منظور از BPMS (Business Process Management System) چيست؟
عبارت BPMS مخفف "Business Process Management Software" یا "Business Process Management System" مي باشد. BPMS ابزاری برای اجرای متدولوژی های مدیریتی جهت بهبود فرآیندهای کسب و کار سازمان از طریق شناسایی، مدلسازی، خودکارسازی، تحلیل و اندازه‌گیری عملکرد (performance) است. مزیت کلیدی BPMS این است که کاربران آن این فرصت را دارند که فعالانه در بهبود فرآیندهای کسب و کار از طریق ابزارهای ساده و عینی مشارکت داشته باشند. همه ی این مزایا در نتیجه ی 3 مولفه زیر ایجاد می شوند:
- ابزارهای ساخت
- اجرا (پلتفرم)
- مانیتورینگ (کتابخانه فرآیند) فرآیندها.
ابزار BPMS چگونه کار می کند؟
1. تعریف و تجزیه و تحلیل فرآیند
به دنباله ای از فعالیت ها که برای دستیابی به نتیجه ای خاص اجرا می شوند، فرآیند گفته می شود. پیش از خودکارسازی گردش کار، فرآیندها نیازمند مستندات هستند. مستندسازی فرآیند مستلزم همکاری و برنامه ریزی بین ذینفعان برای تعیین کارآمدترین و مناسب ترین اقدامات جهت انجام یک وظیفه است. آنگاه جریان های فرآیند کسب و کار را می توان در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار بازآفرینی و توسط پرسنل مربوطه بازبینی کرد تا اطمینان حاصل شود که تصویر موثری از فرآیند به دست می آید.
2. طراحی یا توسعه ی فرآیند
برای ساخت فرآیندها در یک سیستم (به عنوان مثال سیستم Creatio)، کاربر نیازمند ابزار "طراح فرآیند" است. ابزارهای استفاده شده توسط طراح برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار در قالب فلوچارت و نمودار ارائه شده اند. مجموعه قوانین و عناصری که برای مدل سازی فرآیند استفاده می شود، آن را انعطاف پذیر می سازد. مزیت غیرقابل انکار مدل سازی فرآیندهای کسب و کار شرکت در سیستم های BPM این است که این فرآیندها اگر چه به سادگی مستند نشده، اما امتحان شده اند. این امر کمک می کند که پیش از اجرای واقعی در سازمان، نقاط ضعف کشف شده اصلاح گردد.
3. خودکارسازی
خودکارسازی شیوه ای است که به وسیله آن یک فرآیند با کمترین مداخله انجام می شود. خودکارسازی گردش کار به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه نمایند. ایجاد خودکارسازی شامل جمع آوری اکشن ها و وارد کردن مکانیسم های مورد نیاز برای شبیه سازی رفتار و نتیجه ی یک فرآیند است. وظایفی که به احتمال زیاد خودکارسازی می شوند شامل وظایفی هستند که به صورت مکرر تکرار می شوند و همچنین وظایف روتین و معمولی که در عملکردهای روزانه کارکنان وجود دارند و از طریق یک فرآیند خودکار سریعتر تکمیل می شوند.
4. تجزیه و تحلیل
ابزارهای سیستم BPM سطوح متعددی از گزارش یا توانایی یکپارچه سازی با ابزارهای گزارش دهی را برای ارائه ی آنالیزهایی در ارتباط با عملکرد فرآیند، ارائه می دهند. گزارش‌ها به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIها) مرتبط هستند و داده‌هایی را در مورد اثربخشی فرآیندها، اعضای تیم، تیم‌ها و غیره ارائه می دهند. تجزیه و تحلیل داده ها می تواند به تعیین ناکارآمدی های عملیاتی در جهت بهبود عملیاتی و مداوم فرآیند کمک کند.
یک BPMS خوب چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
1. ویژگی Visual Process Diagramming Tool:
مهم ترین چیزی که باید در مورد BPM در نظر گرفت، نمودار جریان فرآیند است. چهار دسته از شیوه های مدلسازی فرآیند در میان ابزارهای BPM وجود دارد:
بدون ابزار مدلسازی (No Modeling Tool)– در این شیوه از کدگذاری به عنوان راهی برای پیاده سازی فرآیند استفاده می شود.
داده‌های جمع‌آوری‌شده از طریق فرم‌های رابط کاربری (Data Collected Through UI Forms )– در این شیوه اطلاعات مربوط به فرآیند کسب‌وکار از طریق فرم‌ها جمع‌آوری می شود.
