فن رزومه نویسی و موفقیت در مصاحبه

چگونه رزومه مناسب بنویسیم

فکر می کنید کارجویان برای مطالعه شرح وظایف درج شده در آگهی استخدام به طور متوسط چقدر زمان می گذارند؟
مطالعه ای که در این مورد صورت گرفته نشان می دهد بیش از 30 ثانیه زمان صرف مطالعه موقعیت شغلی نمی کنند. بعد یا تصمیم می گیرند، برای شغل تقاضا بدهند یا نه.
فکر می کنید متصدیان استخدام برای مطالعه رزومه داوطلبان به طور متوسط چقدر زمان می گذارند؟
همان مطالعه ما را به جواب متوسط 6 ثانیه می رساند.
پس اینطور نتیجه می گیریم که چه زمان طلایی برای جلب نظر متصدی استخدام داریم.
در این فرصت نمی خواهیم به بررسی تقاوت های رزومه و CV بپردازیم چون در برونداد نتیجه که یافتن شغل بهتر هست برای جویندگان شغل هست، توفیری نمی کند.
ابتدایی ترین مورد در رزومه داشتن Face value یا به عبارت دیگر Eye catching بودن است. و این به معنی استفاده از ابزارهای بصری مناسب است.
همانطور که داشتن رزومه خیلی شلوغ و به اصطلاح گل کاری شده دلچسب نیست. رزومه خیلی خلوت و عاری از انرژی هم مناسب نیست چرا که نشان دهنده بی انگیزگی فرد متقاضی است.
استفاده از یکی دو رنگ در رزومه مناسب است. استفاده از عکس در رزومه ایده خوبی است. سعی کنید اگر رزومه عکس دار می فرستید در عکس لبخند داشته باشید و از لباس رسمی و حرفه ای و زمینه ساده استفاده کنید. عکسهای یادگاری در طبیعت یا خانوادگی یا در فضای تفریح عکسهای مناسبی برای درج در رزومه نیستند.
بجز برای گرافیستها، طراحان و معماران که مجاز به استفاده از المانهای طراحی و درج نمونه کار مختصر در رزومه هستند، استفاده از طرحهای گرافیکی شلوغ به هیچ عنوان توصیه نمی شود.
حتما اختصار و وضوح رزومه را لحاظ کنید. توصیه می شود از رزومه سازهای سایتهای کاریابی نظیر لینکداین استفاده کنید.
درج اطلاعات تماس در رزومه بسیار بسیار ضروری است.
حتما به شماره تماسی که در رزومه درج کرده اید حساس باشید، چنانچه به هر علتی تماس از دست رفته داشتید حتما خودتان در اولین فرصت تماس بگیرید.
رزومه باید دارای سه بند اصلی باشد.
1. اطلاعات فردی نظیر نام و نام خانوادگی، شماره تماس ، Skype ID، QR Code در لینکداین و ایمیل ادرس.
درج وضعیت تاهل ، تعداد فرزندان، محل زندگی، سن و عنوان مدارک در این بند دلبخواهی است. البته اگر دارای گواهینامه معتبر حرفه ای هستید معمولا توصیه می شود که مانند لینکداین ، در ادامه نام و نام خانوادگی از آن استفاده کنید. چرا که برای کارفرما یافتن این مهارت خاص از میان انبوه داوطلبان ساده تر می شود.

