ارتباطات درون سازماني و رهبري: رويكرد تعاملي

علیرضا زهرایی بر گفته از مقاله:

ارتباطات درون سازماني و رهبري: رويكرد تعاملي

يوميت آركلان، دانشگاه جمهوریت، ترکیه

سازمان، ارتباط و ارتباط درون سازماني

سازمان ها نهادهاي اجتماعي هستند كه نقش مهمي در حفظ و تسهيل زندگي اجتماعي ايفا مي نمايند. ... بايستي عملكرد سالمي داشته باشد...

تعامل موفق در اهداف سازمان نقش دارد، به بهبود افراد كمك مي نمايد و بطوركلي سازنده است. تعاملاتي كه نتايج آنها سازنده نيستند، و نه ارتقا دهنده و راهنماي زيردستان هستند، و نه اطلاعاتي را در اختيار مديران ارشد قرار مي دهند و مبتني بر اعتماد متقابل نيستند،‌ روابطي بي هدف و بي فايده مي باشند.

از آنجا كه كاركنان سطوح مختلفي كه منابع انساني سازمان را شكل مي دهند داراي تخصص مختلفي در مفهوم خروجي سازماني كه مكمل يكديگر است مي باشند، تضمين هماهنگي ميان آنها حائز اهميت است. چيزي كه اين هماهنگي را بوجود مي آورد، ارتباط است.

ارتباط درون فردي ناميده مي شود كه درون يك فرد و ارتباط بين فردي روي دهد، زمانيكه ميان افراد و ارتباط جمعي اتفاق مي افتد زماني كه از طريق رسانه هايي مانند راديو، تلويزيون، روزنامه، مجله، اينترنت و ... كه براي توده مردم در نظر گرفته شده است، روي مي دهد،‌ و زماني درون سازماني خوانده مي شود كه درون يك سازمان رخ دهد.

ارتباط درون سازماني برحسب تواناسازي ارتباط ميان اعضاي سازمان، به فرايند هماهنگي درون سازمان كمك مي نمايد؛ و اطلاعاتي راجع به فرهنگ سازماني در ارتباط درون سازماني نه تنها مستلزم فرايند ارتباط (افقي) است كه ميان كاركنان و مديران روي مي دهد بلكه در عين حال مستلزم فرايند ارتباط دو طرفه اي است كه بين كاركنان و مديران (عمودي و مورب) رخ مي دهد كه مديران را ملزم مي كند كه بر كاركنان نفوذ داشته باشند (رو به پايين) و كاركنان به مديران پاسخ گويند (رو به بالا. در عين حال كه برخي اوقات بر اساس رويه هاي رسمي رخ مي دهد، در مواقع ديگر ممكن است بطور غير رسمي و خودبخود در نتيجه ي روابط شخصي اعضا اتفاق افتد.

هرچقدر ارتباط درون سازماني با ساختار سازماني سازگاري بيشتري داشته باشد نقش هاي بيشتري در سازمان خواهد داشت.

ازآنجا كه عنصر انساني بدون ارتباط قادر به حفظ زندگي سازماني درون سازمان نمي باشد، شبكه و كانال هاي ارتباط سازماني از طريق تحولات خودجوش شكل مي گيرند و شايد پيامدهاي بسيار نامطلوبي به بار آورند.

رهبري و رهبري سازماني

رهبري كه در تمامي دوران تاريخ وجود داشته است و در اثر دگرگوني به قرن جديد تغيير چشمگيري يافته است.

رهبر بعنوان فردي كه ساير افراد را برمي انگيزاند تا اينكه مطابق با هدف معيني رفتار نمايند و بر آنها نفوذ دارد تعريف می شود. ويژگي هاي رهبر را مي توان بصورت يك آگاهي برتر، توانايي انجام تجزيه و تحليل ها و تركيب ها و توانايي ابراز ايده ها به نحو مناسب، پشتكار، ايجاد انگيزه، توانايي نظارت و رسيدگي، حصول اطمينان از مشاركت اعضا، تسهيل سازگاري اعضا، تعيين اهداف مطابق با شرايط موجود، دارا بودن دورانديشي و روشن بيني، انجام تلاش هاي فراوان براي اتخاذ تصميمات صحيح، خيال پرداز يا بيش از حد بدبين نبودن، ايجاد روابط مناسب ميان شرايط فعلي و امكانات بالقوه موجود، تعيين هدف مشخص و قابل قبول، دارا بودن زمان منطقي، انعطاف پذير و مطلوب، توانايي طراحي برنامه اي متوازن همسو با قدرت سازمان، داشتن مهارت هاي بين فردي، ارزيابي صحيح افراد و رويدادها، رك بودن، ابتكار عمل داشتن، اعتمادبه نفس الهام بخش، دارا بودن مهارت هاي بلاغي، بلوغ عاطفي، دارا بودن قاطعيت و اعتماد بنفس و توانايي انجام وظايف فهرست نمود

تركيبات متنوعي از اين ويژگي هاي ايده آل داراي اين قابليت هستند كه تأثيرات متفاوتي بر ساختارهاي گروهي مختلف داشته باشند رهبر در رأس گروه بايد داراي ويژگي هاي رهبري باشد كه با نيازها و انتظارات آن گروه تناسب داشته باشند.

