اکسس کنترل در واقع همان روشی است که از طریق آن دسترسی به یک محدوده‌ی تعیین شده یا اطلاعات خاصی برای افراد تعیین می‌شود. در نتیجه خطرات افشای اطلاعات و خسارت‌های مالی و معنوی در سازمان‌ها به حداقل می‌رسد. این سیستم‌ها تردد افراد را در فضاهای مختلف، ساختمان‌ها، اتاق‌ها و ... محدود می‌کنند. نوع دیگری از آنها اطلاعات و داده‌های شبکه را کنترل می‌کند. امروزه سازمان‌ها به منظور تامین امنیت و پیشگیری از سرقت اموال و اطلاعات خود باید از سیستم‌های کنترل تردد استفاده کنند. این سیستم‌ها از به لطف پیشرفتهای تکنولوژی، امنیت بالایی برای شرکت‌ها فراهم می‌کنند.
یکی از مهم‌ترین چالش‌های موجود در هر شرکتی، تامین امنیت آن است. بنابراین لازم است شرکت‌ها از سیستم‌های امنیتی مجهز به آخرین تکنولوژی‌های روز استفاده کنند. نخستین سیستم‌های کنترل تردد پین کد و کارت‌های الکترونیکی بودند. پس از آن دستگاه کنترل تردد اثر انگشتی و اسکنر کف دست روی کار آمدند. امروزه گیت های هوشمند برای امنیت مراکز و سازمان‌ها استفاده می‌شود. این سیستم‌ها از تکنولوژی هوش مصنوعی، دوربین‌های مدار بسته، فلزیاب، دزدگیر و سیستم حضور غیاب برای ایجاد سطح بالایی از امنیت استفاده می‌کنند.
شرکت‌ها بر اساس شرایط درون و برون سازمانی به سطح خاصی از امنیت نیازمندند. اطلاع کامل از شرایط و جزئیات سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا بهترین سیستم اکسس کنترل را انتخاب کنند. اینجا به بررسی مهم‌ترین مولفه‌های موثر برای انتخاب سیستم کنترل تردد می‌پردازیم:
نوع و شرایط مکانی یکی از مهم‌ترین شرایط موثر در انتخاب سیستم ایمنی است. هر مکان با سطح متفاوتی از خطرات سرقت و آسیب مواجه است. فروشگاه‌ها و مراکز تجاری و مراکز پر تردد همواره در خطر سرقت قرار دارند. پس این مناطق باید سیستم اکسس کنترل ایمنی داشته باشند. تردد همه‌ی افراد بصورت 24 ساعته باید توسط دستگاه‌های دقیق کنترل شود.
مشاغل باید فضای اختصاصی خود را داشته باشند. دفاتر اداری و مسکونی نباید در کنار هم در یک قرار گیرند. چرا که در مجتمع‌های مسکونی امنیت عمومی توسط صاحبان املاک انجام می‌شود. اما دفاتر کاری و تجاری به امنیت بالاتری نیازمندند. یعنی همان گیت‌های کنترل تردد و ...
در محل کار خود روزانه چند نفر رفت و آمد می‌کنند؟ قبل از خرید سیستم کنترل تردد، باید این آمارها را برآورد کنید. اگر تردد زیاد است، سیستمی پرسرعت‌تر انتخاب کنید. تا بدون تاخیر و ایجاد ازدحام، رفت و آمدها را کنترل کند.
هر شرکتی با توجه به قابلیت‌ها و ظرفیت‌های خود، نیازمند سطحی از امنیت است. سطح امنیتی که برای یک بانک نیاز است، در یک مدرسه نیاز نخواهد بود. صنایع شیمیایی و نظامی، سفارت خانه و وزارت خانه‌ها و مجلس سیستم‌های کنترل پیشرفته و بسیار ایمن و دقیقی نیاز دارند.
هزینه‌ی خرید سیستم کنترل تردد در انتخاب آنها برای شرکت‌ها بسیار موثر است. سیستم هایی مثل دسترسی بیومتریک، دوربین‌های مدار بسته و کارت‌های هوشمند هزینه‌های متفاوتی دارند. سیستم‌های بیومتریک گران قیمت ترند؛ هر سیستم سطح متفاوتی از پیچیدگی را دارا می‌باشد. پس هر سازمانی باید سیستمی متناسب با فضای شغلی خود انتخاب کند.
همانطور که پیش از هر خریدی دوام و ماندگاری آن جنس را بررسی می‌کنید، در این مورد نیز باید نکته بین باشید. باید بررسی کنید که سیستم قابلیت به روز رسانی و دریافت فناوری‌های آینده را داشته باشد. به عبارتی این سیستم باید بتواند با پیشرفتهای بعدی و فناوری‌های نوین سازگار باشد.
در هر سازمان پیشرفتهای مجموعه‌ای سیستم‌ها برای اهداف مختلف وجود دارد. سامانه حضور و غیاب و سیستم مدیریت منابع انسانی از جمله این نرم افزارها هستند. برای عملکرد بهتر دستگاه کنترل تردد، این سیستم‌ها لازم است با یکدیگر ادغام شوند. به این ترتیب نظارت بر اینکه هر فردی چه زمانی وارد یا خارج شده یا چه مدتی در شرکت حضور داشته است، ساده‌تر می‌شود. در موارد جذب نیروی جدید، اطلاعات او در سیستم مدیریت منابع انسانی و سامانه حضور غیاب ثبت می‌شود؛ به این ترتیب کارمند جدید اجازه تردد پیدا می‌کند. یا برای کارمندان سابق، در صورت حذف اطلاعات آنها از بخش منابع انسانی، دیگر اجازه تردد در شرکت را نخواهند داشت.
سهولت در استفاده از سیستم کنترل تردد فاکتور مهمی برای انتخاب آن است. کارمندان هر روزه از این دستگاه برای احراز هویت خود و دریافت مجوز تردد استفاده می‌کنند. بنابراین باید به راحتی بتوانند با آن کار کنند.
در نظر گرفتن تمامی گزینه‌های فوق به مدیران کمک می‌کند مناسب‌ترین سیستم اکسس کنترل را برای کسب‌وکار خود تهیه کنند. سیستمی که بالاترین سطح امنیت را برای سازمان فراهم کند. علاوه بر دقت بالا، سرعت احراز هویت، قیمت مناسب، قابلیت ارتقاء و کاربری آسان از ویژگی‌هایی است که باید پیش از انتخاب سیستم کنترل تردد لحاظ کنید.