رابط بصری بر اساس فعالیت (Visual Interface Based on Activity)- این گزینه کل فرآیند از جمله رسیدگی به عدم پذیرش ها و استثناها در هر مرحله را مدیریت می کند.
رابط بصری بر اساس مراحل کسب و کار (Visual Interface Based on Business Steps)- این ابزار شبیه به ابزار دسته سوم است، با این تفاوت که کاربر را با موارد کوچکی که در گوشه ها نمایش داده می شوند، اذیت نمی کند. در عوض، به کاربر این امکان را می دهد که روی مسیر اصلی فرآیند کسب و کار تمرکز کند و نرم افزار نیز به طور خودکار مسیرهای استثنا هنگام کار را کنترل می کند.
2. ویژگی Drag and Drop Form Designer: فرآیند بدون داده مانند قطار بدون مسافر است. هر فرآیند کسب و کار به راهی برای حمل بار در طول فرآیند نیاز دارد. اکثر سیستم های BPM از یک فرم به عنوان راهی برای جمع آوری و ویرایش داده ها در طول فرآیند استفاده می کنند. ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار باید انتخاب کنند که آیا به کاربر مبتدی خدمات می دهند یا کاربر حرفه ای. کاربران تازه کار به ابزاری ساده و واضح نیاز دارند در حالی که کاربران قدرتمند باید بتوانند یک فرم را سفارشی سازی کنند و همان چیزی را که دقیقا می‌خواهند ایجاد نمایند. اگر از form designer بسیار ساده ای استفاده کنید، احتمالا خارج شدن از چنین سیستمی کار دشواری باشد و در عین حال اگر از form designer بسیار دشواری استفاده کنید، احتمالا کاربران شما نتوانند با آن سازگار شوند.
3. ویژگی Role-Based Access Control:
اگر داده‌های موجود در فرم‌ها و فیلدهای شما حساس هستند، سیستم BPM ای می‌خواهید که بتواند از اطلاعات مهم شما محافظت کند. دسترسی در این سیستم ها ممکن است شامل ایجاد یک فیلد قابل ویرایش، فقط خواندنی یا کاملاً پنهان باشد. بیشتر ابزارهای BPM نوعی کنترل دسترسی را در فرم ارائه می دهند. شرایط زیر را در نظر بگیرید:
- محدود کردن دسترسی به بخش خاصی از فرم فقط به افراد خاص.
- محدود کردن دسترسی به بخش خاصی از فرم به گروهی از افراد بدون نیاز به وارد کردن نام آنها.
- نمایش فیلدهای خاص تنها بر اساس داده های نشان داده شده در فیلدهای دیگر
- دستیابی به تمام موارد فوق در مراحل یا گام های مختلف فرآیند کسب و کار.
در نتیجه مجموعه BPM ای که انتخاب می‌کنید باید بتواند به راحتی تمام این شرایط را مدیریت نماید.
4. ویژگی Mobile Support:
اگر سیستم BPM مورد ارزیابی شما حداقل از پلتفرم های اندروید و iOS پشتیبانی نمی‌کند، باید فوراً آن را ترک کنید. فرآیندهای کسب و کار روز به روز موبایل محورتر می‌شوند زیرا نشستن پشت میز برای دسترسی به فرآیندها از حوصله ی کاربران جدید خارج است. در نتیجه تلاش کنید که از یک سیستم BPM ابری استفاده کنید که عملکردهای کاملی برای کاربران تلفن همراه ارائه می کنند و از آنها پشتیبانی می نمایند.
5. ویژگی های قدرتمند مدیریتی (Powerful Administrator Features):
حتی بهترین نرم‌افزارهای BPM نیز به دلیل برخی اقدامات عجیب و غریب کاربران، گاهی اوقات گیر می افتند. در نتیجه این نرم افزارها باید راهی برای مدیریت و ویرایش فرآیند داشته باشند تا هر بار نیازمند کمک گرفتن از یک مشاور گران قیمت نباشند. این نرم افزارها باید بتوانند وظایف مجزا یا انبوه را مجدداً تخصیص دهند، برخی آیتم ها را حذف کنند و یا به حالت کامل منتقل نمایند و همچنین فرم‌ها در صورت نیاز فرآیند کسب‌وکار را ویرایش کنند.
6. ویژگی Single Sign-On (SSO):
اگر عضو یک شرکت در سطح سازمانی هستید، single sign-on ممکن است یک ویژگی اجباری برای نرم افزار های مبتنی بر سیاست های IT سازمان شما باشد. SSO به کاربر این امکان را می دهد که با مجموعه ای از اعتبارنامه ها از طریق پلت فرم های مختلف نرم افزاری مستقل، وارد سیستم شوند. این امر به تیم‌های IT کمک می‌کند تا قابلیت دسترسی داشته باشند و بتوانند فعالیت‌ها را پیگیری کنند.