2. تحصیلات معمولا از بالاترین درجه تا پایین ترین

3. سوابق تجربی
بازهم توصیه می شود از آخرین سمت شروع کنید. حتما زمان اشتغال در یکایک پوزیشنها را قید کنید. این اطلاعات مسیر پیشرفت شغلی شما را نشان می دهد.
قویا توصیه می شود که دراین بند، شرح مختصری از شغل خود بنویسید. به عنوان مثال اگر در آخرین پوزیشن خود مدیر بازرگانی بوده اید، به وضوح بنویسید که مأموریت شما در سازمان چه بوده است، مسوول بازرگانی چه نوع کالا یا خدماتی بوده اید.
نکته بسیار بسیار مهم
حتما لازم است که در این بند به دستاوردهای خود اشاره کنید و این دستاوردها را به زبان بیزنس که همان زبان داده است ترجمه کنید. مثلا ذکر اینکه من درشغل قبلی ام مدیر بازرگانی بوده ام، و در این شغل همکاری با سازمان توسعه و تجارت داشته ام و همکاری با گمرگ و سایر نهادهای وابسته داشته ام، صرفا برای کارفرما سردرگمی و سوال ایجاد می کند. چه جور همکاری داشته اید؟ غیر از این نشان دهنده این است که Data driven نمی توانید از دستاوردهای خود صحبت کنید.حتما لازم است دستاوردهای خود را به عدد تبدیل کنید و قید نمایید. مثلا به وضوح بنویسید ترخیص 1500 تن نهاده های دامی از گمرک شهید رجایی ظرف سه ماه اول اشتغال (با قید زمان) یا مثلا برای شغل کارشناس منابع انسانی بنویسید انجام 210 مصاحبه و استخدام 34 نفر ظرف شش ماه . انجام پروژه اجتماعی سازی برای 18 نفر در هر ماه به طور میانگین . تدوین 56 سند مرتبط با شرح وظایف ظرف هشت ماه و... از این دیتا بعدا در هنگام مصاحبه هم می توانید استفاده کنید. گردآوری دستاوردها و طبقه بندی آنها به شما کمک می کند تا با دست پر در مصاحبه حاضر شوید.

4. گواهینامه های حرفه ای مرتبط با شغل

چه چیزهایی در رزومه ننویسیم

نوشتن علاقه مندیها، شاید کمک زیادی به شناخت کارفرما از شما نکند اما اگر برای مثال در یک رشته ورزشی تا حدی پیشرفت داشته اید قید این نکته می تواند دلیل بر سخت کوشی، علاقه مندی و انگیزه شما باشد. اینکه در زمینه های دیگر غیر از شغل مورد اشاره نیز به مهارت آموزی پرداخته اید از یک سو نشانگر تک بعدی نبودن شماست اما از سوی دیگر نیازی نیست این قضیه را خیلی پررنگ کنید، چرا که ذهن مخاطب که همان کارفرماست را از مطلب اصلی که تکیه بر مهارتها، دانش، و تواناییهای شما در ارتباط با یک شغل خاص است، منحرف می کند.
حتما در رزومه خود دروغ ننویسید. ولی از بازگو کردن مطالبی که کمکی به ظهور شخصیت حرفه ای شما نمی کند نیز پرهیز کنید. ممکن است هر یک از ما بنا به اقتضای علاقه یا شغل در یک مقطع دوره های آموزشی را طی کرده باشیم اما با مسیر شغلی که امروز برای خود ترسیم کرده ایم ارتباطی ندارد. مثلا بنا به علاقه موفق به کسب گواهینامه راهنمای گردشگر شده ام و اتفاقا در زمان دانشجویی یا کمی بعد از آن با همین گواهینامه توانسته ام کار موقتی هم پیدا کنم و ارتباطات تازه ای را شکل دهم.اما اکنون انتخاب کرده ام که به عنوان حسابدار تقاضای شغل دهم. درج این گونه دوره نامرتبط با شغل نه تنها کمکی به استخدام شما نمی کند، بلکه این نکته را به ذهن متبادر می سازد که تمرکز لازم را ندارید. یا حتی قید سابقه کار اندکی که امروز دیگر در مسیر شغلی شما نیست شاید به زیان شما تمام شود. مثلا همه ما در ابتدای مسیر شغلی یا در اثر عواملی مجبور شده ایم حرفه ای را پیشه کنیم که به گذران معیشت ما کمک کرده است، اما امروز ربطی به مسیر شغلی که در آینده برای خود متصور هستیم ندارد. مثلا لزومی ندارد که کارفرما بداند شما چند سالی به عنوان بلیت فروش سینما یا صندوقدار داروخانه مشغول بوده اید در حالیکه امروز میخواهید برای شغل کارشناس کنترل پروژه تقاضای شغل دهید. حتما سوابق مرتبط را قید کنید.
یا مثلا اگر بنویسیم کسب نمره 20 از درس تحقیق در عملیات دکتر اسدی ، ذکر این نکته شاید در ذهن کارفرما شما را شخص مغروری جلوه دهد که حاضر نیست کارهای پیش پا افتاده تر را نیز انجام دهد. بهتر است خود را آماده بالازدن آستین ها نشان دهید و به اصطلاح درمنش و نوشتار service oriented باشید.
در مورد کارهایی که داوطلبانه انجام داده اید، نظیر مشارکت در NGO ها یا آتش نشان طلب بودن گرچه ممکن است با مسیر شغلی شما همخوانی نداشته باشد، اما گویای روحیه همکاری و کار تیمی شماست و خالی از لطف نیست.

