تکنیک های مصاحبه شغلی

انواع مصاحبه‌ی شغلی (قسمت اول)

مصاحبه‌ی رفتارسنجی؛ تعاریف و تکنیک‌ها

شما بعنوان یک مدیر منابع انسانی،هنگام دعوت افراد برای مصاحبه‌ی شغلی لازم است نسبت به رفتار آنها آگاه باشید تا بتوانید آنها را ابتدا در جلسه‌ی مصاحبه و بعدها در محیط کار اداره کنید. کارفرمایان از این نوع مصاحبه استفاده می‌کنند تا از نحوه‌ی مدیریت شرایط خاص در محل کار مطلع شوند. آنها طی مصاحبه امیدوارند شما علاوه بر نشان دادن مهارت‌ها و صلاحیت‌ها بتوانید شخصیت و رفتار خود را نیز در محیط کار نشان دهید.

برخلاف روش‌های سنتی مصاحبه‌های شغلی، پرسش‌های رفتار محور (رفتار سنج) بر آنچه در مشاغل قبلی انجام داده‌اید تمرکز دارند نه آنچه در موقعیت‌های فرضی انجام می‌دهید. طرفداران این سبک معتقدند رفتار گذشته‌ی شما بینشی نسبت به تصمیمات آینده‌ی شما ایجاد می‌کند.

توجه کنید؛ مصاحبه‌ کننده نمونه‌هایی از آنچه در یک شرایط خاص و چالش برانگیز اتفاق افتاده، آنچه شما انجام داده‌اید و چگونگی دستیابی به نتیجه‌ی مثبت را می‌خواهد بداند.

اقدامات لازم پیش از مصاحبه‌ی رفتارسنجی

برای اینکه بعنوان یک مصاحبه گرآماده‌ی انجام یک مصاحبه‌ی مبتنی بر رفتار باشید لازم است پیش از جلسه‌ی مصاحبه موارد زیر را بررسی کنید:

· از طریق بررسی رزومه‌ی داوطلب شغل، آگاهی هرچند اندکی نسبت به شخصی که قرار است با آن مواجه شوید پیدا کنید.

· با شناخت کافیِ لایه‌های اصلی شرکت خودتان آماده‌ی مواجهه و رفع نگرش‌های اشتباه نسبت به سازمانتان باشید

· تکنیک‌های لازم برای رویایی با پاسخ‌های نادرست مصاحبه شونده نسبت به پرسش‌های رفتاری و توجیه او را یاد بگیرید

نمونه سوالات مصاحبه‌ی سنجش رفتار

در مصاحبه‌های سنتی که مبتنی بر سنجش رفتار بود، سوالاتی مانند "موفقیت را چگونه تعریف می‌کنید؟" یا "چرا باید شما را استخدام کنیم؟" مطرح می‌شد در حالیکه فلسفه‌ی اصلی مصاحبه‌ی رفتارسنجی بر بررسی ویژگی‌های عملکرد شما در گذشته متمرکز است. بنابراین نمونه سوالات زیر می‌تواند پاسخگوی این هدف باشد.

· برایم مثالی بزنید از رفتار خودتان در شرایطی که نتوانستید با توجه به مهلت پروژه کار را تحویل دهید.

· درباره‌ی چالش برانگیزترین گزارشی که تاکنون به مدیریت ارائه کرده‌اید و ابعاد آن صحبت کنید.

· در نقش/شغل قبلی خود چه برداشتی از موفقیت داشته‌اید؟

تکنیک رفتارسنجی استار (STAR)

همانگونه که پیش تر اشاره شد در مصاحبه‌ی مبتنی بر رفتار هدف مصاحبه‌گر سنجش رفتار فرد در یک شرایط خاص در گذشته است نه شرایط فرضی در آینده. از این رو تکنیک استار روشی است که بر مبنای آن مصاحبه ‌گر به رفتار فرد در یک وضعیت خاص (Situation)، براساس وظیفه‌ای که داشته است (Task)، اقدامات مشخصی که انجام داده است (Action)، و نتایجی که حاصل شده است (Result) پی می‌برد. بر اساس هر کدام از این عناصر می‌بایست سوالاتی مرتبط از مصاحبه شونده پرسیده شود مانند:

· شرایط خاصی را که در آن قرار داشتید توصیف کنید؟ (وضعیت)

· شما به دنبال چه هدفی بودید؟ (وظیفه)

· چه اقداماتی برای مقابله با وضعیت موجود و رسیدن به هدف انجام دادید؟ (اقدامات)

· نتیجه‌ی اقدامات خود را شرح دهید؟ (نتیجه)

چند نکته‌ی مهم قابل توجه مصاحبه‌گران:

· پیش از دعوت فرد به مصاحبه، مکانی مناسب رزرو کنید.