7. ویژگی یکپارچه سازی با سیستم های نرم افزاری موجود:
تعداد اندکی از شرکت ها که نمی توانند با سایر سیستم های نرم افزاری اصلی ارتباط برقرار کنند، از راه حل BPM استفاده می کنند. بدون توانایی یکپارچه سازی، تعداد بسیاری انتقال دستی داده باید انجام دهید که به طور موثر فایده ی خودکارسازی را از بین می برد. بدون وجود ابزار یکپارچگی قدرتمند، ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار یک شکست کامل تلقی می شوند. این یکپارچگی ها باید شامل پشتیبانی دقیق API، webhooks، REST API و ... باشند.
8. ویژگی گزارش ها و تحلیل ها
بدون ویژگی گزارش گیری قوی، یک سیستم BPM فقط یک ابزار گردش کار خواهد بود. با این حال، بسیاری از ابزارهای BPM حالت یا معیارهای فرآیند ready-to-use را ارائه نمی دهند. همچنین گزارش روی داده های فرم باید قدرتمند و قابل سفارشی سازی باشد. باید بتوانید گزارش هایی تولید کنید که به شما موارد زیر را اطلاع دهد:
- میانگین زمانی که برای تکمیل مراحل مجزا و همچنین کل آیتم ها طول می‌کشد.
- یک اسنپ شات از همه آیتم های open
- هر چند وقت یکبار یک آیتم رد یا تغییر مسیر داده می شود.
گزارش ها باید بیشتر از فایل‌های CSV صادر شده باشند.
9. عملکرد نرم افزار برای پایگاه بزرگی از کاربران (Performance for Large User Bases):
ما در دوره‌ای زندگی می کنیم که یک تیم کوچک متشکل از 3-4 مهندس می‌توانند محصولی را گرد هم بیاورند و آن را «بهترین سیستم BPM » در وب‌سایت خود بنامند. حتی اگر همه ویژگی‌های دیگری را که در مورد آنها بحث کردیم نیز ایجاد کرده باشند، عملکرد نرم‌افزار هنگامی که 100 کاربر داشته باشد با حالتی که 1 میلیون کاربر دارد، متفاوت خواهد بود. در هنگام انتخاب نرم افزار BPM حتما تحقیق کنید که چه تعداد کاربر دارد. توسعه دهندگان محصولشان را بر اساس چه سیستم هایی ساخته اند؟ آیا می توانند با افزایش پایگاه کاربران خود مقیاس پذیر باشند؟
10. معیارهای عملکرد فرآیند (Process Performance Metrics):
همه فرآیندهای کسب و کار دارای deadline هستند، اما همه آنها انتظارات مربوط به معیار "به هنگام بودن" را برآورده نمی کنند. در چنین موقعیت‌هایی رهبران کسب‌وکار باید چیزی که موجب تاخیر می‌شود و چگونگی بهبود آن را شناسایی کنند.
معیارهای عملکرد فرآیند ابزارهایی هستند که به سازمان ها کمک می‌کنند تا مسائل مربوط به یک فرآیند را شناسایی کنند و تصمیمات معنی‌داری جهت بهبود فرآیندهای ناکارآمد بگیرند. در BPM، معیارهای عملکرد فرآیند به‌طور خودکار داده‌های سیستم را جمع‌آوری می‌کنند تا توسط مدیر فرآیند ارزیابی شده و مشخص شود که آیا مشکل بوجود آمده در نتیجه موارد زیر است یا خیر:
- مدل سازی ضعیف فرآیند
- اجرای ضعیف فرآیند
11. ویژگی همکاری (Collaboration):
فرآیندها اغلب به بحث‌های متنی (contextual discussions)، به اشتراک گذاشتن یادداشت‌های جلسه (sharing meeting notes) و سایر ارتباطات نیاز دارند که باید در همان مکانی که کار شما رخ داده، اتفاق بیفتند.
ویژگی همکاری، مکالمات را فشرده و متمرکز نگه می‌دارد و به کل تیم شما اجازه می‌دهد تا در مورد بهبود فرآیند و بهینه‌سازی، اطلاعاتی ارائه نمایید.
