعین، کارمندان و...) جهت افزایش شفافیت، سرعت، دقت، صحت و کیفیت نحوه‌ی پیاده‌سازی فرایندها را مستند کنند. با این کار تصویری کلی از فرایندها، توالی انجام آن‌ها در بخش‌های مختلف و بخش‌های مشارکت‌کننده در فرایند به دست می‌آید که به درک اهداف و استراتژی سازمان و نحوه‌ی عملیاتی کردن و بهبود کمک می‌کند. فرآیند مأموریت خارجی کارکنان معمولاً زیرمجموعۀ فرایندهای مدیریت توسعۀ سازمان و سرمایۀ انسانی است.
هر سازمانی ممکن است در راستای تحقق اهداف تجاری و سیاست‌های کسب‌وکار خود نیاز به انجام مأموریت‌های سازمانیداشته باشد. این مأموریت‌ها به مأموریت‌های خارجی و داخلی کارکنان تقسیم‌بندی می‌شود. اگر بخواهیم تعریفی از مأموریت خارجی کارکنان داشته باشیم می‌توان گفت:
مأموریت خارجی کارکنان : فرایند سفر کارکنان در راستای تحقق اهداف تجاری و استراتژیک سازمان است که به فرایندهای خارج از سازمان (سفر، عقد قرارداد، هدفی که کارمند برای آن به مأموریت فرستاده‌شده) نیز وابسته است.
هر سازمان با توجه به نیازها و شرایط سازمانی، آیین‌نامه‌ها و مقررات مأموریت خاصی را دارد. بنابراین لازم است تا فرایند مأموریت خارجی کارکنان یا فرایند سفر اداری کارکنان به‌طور شفاف مشخص و مستندسازی شود تا سازمان بتواند بر حسن انجام وظایف توسط کارمند (مأمور) و همچنین تحقق اهداف مأموریتی نظارت داشته باشد. از سویی دیگر سازمان باید خروجی فرایند مأموریت کارکنان را در اختیار واحد منابع انسانی گذاشته تا خروجی عملکرد و محاسبات پرداختی کارمند (مأمور) را به‌درستی محاسبه کند. در زیر یک نمونه از فرایند مأموریت خارجی کارکنان نشان داده‌شده است.
فرایند مأموریت خارجی کارکنان :
در فرایند مأموریت خارجی کارکنانباید تمامی فعالیت‌های مرتبط با مأموریت یعنی قبل از شروع مأموریت، حین انجام مأموریت و اتمام مأموریت در نظر گرفته شود مانند موارد زیر:
درخواست صدور حکم مأموریت (ثبت درخواست مأموریت و نیازمندی‌های آن مانند ملزومات سفر و تنخواه مالی در نرم‌افزار...)
بررسی درخواست توسط مدیریت و صدور مجوز و حکم مأموریت
انجام مأموریت توسط کارمند (مأمور)
ثبت اطلاعات مرتبط با مأموریت مانند هزینه‌ها با فاکتور، قراردادها، عملکردها، گزارش‌ها، ضمیمه کردن مستندات مأموریت توسط کارمند (مأمور)
بررسی اطلاعات ثبت شده توسط مأمور و تأیید توسط مدیریت
ثبت صورت‌جلسه‌ها و ارسال اطلاعات به بخش‌های مرتبط مانند منابع انسانی، مالی...
محاسبۀ دستمزد و ارزیابی عملکرد مطابق با قوانین و آیین‌نامه‌های مأموریت، حقوق کارکنان و شاخص‌های کلیدی عملکرد (یکپارچگی با نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد و سیستم حضوروغیاب)
اطلاع‌رسانی به کارمند (مأمور) در زمینۀ خروجی محاسبات مالی مرتبط با مأموریت (حق‌الزحمه مأموریت...) و عملکرد وی
در شکل زیر نمونۀ دیگری از پیاده‌سازی فرایند مأموریت خارجی کارکنان آورده شده است. به‌عنوان‌مثال شناسنامه و نمودار فرایند انتقال، مأموریت یا تمدید مأموریت خروجی از دانشگاه (برون‌سازمانی) در دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی تهران به شکل زیر است:
شناسنامۀ فرایند مأموریت خارجی کارکنان :
فرایند مأموریت خارجی کارکنان :
اما آنچه در ارتباط با مأموریت خارجی کارکنان یا سفر اداری کارکنان حائز اهمیت است این است که در تمامی سازمان‌ها باید سندی وجود داشته باشد که تضمین کند سفر کارکنان (مأموریت خارجی-مأموریت داخلی) با اهداف تجاری و استراتژیک سازمان مطابقت دارد. همچنین در این سند باید رویه‌هایی برای سفرهای تجاری مجاز و دستورالعمل‌هایی برای بازپرداخت هزینه‌ها، رفتارها و قراردادهای منصفانه و عادلانه با کارکنان وجود داشته باشد (خط‌مشی سفر کارکنان).