در اين شرايط، از نظر سازمان، رهبري ممكن است بعنوان هنر ايجاد انگيزه، نفوذ و هدايت اعضا در تحقق اهداف سازمان تعريف شود.

ارتباط درون سازماني و رهبري

ارتباط درون سازماني و رهبري كه بر منابع انساني سازمان و كاركنان بعنوان مؤلفه هاي كليدي كارايي و اثربخشي سازماني تمركز دارند، در اين شرايط ضروري هستند. اين دو مفهوم كليدي كه چنين ارزشي براي سازمان ها در بر دارند، پديده هايي هستند كه داراي تأثير متقابل بر همديگر بوده و عوامل تعيين كننده ي اساسي در موفقيت يا شكست يكديگر بحساب مي آيند. بنابراين، مشخص كردن اينكه ارتباط درون سازماني و رهبري كه در تعامل مداوم هستند، در چه شرايطي، در چه مسيري، زمينه ها و سطوحي بر يكديگر تأثير مي گذارند، ضروري است.

تأثير رهبر بر ارتباط درون سازماني

ازآنجا كه رهبران تصميم گيرندگان نهايي درون سازمان به شمار مي آيند، نوع رهبري كه اتخاذ مي كنند و فرضيات اساسي آنها درمورد ارتباطات داخلي سازمان و رويكردها، خود را به صور مختلفي آشكار خواهند داد و به طرق مختلفي در سيستم ارتباط داخلي سازمان نفوذ مي كنند.

تنها فردي است كه تعيين مي كند كه سازمان چه نوع ارتباط درون سازماني اتخاذ خواهد كرد، چه اهدافي خواهد داشت، اين ارتباط به چه صورت هايي روي خواهد داد، چه شبكه هاي درون سازماني را بر اساس نقاط قوت و ضعف اتخاذ خواهد كرد، در نتيجه، چه وسايل و روش هاي ارتباط درون سازماني را در چه شرايطي و براي چه مقاصدي مورد استفاده قرار خواهد داد و در آخر نوع و ميزان مشكلاتي كه در ارتباط درون سازماني ممكن است مواجه گردد.

رهبر است که مشخص مي كند كه سيستم ارتباطي ايجاد شده داراي چه نوع شخصيتي باشد: محافظه كار، خودكامه، نوآور، دموكراتيك و ....

تأثير ارتباط درون سازماني بر رهبر

يكي از عوامل تعيين كننده اساسي در موفقيت سازماني، ارتباط سازماني است كه توان بالقوه موجود سازمان را قادر مي سازد كه به كارامدترين شيوه مورد استفاده قرار گيرد.

در واقع، ارتباط درون سازماني مهمترين ابزار مديريت سازماني است و در انجام وظايف برنامه ريزي، هماهنگي، تصميم گيري، انگيزش و كنترل نقش مؤثري ايفا مي كند. همچنين در بسياري زمينه ها نظير اثربخشي سازماني، بهره وري، انسجام، هماهنگي، جو و جامعه پذيري سازمان و ... امر ناگزيري به شمار مي آيد. ارتباط سازماني تسهيم جوهره و روح سازمان را امكانپذير مي نمايد. از طريق آن ارزش هاي اصلي سازمان به اعضاي تمامي سطوح انتقال مي يابد. تصميمات در سطوح بالاتر اتخاذ مي شوند و سفارشات و دستورات ابلاغ مي شوند. بازخورد نيز به شكل خواهش ها، شكايات، تقاضاها و گزارشات اعضاي سطح پايين تر فراهم مي گردد. اين ارتباط درون سازماني است كه هماهنگي ميان واحدها و ميان كاركناني كه درون واحدها كار مي كنند را امكانپذير مي نمايد. به اعضا در شناخت واحدهاي خود، ساير كاركنان در واحدهاي مربوط به خود و ساير واحدها و كاركنان آنها كمك مي نمايد. درنتيجه، ازآنجاكه اعضا همديگر و ويژگي هاي متفاوت خود را مي شناسند، احتمال بروز تعارض درون و ميان واحدها كاهش مي يابد. آنها به احتمال بيشتري براي هماهنگي اهداف سازماني گرد هم مي آيند. اين امر به نوبه خود سازمان ها و رهبران موفقي را بوجود مي آورد كه در رأس سازمان قرار دارند و موفقيت معمولا به آنها نسبت داده مي شود.