در انتهای رزومه بد نیست بند کوتاهی را به توصیف خود اختصاص دهید. ذکر اینکه چگونه شخصیتی دارید و چه صفاتی از شما شخصی حرفه ای ساخته است، بسیار مطلوب و دلنشین است. مثلا در مورد خود می توانید این کلمات را بکار ببرید: قادر به انجام کار تحت فشار، خود انگیخته، توانا به انجام کارهای محوله با کمترین نظارت، نتیجه گرا، توانا به ایجاد حس مشارکت و کار تیمی و ایجاد اعتماد در دیگران و... بدیهی است که کسی نقاط ضعف خود را در این بند نمی آورد. مثلا کسی نمی گوید من خجالتی هستم یا در برقراری ارتباط با دیگران مشکل دارم اما ذکر آنچه واقعا در وجود شماست و اندکی نشانگر انگیزه و انرژی برای شروع همکاری هست، می تواند در ایجاد دیدگاه مثبت در کارفرما موثر باشد.

حتما با دقت شرح شغل را بخوانید و بعد برای کار تقاضا بدهید. این یک تقلب شرافت مندانه است. بد نیست بدانید که بسیاری از شرکتها از سیستمی به نام Applicant Tracking system استفاده می کنند. این سیستم قادر است تعداد زیادی رزومه را در مدت کوتاهی بخواند، کلمات کلیدی را در رزومه ها پیدا کند و لیستی از متقاضیان واجد شرایط را در اختیار متصدیان استخدام قرار دهد. بنا براین عاقلانه است که رزومه خود را مطابق با خواست کارفرما تنظیم کنید. استفاده از کلمات کلیدی هر شغل که در شرح شغل یافت شده است بسیار کار هوشمندانه ای است. بنا براین توصیه می شود که هنگام نوشتن شرح شغل خود در هر یک از پوزیشنهایی که داشته اید، با نگاه به شرح وظایفی که کارفرما در اختیار قرار داده است، رزومه خود را تنظیم کنید.
خیلی از آگهی های استخدام بسیار مختصر تنظیم می شوند. پس از کجا شرح وظایف مربوطه را بیاوریم؟
بهتر است اینجا کمی هوشمندی به خرج دهیم. قطعا این شغل تنها شغل خالی در دنیا نیست. شرح وظایف تمام مشاغل در سایتهای حرفه ای نوشته شده اند. حتی دیده ام که یکی از سازمانهای وابسته به سازمان ملل یک صفحه تمام در مورد شرح شغل راننده نوشته است. شغل رانندگی به نظر شغل ساده ایست که شرح وظیفه خاصی هم ندارد. شاید اگر بخواهیم بنویسیم صرفا می نویسیم انجام رانندگی بادقت و طبق مقررات راهنمایی و رانندگی. حفظ هوشیاری و خونسردی. توجه به بنزین و آب و نظافت اتومبیل و انجام سرویسهای دوره ای. ولی خوشبختانه برای تمام مشاغل حتی مشاغلی که به نظر پیش پا افتاده و به اصطلاح Micky mouse job می رسند، نیز شرح مدون و مفصلی در سایتهای مرتبط نظیر O’Net وجود دارد.

اهمیت انگیزه نامه یا cover letter
بسیاری از سازمانها از متقاضیان می خواهند در نامه ای یا در چند پاراگراف انگیزه خود را برای تقاضای کار در آن صنعت خاص و آن شرکت خاص و آن شغل خاص توضیح دهند. این نوشته می تواند تا دوسه صفحه هم اطاله شود که در آن متقاضی داستان و تاریخچه حرفه ای خود را از ابتدا بیان می کند. حتی می تواند به علاقه مندی های کودکی خود اشاره کند. مثلا برنامه نویسان معمولا از سنین پایین شروع به فعالیت در این زمینه می کنند. در این نوشتار چرایی قدم گذاشتن در این مسیر را بیان می کنند و تصویری که از ترسیم آینده و مسیر شغلی دارند را با کارفرما به اشتراک می گذارند. این نامه می تواند پاسخ به این سوال بسیاری از متصدیان استخدام باشد که می پرسند ما چرا باید شما را استخدام کنیم؟ چه اتفاقی افتاد که شما اکنون اینجا هستید و برای شرکت چه ارزشی ایجاد خواهید کرد. نوشتن این نامه حتی اگر ضروری هم نباشد از پیش می تواند پاسخهای شما را برای مصاحبه آماده کند.

حالا برویم سراغ مصاحبه

خیلی مهم هست که به اصطلاح شطرنج بازان حرکت بعدی حریف را بتوان پیش بینی کرد. خوب تا اینجا شما صاحب یک رزومه خیلی خوب شده اید که میتوانید در دفاع از هر بند و جمله ای که آورده اید، مستندات مرتبط را ارائه کنید. شاید انگیزه نامه خوبی هم
اکنون برای شغل مطلوب خود تقاضا داده اید. کارفرما با شما تماس گرفته است و قرار برای جلسه مصاحبه گذاشته اید. اگر به جلسه حضوری دعوت شده اید حتما لباس مناسب بپوشید. در مورد فرهنگ کاری شرکت از قبل تحقیق کنید. و با لباس مناسب ظاهر شوید. داشتن ظاهر آراسته بسیار مهم است. استفاده بیش از حد از عطر یا لوازم آرایش یا سایر اکسسوری ها شما را حرفه ای نشان نمی دهد. حتما قبل از جلسه دوش بگیرید. اصلاح کنید و مرتب حاضر شوید. داشتن خالکوبی نمایان در تمام دنیا تاثیر منفی روی استخدام شما دارد. به ویژه در صنایعی که با سلامت مردم به نحوی در ارتباط است از متقاضیان خواسته می شود خالکوبی خود را پاک کنند یا piercing را از بین ببرند. قطعا حضور به موقع را فراموش نمی کنید. قویا توصیه می کنم در این جلسه خواه آنلاین باشد یا حضوری، منتظر نباشید متصدی استخدام سوالات را شروع کند. برای معرفی خود با اعتماد به نفس پیش قدم شوید. معمولا چند دقیقه اول دقایق یخ شکن هستند. چه خوب است شما برای ایجاد رابطه انسانی سر صحبت را باز کنید. مثلا در مورد آب و هوا یا مسائل روز در حد یکی دو جمله صحبت کنید. یک متقاضی بسیار مشتاق وقتی سر جلسه مصاحبه حضوری حاضر شد، اجازه گرفت تا کمی با فاصله بنشیند و اینطور گفت: من با اجازه کمی دور تر می نشینم که فاصله اجتماعی رو بخاطر کرونا رعایت کنم و بتونم ماسکم رو دربیارم و با خنده ادامه داد و بجث پرحرارتی رو با شما آغاز کنم. ممکنه یک لیوان آب به من بدهید؟