هنگام ارائۀ درخواست برای سفر باید به دنبال تعادل حیاتی بود. منظور از این تعادل نیاز شرکت به مقرون‌به‌صرفه بودن و نیاز کارکنان به خدمات و پشتیبانی با کیفیت در طی مأموریت است. سفر کارکنان باید با کمترین هزینه اما درعین‌حال مطابق با بهترین شیوه‌های تجاری خوب باشد. نباید از وسایل حمل‌ونقل و اقامتگاه‌های لوکس و غیراستاندارد استفاده کرد. سفرهای اداری کارکنان (مأموریت خارجی-مأموریت داخلی) و هزینه‌های مربوط به آن تنها در شرایطی مجاز خواهد بود که به‌وضوح با مأموریت شرکت مطابقت داشته باشد. بنابراین این مسئولیت مدیر شرکت است تا اطمینان حاصل کند که تمامی سفرهای کارکنان (مأموریت خارجی-مأموریت داخلی) در راستای تحقق بخشیدن به این هدف است و همچنین بازپرداخت تنها برای هزینه‌های تجاری واقعی و معقول در ارتباط با مأموریت‌های مجاز و تأییدشده توسط سازمان همان‌طور که در سند خط‌مشی سفر کارکنان تعریف شده است، پرداخت می‌شود.
به‌منظور حفظ کنترل مخارج، هرگونه هزینۀ ارائه‌شده که با دستورالعمل‌های این روش مطابقت نداشته باشد، بازپرداخت نخواهد شد مگر اینکه استثنائی وجود داشته باشد که ازنظر مدیریت معتبر بوده و تأیید شود. گزارش هزینه‌ها باید به‌موقع ارسال شود. کلیۀ سفرها (مأموریت خارجی- مأموریت داخلی) باید با استفاده از "فرم مجوز سفر" رسمی شرکت که توسط مدیر ارائه‌دهنده‌ی گزارش مربوطه امضا شده، درخواست شود. پس از تأیید، انجام موارد مرتبط با سفر مانند گرفتن بلیط هواپیما، اسکان و برنامه‌ریزی جلسات می‌تواند هماهنگ شود. تمامی سفرهای کاری (مأموریت خارجی-مأموریت داخلی) باید در کمترین زمان ممکن به‌عنوان‌مثال حداقل 7 روز قبل از سفر برنامه‌ریزی‌شده توسط مدیران مربوطه تأیید شود که با توجه به سیاست‌های هر سازمانی متفاوت است. با توجه به ماهیت کسب‌وکار، در حالت ایده آل هنگام تهیۀ پروپوزال برای مشتریان، باید بندی وجود داشته باشد که هزینۀ سفر به عهده مشتری باشد.
خط‌مشی سفر کارکنان- مأموریت خارجی کارکنان :
مأموریت خارجی و سفرهای اداری کارکنان در حال تغییر است. ترسیم یک نقشۀ راه ایمن و مؤثر برای سفرهای شرکتی در آینده نیازمند همکاری تمامی بازیگران است. بازیگران اصلی در اکوسیستم شامل تأمین‌کنندگان (ازجمله خطوط هوایی، هتل‌ها، شرکت‌های کرایۀ اتومبیل و شرکت‌های حمل‌ونقل اشتراکی)، برنامه ریزان سفر شرکت‌ها، واسطه‌های سفر مانند آژانس‌های مسافرتی آنلاین (OTAs)، ارائه‌دهندگان سیستم توزیع جهانی (GDS) و خود مسافران هستند که تسلط بر چهار مهارت برایشان حیاتی است: استفاده از داده‌های زمان واقعی یا داده‌های زمانی حقیقی، چابکی در برنامه‌ریزی، هدف‌گذاری برای راحتی و ایمنی و برقراری ارتباط شفاف. در ادامه اقداماتی که کارفرمایان می‌توانند برای اطمینان از سلامت و ایمنی کارکنان در هنگام سفر به خارج از کشور برای مقاصد تجاری انجام دهند، وجود دارد:
از نفوذ و قدرت داده‌های زمان واقعی استفاده کنید : برنامه‌ریزی برای آینده می‌تواند شبیه پرواز در مه و با عدم قطعیت باشد که استفاده از داده‌های زمانی حقیقی را برای بازیگران مهم‌تر می‌کند تا به‌طور آگاهانه تصمیم‌گیری کنند. سازمان‌ها می‌توانند روی قابلیت‌های داده سرمایه‌گذاری کنند تا اولین نشانه‌های تغییر در سرعت سفرهای کاری را شناسایی و نظارت کنند.