معرفی چند راه حل BPM رایگان و Open Source:
1. نرم افزار Adobe LiveCycle
این نرم افزار با Adobe Cloud و Adobe LiveCycle Enterprise Suite 4 سازگار است و یک نرم افزار BPM سطح بالاتر محسوب می شود که مفاهیم فرم پلت فرم و اسناد سازمانی را یکپارچه سازی می کند. از جمله اهداف برآورده شده توسط این نرم افزار، پردازش اطلاعات، تحویل ارتباطات شخصی و حفاظت موثر از اطلاعات حساس می باشد. LiveCycle ES4 فرآیندهای کسب و کار را میان نیروی کار سیار و مشتریان خود گسترش داده و بهره وری را افزایش می دهد و در عین حال دسترسی به خدمات را برای کاربران مجهز به کامپیوترهای دسکتاپ، تلفن هوشمند یا تبلت افزایش می دهد. این نرم افزار در گذشته با Adobe LiveCycle شناخته می شد و به عنوان یک ایستگاه کاری مرکزی عمل می کرد که فرآیندهای کاری موجود را به هم متصل کرده و تحویل مدیاها را به سایر تیم ها ساده می نمود. این نرم افزار همچنین یک پورتال ارتباط اجتماعی و یک پلت فرم تعامل اجتماعی را ارائه می دهد.
2. نرم افزار Alfresco
نرم افزار Alfresco Process Services (طراحی شده توسط Activiti) یک راه حل BPM سازمانی است که افراد کسب و کار و توسعه دهندگان را مورد هدف قرار داده است. Alfresco Process Services یک برنامه ی سبک وزن است که دارای یک موتور پردازش فوق سریع BPMN 2.0 برای جاوا می باشد. در هسته ی این برنامه یک موتور فرآیند کسب و کار منبع باز با کارایی بالای مبتنی بر Activiti که انعطاف پذیری و مقیاس پذیری بسیار خوبی برای مدیریت طیف گسترده ای از فرآیندهای حیاتی دارد، موجود است. Alfresco Process Services مجموعه ای از ابزارهای کاربر نهایی (end-user) قوی را ارائه می دهد و با طیف وسیعی از سیستم های سازمانی از جمله سرویس های محتوای Alfresco، Box و Google Drive یکپارچه می گردد. Activiti برای رسیدگی به جنبه‌های فنی و غیر فنی، یعنی تجزیه و تحلیل، مدلسازی، تولید سازگاری فرآیند کسب‌وکار و ایجاد و پشتیبانی نرم‌افزار شدیدا بهینه شده است.
3. برنامه ی ARIS Express
برنامه ی ARIS Express، یک نرم افزار مدل سازی رایگان می باشد که برای کاربران مبتدی در فضای BPM ایده آل می باشد. به کمک یک رابط کاربری بصری، مدل‌سازان می‌توانند از آخرین پیشرفت‌ها در زمینه ی مدلسازی که دست یابی به نتایج فوری را امکان‌پذیر می‌کنند، استفاده نمایند. همچنین آموزش های رایگانی نیز در انجمن ARIS در دسترس است که شامل مدل هایی برای ساختارهای سازمانی، فرآیندها، سیستم های کاربردی، داده ها و غیره می باشد. ARIS Express مبتنی بر روش اثبات شده ی ARIS است. این نسخه یک گزینه ی خوب برای کار و آموزش دانشجویان می باشد. ARIS Express نسخه ای آزمایشی یا محدود نیست، بلکه نرم‌افزار مدلسازی رایگانی می باشد که جایگزین معقولی برای سایر ابزارهای طراحی به حساب می آید.
معرفی برخی شرکت های ایرانی ارائه دهنده ی BPMS:
با توجه به رشد روز‌افزون حوزه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در ایران، شرکت‌های متعددی اقدام به ارائه سیستم‌های جامع مدیریت فرایندهای کسب‌وکار(BPMS) نموده‌اند. شرکت‌های فعال ارایه دهنده نرم‌افزار BPMS در ایران به سه گروه ذیل تقسیم می‌شوند:
۱) نمایندگی‌های شرکت‌های خارجی ارائه دهنده BPMS: عمدتا شرکت‌های خارجی به دلیل تحریم ایران، به صورت غیر مستقیم و با واسطه، راهکار خود را به دست مشتریان می‌رسانند.
۲) شرکت‌های توسعه‌دهنده BPMSهای متن‌باز: شرکت‌هایی که در بستر راهکارهای متن باز خارجی و با توسعه و بومی‌سازی آنها، BPMS خود را توسعه داده و ارائه نموده‌اند.
۳) شرکت‌های تولیدکننده BPMS: شرکت‌هایی که با استفاده از توانمندی داخلی و بدون بهره‌گیری از راهکارهای خارجی، BPMS کاملا ایرانی ارائه داده‌اند.
در جدوال زیر برخی از این شرکت ها ارائه شده است:
منابع:
https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-management-systems-top-features/