اينكه رهبر در رأس سازمان چگونه توسط اعضا ديده مي شود و از نگرش ها و قضاوت هايي كه اعضا راجع به رهبر دارند، اگاهي مي يابد به موجب ارتباطات درون سازماني است. رهبر با تجربه ي حاصل از استفاده ي مؤثر كانال هاي درون سازماني با درنظر گرفتن اينكه بر حسب زمان، مكان، شكل و ... چه بگويد يا چه نگويد، قادر به تعيين مناسب ترين و مؤثرترين سبك رفتاري خواهد بود.در نتيجه، ارتباط درون سازماني براي سازمان و موفقيت آن از اهميت حياتي برخوردار است، براي رهبر كه در رأس سازمان قرار گرفته است نيز حائز اهميت است.

نكاتي كه رهبر بايستي در ارتباط درون سازماني مدنظر داشته باشد

1. فرايند ارتباط درون سازماني

2. اهداف ارتباط درون سازماني

3. انواع ارتباط درون سازماني

4. مديريت شايعات بي اساس درون سازمان

5. شبكه هاي ارتباط درون سازماني

6. وسايل و روش هاي ارتباط درون سازماني

7. مسائل مرتبط با ارتباط درون سازماني

نتيجه گيري

ارتباطات و رهبري در زندگي سازماني و اجتماعي حائز اهميت هستند. رهبر و سيستم ارتباطي كه متناسب با ساختار سازماني هستند، در دستيابي به موفقيت سازمان در زمينه اي كه فعاليت دارد، داراي تأثير مثبتي هستند؛ همچنين، رهبر و سيستم ارتباطي كه داراي ويژگي هايي هستند كه در تقابل كامل با الزامات ساختار سازماني مي باشند، آسيب جبران ناپذيري به آن سازمان خواهند رساند.

نكته ي مهم ديگري كه بايستي در نظر داشت اين است كه رهبر در رأس سازمان و ارتباط درون سازماني از خيلي جهات بطور مثبت يا منفي بر يكديگر تأثير مي گذارند. براي ارتباط درون سازماني دارا بودن عملكردي سالم بر حسب فرايندها، اشكال وقوع، اهداف، شبكه هاي ارتباطي و وسايل و روش هاي ارتباطي، و آشكارسازي توان بالقوه موجود آنها مطابق با اهداف سازماني، رهبري داراي اهميت كليدي است. از طرفي ديگر، ارتباط درون سازماني در موفقيت رهبر، پذيرش وي توسط سازمان، دارا بودن اختيارات مشروع بر كاركنان، دستيابي به اهداف و حفظ رهبري خود، نقش تعيين كننده اي بر عهده دارد. درصورتيكه تعامل مثبت باشد، درنتيجه رهبر، سيستم ارنباط داخلي و خود سازمان به نحو مطلوبي از اين وضعيت سود مي جويند؛ از طرفي ديگر، يك تعامل منفي از بسياري جهات آسيب غيرقابل برگشتي به رهبر، سيستم ارتباطي و در نهايت خود سازمان مي رساند.

نكته اي كه در اينجا بايستي درنظر گرفت اين است كه سازمان و ساختار سازماني بايستي به نحو مناسبي مورد بررسي قرار گيرند و بهترين سبك رهبري متناسب با اين ساختار سازماني اتخاذ گردد. رهبر بايد بداند كه چه فرايند ارتباط سازماني براي چه اهدافي پياده سازي شود تا اينكه به هماهنگي و اثربخشي سازماني دست يابد، كانال هاي ارتباط درون سازماني، شبكه هاي ارتباط درون سازماني و ابزارها و روش هاي ارتباطي كه در ارتباط درون سازماني مورد استفاده قرار مي گيرند، داراي چه ويژگي هايي هستند و كداميك از آنها در چه موقعيت هايي بر ديگري اولويت دارد. اگر رهبر جوهره و ماهيت ارتباط درون سازماني را درك نمايد و درخصوص اين مسائل تصميمات درستي را اتخاذ نمايد، بازتاب هاي مثبتي از اين موضوع را در شرايط آينده و موقعيت رهبري خود خواهد يافت.