چابکی را در برنامه‌ریزی قرار دهید : چابکی برای داشتن یک برنامه و استراتژی دقیق برای طراحی سناریوهای مختلف سفرهای اداری کارکنان و بازیابی، سودمند است.
تجربیات را بر اساس ایمنی و راحتی کارکنان شخصی‌سازی کنید : ایمنی و راحتی مؤلفه‌های مهمی در تجربۀ سفر کارکنان هستند و گاهی اوقات می‌توانند در یک راستا نباشند. بنابراین برای پر کردن این شکاف می‌توان کارهای بیشتری انجام داد. هم کارفرمایان و هم شرکت‌های مسافرتی می‌توانند راه‌هایی برای ایجاد آرامش خاطر و بهبود آسایش و راحتی مسافران پیدا کنند. اصل راهنما در اینجا کنترل بیشتر مسافر بر تصمیماتی است که بر احساس راحتی و امنیت آن‌ها تأثیر می‌گذارد. به‌عنوان‌مثال، خطوط هوایی می‌توانند با بهبود عملکرد برنامه‌های تلفن همراه خود، تجربه‌های پرواز را شخصی‌سازی کنند.
برقراری ارتباط شفاف : حتی باتجربه‌ترین مسافران نیز باید بپذیرند که سفر با توجه به شرایط همواره در حال تغییر است. بسیار اهمیت دارد که سازمان‌ها در هرلحظه از زمان، برای هر مرحله از سفر- از قبل تا بعد از سفر- به‌وضوح سیاست‌های سفر شرکتی خود را به اشتراک بگذارند. این امر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در ارتباط با هر نوع تغییری، چه در مورد سیاست‌های استراتژیک در سطح شرکت یا جزئیات دقیق‌تر مانند گزینه‌های ترجیحی شرکت یا اجاره‌ی خودرو برای سفرهای شرکتی، فعالانه اقدام کنند. هنگامی‌که تغییراتی در عملیات ایجاد می‌شود، شرکت‌ها می‌توانند مراقبت ویژه‌ای برای اطمینان از در دسترس بودن امکانات داشته باشند. رهبری می‌تواند نقش برجسته‌ای در مدل‌سازی نحوه‌ی سفر با تکرار واضح سیاست‌های شرکت ایفا کند.
قابلیت های اصلی نرم افزار مدیریت مأموریت و سفر اداری کارکنان :
امروزه مدیریت سفر اداری کارکنان یا اتوماسیون سفرها و مأموریت‌های شرکتی به‌راحتی و با استفاده از نرم‌افزارها و سامانه‌های آنلاین مدیریت سفر کارکنان انجام می‌شود. بنابراین به شرکت‌ها توصیه می‌شود برای کاهش وظایف بخش منابع انسانی و سرعت بخشیدن و تسهیل فرایندهای مأموریت خارجی کارکنان که به نفع سازمان و کارمندان است از این نرم‌افزارها و سیستم‌ها استفاده کنند. یک نرم‌افزار مدیریت مأموریت و سفر کارکنان باید حداقل دارای قابلیت‌های زیر باشد:
قابلیت ایجاد فرم‌های پویای مختلف مانند درخواست مأموریت، اطلاعات مربوط به پرسنل و مأموریت‌ها با فرم سازها
قابلیت ساخت فیلدهای سفارشی برای هر فرم و ایجاد ارتباط میان فرم‌ها مانند ثبت مأموریت‌های چند سفره و مأموریت‌های پیش‌بینی‌نشده
قابلیت ثبت اطلاعات مالی و یکپارچگی با نرم‌افزارهای مالی سازمان مانند هزینه‌ها و مخارج مرتبط با مأموریت مانند حق مأموریت، هزینۀ سفر، اسکان...
قابلیت تهیۀ گزارش‌های هوشمند از مأموریت و یکپارچگی با سیستم‌های ارزیابی عملکرد سازمان :
تمامی آنچه درباره‌ی مراحل فرایند مأموریت خارجی کارکنان بیان کردیم با استفاده از نرم‌افزار مدیریت مأموریت جریان یا مدیریت سفر کارکنان جریان به‌راحتی قابلیت اجرا و پیاده‌سازی مطابق با نیاز سازمان شما در بستر BPMS را دارد. نرم‌افزار مدیریت مأموریت کارکنان جریان دارای قابلیت یکپارچگی با نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، سیستم حضوروغیاب و هر سیستمی که شما در سازمانتان برای فرایند مأموریت یا مدیریت سفر کارکنان استفاده می‌کنید، است.برای مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.
برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائید
