بخش ۱: معرفی
تعریف ۱: BPM:خانه تحلیل گر، شرکت گارتنر، BPM را به عنوان رشته ای تعریف می کند که از روش های مختلفی برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی فرآیندهای تجاری استفاده می کند. یک فرآیند کسب و کار رفتار افراد، سیستم ها، اطلاعات و چیزها را برای ایجاد نتایج تجاری در حمایت از یک استراتژی تجاری هماهنگ می کند. فرآیندها می توانند ساختاریافته و قابل تکرار یا بدون ساختار و متغیر باشند. اگرچه نیازی نیست، اما اغلب از فناوری ها با BPM استفاده می شود. BPM برای همسو کردن سرمایه گذاری های IT/OT با استراتژی کسب و کار کلیدی است.
این رشته شامل هر ترکیبی از مدلسازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، اندازه‌گیری و بهینه‌سازی جریان‌های فعالیت تجاری، در حمایت از اهداف شرکت، سیستم‌های فراگیر، کارکنان، مشتریان و شرکا در داخل و خارج از سازمان است. ناتانیل پالمر، کارشناس BPM، وقتی می نویسد بیشتر توضیح می دهد:
مدلسازی به شناسایی، تعریف و ساختن نمایشی از فرآیند کامل برای پشتیبانی از ارتباطات در مورد فرآیند اشاره دارد. هیچ راه استاندارد واحدی برای مدل سازی وجود ندارد.
اتوماسیون به کار انجام شده از قبل برای اطمینان از اجرای روان نمونه های فرآیند اشاره دارد. اغلب، این به معنای نوشتن نرم افزار است، اما می تواند شامل ساخت ماشین آلات یا حتی ایجاد علائم برای وضوح باشد.
اجرا به این معنی است که نمونه هایی از یک فرآیند انجام یا اجرا می شوند که ممکن است شامل جنبه های خودکار باشد.
کنترل به این معنی است که جنبه‌ای وجود دارد که اطمینان حاصل شود که فرآیند از مسیر طراحی‌شده پیروی می‌کند. این می تواند کنترل و اجرای دقیق یا کنترل ضعیف در قالب دستورالعمل ها، آموزش و اقدامات دستی باشد.
اندازه گیری به این معنی است که تلاش می شود تا به طور کمی مشخص شود که این فرآیند تا چه اندازه برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان کار می کند.
بهینه سازی به این معنی است که نظم و انضباط BPM یک فعالیت مداوم است که در طول زمان برای بهبود پیوسته اقدامات فرآیند ایجاد می شود. بهبود نسبت به اهداف سازمان و در نهایت برای رفع نیازهای مشتریان است.Enterprise به یک سازمان تجاری اشاره دارد. این می تواند هر سازمانی باشد که در آن افراد با یکدیگر برای رسیدن به اهداف مشترک کار می کنند. نیازی نیست که یک سازمان بزرگ یا انتفاعی باشد.
در ساده ترین شکل آن، BPM راهی برای مشاهده و سپس کنترل فرآیندهای موجود در یک سازمان است. این یک روش موثر برای استفاده در مواقع بحران برای اطمینان از کارآمد و مؤثر بودن فرآیندها است، زیرا این امر منجر به یک سازمان بهتر و مقرون به صرفه تر می شود.
مک گرگور آن را به عنوان یک اصطلاح عمومی برای مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و روش‌ها برای بهبود نتایج کسب‌وکار از طریق درک بیشتر از نحوه عملکرد یک سازمان و چگونگی کارکرد آن در آینده تعریف می‌کند.
مک گرگور می افزاید: «این را به این دلیل می گویم که می توان استدلال کرد که تکنیک هایی مانند شش سیگما، Work Out و Lean همگی نقش مهمی دارند، همراه با شاید استفاده از رویکردهای مد مانند تفکر طراحی.
تعریف ۲ BPM: مخفف عبارت Business Process Management است. مدیریت فرآیند کسب و کار بر این اصل استوار است که فرآیندها برای یک سازمان مرکزی هستند. BPM به عنوان یک تکنیک، روش ساختاریافته و نظم و انضباط مورد استفاده برای ساده کردن عملیات و افزایش کارایی تعریف می شود. این تکنیک‌ها و روش‌ها اغلب برای شناسایی، مدلسازی، تحلیل، اصلاح، بهبود و استانداردسازی فرآیندهای کسب‌وکار با کمک اتوماسیون استفاده می‌شوند.
تعریف ۱ BPMS: یک ابزار نرم افزاری است که برای بهبود فرآیندهای تجاری سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری استفاده می شود. همچنین به عنوان یک ابزار اتوماسیون ارزشمند برای کسب و کارها عمل می کند تا از طریق کاهش هزینه، تعالی فرآیند و بهبود مستمر فرآیند، مزیت رقابتی ایجاد کند. از آنجایی که BPM رشته ای است که توسط سازمان ها برای شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای تجاری خود استفاده می شود. BPMS برای فعال کردن جنبه های BPM استفاده می شود.
تمرین فرآیندهای دستی سنتی باعث می‌شود که صاحبان کسب‌وکار زمان را بکشند و بر روی عناصر بیهوده کسب‌وکارشان پول بسوزانند. اینجا جایی است که BPMS به تصویر کشیده می شود. BPMS به سازمان شما کمک می کند تا فرآیندهای تجاری خود را با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون بهبود بخشد. BPMS باید بتواند به شما اجازه مدل سازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمام فرآیندهای تجاری در سازمان شما و همچنین جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل ها را بدهد.
راه‌حل‌های BPM همچنین به هماهنگ کردن بهبود بهره‌وری کارکنان با خودکار کردن وظایف روزانه نیروی کار که اگر سیستم BPM وجود نداشت، به صورت دستی انجام می‌دادند، کمک می‌کند. با پیاده‌سازی BPMS در سازمان، به پاسخ‌های سریع به چالش‌ها و فرصت‌ها کمک می‌کند و در عین حال به رهبران کسب‌وکار کمک می‌کند تا تصمیم‌های درست را برای رشد کلی شرکت بگیرند.
تعریف ۲: BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار): به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون بهبود بخشند. BPMS باید بتواند برای استفاده کننده، امکان مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمام فرآیندهای تجاری در سازمان و همچنین جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل ها را فراهم کند.
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار نیز شکل جدید و پیشرفته ای به خود گرفته است - iBPMS (من مخفف "هوشمند" است). یک iBPMS از بینش‌های عملی و بی‌درنگ از اطلاعات عملیاتی برای بهبود هماهنگی فرآیندهای تجاری تطبیقی استفاده می‌کند.
تعریف ۳: سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار : یک مدل نه مرحله‌ای که، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیندهای کسب‌وکار حیاتی را مدلسازی، استقرار و مدیریت کنند و شامل چندین برنامه کاربردی و بخش‌های شرکتی است. BPMS معمولاً برای فرآیندهای کمتر بالغ استفاده می شود تا آنها را قابل تکرار و قابل اعتماد کند. رویکرد نه مرحله ای شامل: ۱) ایجاد ماموریت فرآیند، ۲) فرآیند مسند، ۳) مستند کردن الزامات مشتری و فرآیند، ۴) شناسایی اقدامات خروجی و فرآیند، ۵) ساخت سیستم مدیریت فرآیند، ۶) ایجاد طرح جمع آوری داده ها، ۷) نظارت بر عملکرد فرآیند، ۸) تعیین داشبوردهایی را با محدودیت ها و اهداف، و ۹) شناسایی فرصت های بهبود
تفاوت بین BPM و BPMS: بنابراین، تفاوت ها در اینجا کاملاً واضح است. اساساً BPM یک روش، تکنیک یا روش وجود/انجام است و BPMS مجموعه‌ای از فناوری‌ها برای کمک به ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری یا برنامه کاربردی برای خودکارسازی فرآیندها است. وقتی به امروز نگاه می کنیم، ممکن است استدلال کنید که BPMS را می توان در طیف وسیعی از فناوری های اتوماسیون فرآیند اعمال کرد، از مفهوم اصلی BPMS، اتوماسیون گردش کار سبک قدیمی که در حال بازگشت به اشکال جدید است، تا مد فعلی اتوماسیون فرآیند رباتیک. (RPA) تا موج بعدی که مردم آن را اتوماسیون هوشمند می دانند.
مک گرگور پیشنهاد کرد: «شاید باید به این فکر کنیم که BPM در مورد نحوه انجام آن است، و BPMS (اتوماسیون خواندن) در مورد راه های انجام آن است.
دلیل انتخاب BPMS برای سازمان: در دنیای فوق رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند. تمرین فرآیندهای دستی سنتی باعث می‌شود که صاحبان کسب‌وکار زمان را بکشند و بر روی عناصر بیهوده کسب‌وکارشان پول بسوزانند. اینجا جایی است که BPMS به تصویر کشیده می شود.
- پیاده سازی BPM Suite مزایای زیادی به همراه دارد، در حالی که مهمترین آنها به شرح زیر است:
افزایش هوش عملیاتی: BPMS با کاهش کارهای تکراری و پیش پا افتاده، جایی که بیشتر تلاش و زمان دستی ناخواسته صرف می شود، به بهبود کارایی فرآیندهای تجاری شما کمک می کند. BPMS همچنین بینش هایی در مورد تنگناهای هر فرآیند ارائه می دهد که به شما امکان می دهد تصمیمات آگاهانه ای برای حذف آنها بگیرید و در نتیجه هوش عملیاتی را هدایت کنید.
چابکی سازمانی: فرآیندهای تجاری انعطاف ناپذیر باعث می شود سازمان شما در اقیانوس رقابت غرق شود. چابکی عامل اولیه ای است که به بقای هر کسب و کاری کمک می کند. اگر سازمان شما نتواند به سرعت تغییر کند، طبق تقاضا، مشتریان شما بازی خواهند کرد تا پایگاه خود را به سمت رقبای شما تغییر دهند. BPMS به کاربر کمک می کند تا سریعا تغییر کند و تجربه مشتری بهتری را بدون هیچ دردسری ارائه دهد.
چگونگی پیاده سازی موفقیت آمیز چک لیست ۱۰ نکته ای BPMS : موفقیت یک ابتکار BPM به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی شود. در واقع از آنجا شروع می شود. با این حال، عامل اولیه ای که بر میزان موفقیت یک ابتکار مدیریت فرآیند تأثیر می گذارد، پیاده سازی است.
در اینجا 10 نکته وجود دارد که باید قبل از اجرای BPMS آنها را بررسی کنید: ۱) انتخاب پلتفرم، ۲) انتخاب فرآیند، ۳) مالک فرآیند را شناسایی کنید، ۴) تعیین معیارها، ۵) نمودار گردش کار، ۶) همه ذینفعان را درگیر کنید، ۷) گردش کار BPM خود را آزمایش کنید، ۸) آسان برای ادغام، ۹) آموزش کاربران، و ۱۰) اندازه گیری و بهینه سازی
چگونگی ارزیابی BPMS: چیزهای زیادی برای انتخاب مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب انجام می شود. باید خیلی چیزها را سنجید. در اینجا سه متغیر وجود دارد که باید از آنها آگاه بود.
- مدلسازی انسان محور در مقابل BPMN در مقابل برنامه نویسی یا
(Human-Centric Modeling vs. BPMN vs. Programming): نرم افزار انسان محور مانند Kissflow از یک رابط نقشه برداری فرآیند بسیار ساده شده استفاده می کند که به صاحب فرآیند غیر فنی اجازه می دهد فرآیند را به ساده ترین شکل ممکن ایجاد کند. این نرم افزار کار پس زمینه ایجاد شرایط برای رد و جریان های متناوب را انجام می دهد. BPMN، یک سیستم نشانه گذاری است که از نمادهای استاندارد شده برای نشان دادن رویدادها، فعالیت ها، وظایف، اتصالات و غیره استفاده می کند. این نماد باید توسط خالق گردش کار به منظور وارد کردن آن به یک سیستم یاد شود.
برنامه نویسی شامل ایجاد خطوط کدی است که گردش کار و انتقال داده را ایجاد می کند. برنامه نویسی بیشترین امکانات را ارائه می دهد و می تواند فرآیندهای بسیار پیچیده را مدیریت کند، اما تنها فردی که به شدت در این زمینه آموزش دیده باشد، قادر به ایجاد و اصلاح یک فرآیند خواهد بود.
- ابر (Cloud) در مقابل On-premise: نرم افزار Cloud بر روی سرورهایی میزبانی می شود که از طریق یک مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی است. جدا از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می گذارد. راه حل های ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می شوند که هزینه کمتری را برای مشتری فراهم می کند.
نرم افزار داخلی بر روی یک سیستم خاص نصب می شود. مزیت اصلی در محل این است که تمام داده های یک شرکت در داخل ذخیره می شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده ها می دهد.
- منبع باز در مقابل مجوز(Open-source vs. Licensed):راه حل های منبع باز BPM به این معنی است که فروشنده کد منبع خود را در دسترس عموم قرار داده است. این بدان معنی است که یک شرکت می تواند کد منبع را دانلود کند و هر تغییری را که می خواهد برای سفارشی کردن نرم افزار اعمال کند. نرم افزارهای دارای مجوز محدودیت هایی در میزان سفارشی سازی خواهند داشت.
در دنیای فرآیند کسب و کار، راه‌حل‌های منبع باز پیچیده‌تر هستند و نیاز به برنامه‌نویس دارند که هر گونه تغییری در آن اعمال کنند. نرم افزارهای دارای مجوز بیشتر انسان محور هستند.
ویژگی های ضروری که هر نرم افزار BPM شایسته (BPMS) باید ارائه دهد:
- ابزار نمودارسازی فرآیند بصری (Visual Process Diagramming Tool): یک ابزار طراحی فرآیند بصری با نقاط قوت کاربر تجاری که معمولاً فرآیند را بسیار بهتر از یک کدنویس «تفنگ استخدامی» یا حتی تیم فناوری اطلاعات داخلی درک می‌کند، عمل می‌کند.
- طراح فرم کشیدن و رها کردن(Drag-and-Drop Form Designer): نرم افزار BPM را انتخاب کنید که طراحی فرم ها را آسان می کند. ابزارهای طراحی فرم پیچیده می توانند کارمندان شما را از پذیرش کامل ابزار BPM شما منصرف کنند.
- کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (Role Based-Access Control): اطلاعات کسب و کار در فرم ها و زمینه ها معمولا حساس هستند، بنابراین راه حل BPM را انتخاب کنید که از اطلاعات از طریق دسترسی انتخابی محافظت می کند.
- پشتیبانی موبایل(Mobile Support): اطمینان حاصل کنید که این ابزار حداقل برای اندروید و iOS پشتیبانی تلفن همراه ارائه می دهد. اکثر BPM های ابری این توانایی را ارائه می دهند.
بخش ۲: معرفی چند ابزار متن باز
مقایسه تعدادی از ابزارهای متن باز BPMS، در شکل ۱، به صورت زیر است.
از بین ابزارهای مقایسه شده در شکل ۱، ویژگی ها و خدماتی ارائه شده توسط دو تا از آن ها را در ادامه می بینیم:
۱. ابزار Gluu:
با این ابزار پیچیدگی را قبل از اینکه رشد کند می توان از بین برد. با Gluu، هر کارمند یک رابط واحد برای وظایف و دستورالعمل های مناسب در زمان مناسب دریافت می کند. در ساده سازی، اجرا و بهبود کمک می کند. از سال 2015، Gluu به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده است تا کار را ساده‌تر کنند، تکالیف وظایف را بهبود بخشند و صفحات گسترده، ایمیل‌ها و سیستم‌های زیادی را زائد کنند.
وقتی مردم سرشان شلوغ است، راحت ترین راه را انتخاب می کنند. Gluu به شما کمک می کند مطمئن شوید که بهترین تمرین شما ساده ترین مسیر است. پلتفرم Gluu، فرد را در مرکز قرار می دهد و به تیم شما کمک می کند تا هر فرآیند تجاری را به یک راهنمای ساده و بصری تبدیل کند که کار را در نقش ها، عملکردها و سیستم ها هدایت می کند.
پلتفرم Gluu، نقش های شما و سیستم های تجاری موجود را به هم متصل می کند تا روش های کار شما را تحت کنترل درآورد. منظور ما از این جریان‌های سرتاسر واقعی است که باید در نقش‌ها و سیستم‌های بیشتری به آرامی اجرا شوند. این بدان معناست که هر جریان پیچیده می‌تواند بر اساس بهترین دانشی باشد که شما در دسترس دارید – و توسط کسی که در آن روز در محل کار است تعیین نمی‌شود.
به این صورت که، تیم شما می تواند از Gluu برای ترسیم حیاتی‌ترین فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌کند، سپس دستورالعمل‌های کاری را برای نشان دادن نحوه انجام کار و در نهایت وظایف و فرم‌هایی برای اجرای آن اضافه می‌کند. سپس کار درست و دستورالعمل درست به کارکنان با نقش های مناسب در زمان مناسب نشان داده می شود. آنها کار را از طریق تلفن همراه یا وب تکمیل می کنند - و ثبت نام محصول جانبی کار به روش صحیح می شود.
۲. ویژگی های ابزار monday.com:
- تصویر بزرگتر را می بیند: بینش های مهم و یک نمای کلی روشن از هزینه های بودجه خود، وضعیت پروژه ها و موارد دیگر را به دست می آورد.
- گردش کار خود را خودکار می کند: کارهای تکراری خود را روی پایلوت خودکار قرار دهید و اجازه دهید این ویژگی اتوماسیون کار را برای شما انجام دهد.
- متمرکز کردن فرآیندها: با ابزارهای مورد علاقه خود یکپارچه شوید و داده های خود را در یک مکان متمرکز کنید.
خدمات ارائه شده عبارتند از:
- نقشه راه پروژه Q3
- خط لوله CRM
- نقشه راه تحقیق و توسعه (R&D)
- درخواست های بازاریابی
بخش ۳: معرفی چند شرکت ایرانی که در این راستا خدمت رسانی می کنند
مقدمه: با توجه به رشد روز‌افزون حوزه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در کشور، شرکت‌های متعددی اقدام به ارائه سیستم‌های جامع مدیریت فرایندهای کسب‌وکار(BPMS) نموده‌اند. شرکت‌های فعال ارایه دهنده نرم‌افزار BPMS در ایران به سه گروه ذیل تقسیم می‌شوند.
۱) نمایندگی‌های شرکت‌های خارجی ارائه دهنده BPMS: عمدتا شرکت‌های خارجی به دلیل تحریم ایران، به صورت غیر مستقیم و با واسطه، راهکار خود را به دست مشتریان می‌رسانند.
۲) شرکت‌های توسعه‌دهنده BPMSهای متن‌باز: شرکت‌هایی که در بستر راهکارهای متن باز خارجی و با توسعه و بومی‌سازی آنها، BPMS خود را توسعه داده و ارائه نموده‌اند.
۳) شرکت‌های تولیدکننده BPMS: شرکت‌هایی که با استفاده از توانمندی داخلی و بدون بهره‌گیری از راهکارهای خارجی، BPMS کاملا ایرانی ارائه داده‌اند.
- سیستم های سفارشی: تحليل، طراحی و پياده سازی سيستم ها و ماژول های سفارشی و اختصاصی در حوزه تعاملات و ارتباطات سازمانی بر بستر نرم افزار SharePoint ...
- ارائه خدمات مشاوره: در زمينه معماری سرويس گرا، يکپارچه سازی سيستم های سازمانی ،مکانيزاسيون فرم ها و فرآيندهای کسب و کار در حوزه تعاملات سازمانی و طراحی و پياده سازی راهکارهای سازمانی بر بستر Microsoft
- ارائه خدمات آموزش: بر اساس آخرين استانداردهای جهانی و به روش های خاص در کوتاه ترين زمان ممکن در زمينه نرم افزار SharePoint و ديگر خدمات و راهکارهای قابل ارائه شرکت
- نرم افزار QlikView: اين ابزار با ترکيب نمودن قابليت هايی همچون ارائه پويا، تجزيه و تحليل و به کارگيری آنی داده ها، به کاربران توانايی اخذ تصميمات تجاری مبتکرانه را می دهد و به بهترين نحو داده ها را به دانش تبديل می نمايد.
اين شرکت با مشارکت جمعی از کارشناسان موفق در زمينه های طراحی و پياده سازی فرآيندهای کسب و کار اداری و سيستم های مديريت اطلاعات سازماني، فعاليت رسمی خود را از سال 1387 با هدف کمک به ارتقاء فرهنگ فناوری اطلاعات در سازمان های دولتی و خصوصی کشور و با شعار «همراه با ما، بدون محدوديت به خواسته هايتان بيانديشيد» آغاز نموده است.
اين شرکت با نگاهی متفاوت در ارائه خدمات به مشتری و با استفاده از تجربيات بدست آمده از حضور مستمر و درخشان در پروژه های مشاوره، طراحي، اجرا و استقرار نرم افزارهای يکپارچه سازي، مستند سازی و هوشمند نمودن فرآيندهای سازمانی پا به عرصه گذاشته است و تا کنون پروژه ها موفقی را در فهرست تجربيات خود قرار داده است.
شرکت مشاوران نرم افزار پاسارگاد از بدو تاسيس با تمرکز بر روی محصولات و راهکارهای ارائه شده از طرف شرکت مايکروسافت (Microsoft)، خدمات، محصولات و راهکارهای متنوعی را در زمينه تعاملات و نرم افزارهای سازمانی ارائه نموده و دائما حضوری فعال و پررنگ در اين زمينه داشته است.
[1] https://www.isixsigma.com/dictionary/business-process-management-system-bpms/
[2] https://kissflow.com/workflow/bpm/what-is-bpms/
[3] https://solutionsreview.com/business-process-management/understanding-the-difference-bpm-vs-bpms/
«این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است»