· مصاحبه یک فرآیند دو طرفه است. پس تنها منتظر سورپرایز شدن نباشید بلکه مخاطب را با شرح ویژگی‌های شرکتتان شگفت زده کنید.

· زیر و بم رزومه‌ی متقاضی را درآورید.

· توضیحی اجمالی اما قابل فهم از فرآیند مصاحبه داشته باشید.

· سوالات اساسی بپرسید و به حاشیه نروید.

· از پاسخ‌های متقاضی یادداشت برداری کنید.

· زبان بدن بدانید و نسبت به حرکات مخاطب خود هوشیار باشید.

انواع مصاحبه‌ی شغلی (قسمت دوم)

مصاحبه‌ی تخصصی؛ تعاریف و تکنیک‌ها

مصاحبه‌ی تخصصی (مبتنی بر شایستگی) مصاحبه‌ای است که اغلب برای ارزیابی صلاحیت‌های اصلی یک داوطلب در یک شغل تخصصی مورد استفاده قرار می‌گیرد. به ویژه هنگامی که انتخاب آن براساس شایستگی فنی دشوار باشد. در این گونه مصاحبه بیش از آنکه تجربه‌ی فرد در گذشته به کمک مصاحبه‌گر بیاید، دانش و تخصص و درک او از توانایی‌هایش کاربرد دارد.

تکنیک SOARA (سورا) تکنیکی است که ممکن است برخی از شما قبلا با آن روبرو شده باشید اما در سراسر دنیا به ویژه استرالیا برای مصاحبه‌ی فارغ التحصیلان رشته‌های تخصصی استفاده می‌شود. این تکنیک در برگیرنده‌ی موارد زیر است.

· وضعیت (Situation)

· هدف (Objective)

· اقدام (Action)

· نتایج (Results)

· پیامدهای بعدی (Aftermath)

مصاحبه کنندگان، این روش را برای جمع‌آوری تمام اطلاعات مربوط به یک توانایی خاص که شغل نیاز دارد، استفاده می‌کنند. هنگامی که شما درک درستی از ساختار این روش داشته باشید می‌توانید سوالات ساختارمند و هدفمندی ارائه کنید و منتظر جواب‌هایی که می‌خواهید باشید. البته در این روش محتوایی که ارائه می‌شود بیش از ساختار پادشاهی می‌کند!

در اینجا قصد داریم تکنیکی را برای ساختار پاسخ‌های مصاحبه‌ با شما در میان بگذاریم. به شکلی که در یک مصاحبه‌ی مبتنی بر شایستگی به شما کمک می‌کند به بالاترین امتیازات فنی برسید.

اجزای تکنیک SOARA

وضعیت: براساس این جزء، باید از متقاضی بخواهید چالشی را که اخیرا با آن دسته و پنجه نرم کرده است به طور کامل شرح دهد.

صحنه‌ای که مصاحبه شونده قصد ترسیم آن را دارد تجسم کنید و از شفاف بودن اطلاعاتی که ارائه می‌دهد اطمینان حاصل کنید. برای مثال پاسخ باید چنین باشد:

"من بعنوان مدیر شرکت X کار می‌کردم و با افزایش ترک خدمت کارکنان حجم کار ما به طور قابل توجهی افزایش یافت. این امر باعث کاهش روحیه کارکنان و کارایی آنان شد. این همان موقعیت قابل درکی است که کارفرما برای یک شغل تخصصی می‌خواهد."

هدف: براساس این جزء از متقاضی بخواهید توضیح دهد از این وضعیت به دنبال چه چیزی بوده؟ آیا هدف توسط یک مدیر خط به او محول شده یا در نتیجه‌ی تفکرات خودش شکل گرفته؟ به دنبال مثال قبلی، پاسخ باید چنین باشد:

"من نگران بودم که به دلیل فشار روانی بالا و حجم کار شاهد ترک خدمت بیشتری باشیم درحالیکه اضافه کاری توسط مدیر خط بمن پیشنهاد شده بود اما به نظر نمی‌رسید بتواند حلال این مشکل باشد. من تصمیم گرفتم راه حلی پیدا کنم که منجر به افزایش روحیه، راندمان و پوشش دادن کارهای عقب افتاده شود."

اقدام: براساس این جزء مصاحبه‌گر می‌خواهد بداند نهایتا متقاضی چه کاری انجام داده و چرا آن کار را انجام داده؟

اگر متقاضی بگوید همه‌ی ما برای جبران کارهای عقب افتاده بسیار سخت کارکردیم و خودبخود روحیه‌مان افزایش یافت! این یک پاسخ ضعیف است و قطعا نمی‌تواند مصاحبه‌گر را برای قرار دادن شما در یک نقش تخصصی قانع کند. بخصوص در شرایط فعلی که فارغ‌التحصیلان در یک رقابت سخت برای اخذ یک شغل تخصصی هستند. این یک نمونه‌ی خوب از یک پاسخ قوی است:

"من طی مشورت با مدیر خط به این نتیجه رسیدم یک جلسه‌ی طوفان فکری با همکارانم تشکیل دهم تا به یک طراحی خوب از یک برنامه‌ی کاربردی برسیم. طی جلسه مشخص شد پیشنهاد اضافه‌کاری در شرایطی که حجم کارها برای افراد مختلف متفاوت بود نمی‌توانست عادلانه باشد. با توجه به این بازخورد تلاش کردم یک انگیزه‌ی مالی هدفمند متناسب با استانداردها و براساس عملکرد افراد برایشان ایجاد کنم."

نتایج: براساس این جزء از متقاضی بخواهید نتیجه‌ی اقدامات خود را شرح دهد. اینکه آیا موفق شده به اهدافش پاسخ دهد یا خیر؟

اغلب اوقات نامزدها نمی‌توانند از این گام فراتر روند و نتیجه‌ی اقداماتش را شرح دهند. چرا که رسیدن به این مرحله برای متقاضیان شغلی یک مزیت رقابتی است که آنها را در مقایسه با سایر متقاضیان پیش می‌اندازد. به عبارت دیگر در هر مرحله از تکنیک SOARA متقاضیان فیلتر می‌شوند و انتخاب از میان آنها برای مصاحبه‌گر در مراحل پایانی راحت‌تر است. پاسخ به این سوال طبق مثال ما می‌تواند چنین باشد:

"به دنبال پیاده سازی یک انگیزاننده‌ی مالی هدفمند، تمام کارهای عقب افتاده طی دو هفته انجام شد، روحیه کارکنان بلافاصله افزایش یافت و به دنبال آن کارایی نیز به میزان 50% افزایش یافت."

پیامدهای بعدی (دست‌آورد): براساس این جزء از متقاضی بخواهید آنچه از این تجربه آموخته و استفاده‌ای که از آن کرده را برایتان شرح دهد. این نمونه‌ای از یک پاسخ عالی است:

"لازم بود ما اهداف دقیق تری در مورد برنامه‌ی توسعه‌ی خود تنظیم کنیم. هرچند این طرح موجب شد کارهای عقب افتاده طی دو هفته جبران شود اما ما از ابتدا هدف دو هفته‌ای تعیین نکرده بودیم یا به یک پاداش پارامتریک (معیارمحور) نرسیده بودیم و برای بررسی میزان پیشرفت خود تاریخ مشخص نکرده بودیم. پس از گذر از این بحران نسبت به تعیین معیارهای مشخص برای برنامه‌ی انگیزشی مالی و همچنین تعیین زمان معین جهت ارزیابی عملکرد، اندازه‌گیری میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف اقدام کردیم."

سخن آخر

دقت کنید در ساختار گم نشوید. با آن بازی کنید و بالا و پایینش کنید اما مطمئن شوید همه‌ی نکات را پوشش داداه‌اید. سعی کنید طی مصاحبه صدایتان یکنواخت نباشد و فراز و فرود و انتقال حس را در نقاط مناسب رعایت کنید. به عبارت دیگر ربات مصاحبه‌گر نباشید!