در جلسه مصاحبه استرس داشتن طبیعی است اما مدیریت استرس و اعتماد به نفس داشتن در موفقیت شما بسیار بسیار تاثیر گذار است . ایجاد حس مثبت در مخاطب و پیش دستی کردن مودبانه می تواند به اصطلاح یخ جلسه را در شروع بسیار سریع آب کند. بعد از چند جمله و تعارفات معمول خیلی سریع سراغ اصل مطلب بروید و می توانید از متصدی استخدام بپرسید از کجا شروع کنم؟ دوست دارید از دانشگاه بگویم یا از چند سال پیش که این مسیر شغلی را انتخاب کردم؟ مهم است که مسیر داستان و تاریخچه شغلی خود را از ابتدا تا امروز مرور کنید و نه برعکس. همانطور که اشاره شد اگر در زمان دانشجویی یا اندکی پس از دانشگاه مجبور به انتخاب شغلی برای گذران معیشت بوده اید، و ربطی به مسیر حرفه ای آینده شما ندارد لازم نیست در مورد آن اشاره کنید. از ابتدای حرفه ای گری خود شروع کنید. کارجویان حرفه ای زمانی که به مصاحبه دعوت می شوند مدیریت زمان جلسه را نیز به دست می گیرند. خوب است که سوال کنید چقدر زمان دارید. سپس پیشنهاد کنید زمان را طوری تقسیم بندی کنید که بتوانید از پیشینه، دستاوردها و برنامه های آتی خود صحبت کنید. و در آخر به سوالات متصدی استخدام پاسخ دهید. شک نکنید که بیش از نود و پنج درصد، نه تنها با این پیشنهاد شما موافقت می شود، بلکه استقبال هم می کنند. در همین اثنا شما به بسیاری از سوالات وی نیز پاسخ داده اید. حتما از برنامه آتی خود و از career aspiration خود صحبت کنید. هیچ اشکالی ندارد بلند پرواز یا رویا پرداز به نظر برسید. در مسیر شغلی خود حتما از قبل گواهینامه های حرفه ای بین المللی را حداقل بشناسید و قویا توصیه می کنیم برای اخذ این گواهینامه ها خود را به زحمت بیاندازید. درس بخوانید و برنامه ریزی برای تمرکز داشته باشید. چه بسا افراد حرفه ای که با هزینه شخصی موفق به اخذ چنین گواهینامه های حرفه ای بین المللی شده اند و سپس اثر بلافاصله آن را دیده اند که بالا رفتن از پله های ترقی را چقدر برایشان تسهیل کرده است. ضعف رایج و دامنگیر نیروی کار در کشور، عدم تسلط به زبان انگلیسی ست و به همین لحاظ هم هست که نمی توانند در سطح بین المللی گواهینامه های حرفه ای را اخذ کنند. باور می کنید که متوسط نمره آیلتس مردم ایران صفر است ؟
امروزه مهارت آموزی و داشتن مهارت های مرتبط با شغل در چنته شاید همسنگ مدارک دانشگاهی و بیش از آن به غنی سازی رزومه کارجویان کمک کند. این گواهینامه های حرفه ای نقش بسیار موثری در پیشرفت شغلی شما دارند.
اکنون که صحبت از مهارت شد، بد نیست اشاره ای به سه مهارت عمده داشته باشیم. مهارت های فنی، مهارتهای مدیریتی و مهارتهای بین فردی. این نیز پاسخ یکی از سوالات استخدامی است. معمولا از کارجویان می پرسند فکر می کنید چه مهارتهایی را برای انجام شغل مورد نظر نیاز دارید. خوب است که سوالات را حدس بزنید و جوابها را از قبل آماده داشته باشید.
پیش می آید که مصاحبه کننده فرد حرفه ای نباشد و بخواهد با پرسیدن سوالات بی ربط مسیر مصاحبه را منحرف کند. مثلا چرا ازدواج نمی کنی؟ چرا طلاق گرفتی؟ برنامه ای برای بچه دار شدن داری؟ بدانید که پرسیدن سوالات شخصی بسیار دور از اخلاق حرفه ای ست مگر اینکه شخص قبلا از شما اجازه بگیرد و به یکی دو جمله بسنده کند. اگر دیدید مسیر مصاحبه به انحراف کشیده می شود، در جمله بعدی بگویید در این مورد بهتره بعدا گفتگو کنیم و الان بپردازیم به موضوع اصلی.
مصاحبه کنندگان حرفه ای از چند الگو برای انجام مصاحبه استفاده می کنند. یکی از این مدلها به تکنیک STAR معروف است که بسیار مدل کاربردی است. در این مدل، ابتدا در مورد یک Situation سوال می شود. مثلا از شما می پرسند در مورد موقعیت دشواری که مثلا در ارتباط با یک مشتری سرسخت داشته اید صحبت کنید و موقعیت را شرح دهید. سپس از شما می پرسند وظیفه /Task شما در آن موقعیت چه بود؟ چه عملی انجام دادید؟ action و چه نتیجه ای حاصل شد؟ result
از آنجا که مصاحبه کنندگان حرفه ای از رفتار گذشته شما، رفتار آینده شما را پیش بینی می کنند این سوالات را ممکن است چندین بار در طول مصاحبه به طرق مختلف تکرار کنند حتی ممکن است شما را به کانون های ارزیابی ببرند که در آن نقشی را به طور فرضی ایفا کنید یا شما را در یک آزمون قضاوت موقعیتی قرار دهند. این مجموعه ابزارهایی است که از آن استفاده می کنند بنابراین بهتر است از قبل خود را برای چنین سوالاتی آماده کنید. چند سناریو با جستجو در خاطرات شغلی یا دانشگاهی خود پیدا کنید. روی تکنیک های حل مسأله مطالعه و تمرین کنید. برای خود مسائلی را طراحی و حل کنید. درست مثل آمادگی برای آزمون ریاضی.
ممکن است برخی از کارفرمایان از شما آزمون هوش یا تست روانسنجی بگیرند. در مورد آزمونهای هوش حتما تمرین کنید. خوشبختانه آزمونهای فراوانی امروزه در دسترس هستند و با یک جستجوی ساده می توانید آنها را پیدا کنید. نگران تستهای روانسنجی نباشید. تاثیری در قبول یا رد شما نخواهند داشت بلکه مدل شخصیتی شما را نمایان می کنند و شناخت بیشتری از شما به کارفرما می دهند.
کارفرمایان برای برخی مشاغل تستهای فنی از شما می گیرند بنابراین بدیهی ست که نیاز است همواره تمرین داشته باشید تا بتوانید سربلند از آزمون بیرون بیایید. حتی اگر امروز فعالانه در جستجوی کار نیستید و مایل به جابجایی نمی باشید، توصیه می شود که سالی دو سه بار برای موقعیت های شغلی دیگر تقاضا دهید، چرا که ورزشی است برای جلوگیری از فسیل شدن شما در شغل فعلی و تمرینی است برای آگاهی یافتن از نیاز امروز بازار کار. چالشی است برای اینکه بدانید در چه مهارتهایی ضعف دارید تا تلاش کنید ضعف خود را مرتفع سازید. چه بسا که همین تلاش به ارتقای شما در شغل فعلی بیانجامد. همواره جستجوگر و پرسشگر باشید. موقعیت های اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و سایر جریانها همواره روی بازارکار تاثیر گذارند. چرا از آن غافل بمانیم؟
امروزه نه سازمانها می خواهند افراد را برای مدت نزدیک سی سال نگه دارند و نه افراد تمایل دارند در یک محیط بمانند و درجا بزنند. همواره تغییر محیط کاری منجر به یادگیری مهارتهایی می شود که در صورت سکون و به حاشیه امن فرو رفتن این فرصت را از تلاش گران می گیرد. همیشه و در هر سنی در جستجوی تجارب جدید باشید و employability خود را حفظ کنید. فاصله گرفتن از محیط حرفه ای باعث از دست رفتن مهارت ها شده و در نتیجه موجب کاهش جذابیت شما در جنگ استعدادها به عنوان یک جنگجو خواهد شد.