سیستم 5S که در کشور ما با نام نظام آراستگی محیط کار شناخته می‌شود شامل مرتب سازی (Sort)، پالایش (Straighten)، پاکیزگی (Shine)، استانداردسازی (Standardize) و انضباط (Sustain) مدت هاست که از طریق مرتب سازی و هماهنگی به دنبال پیدا کردن کارایی است. این سیستم در فضاهای تولیدی که دقت بالایی لازم دارد شروع شده است. آشفتگی و بی نظمی موجب عدم اعتماد به نفس می شود زیرا ممکن است باعث ایجاد خطا و تاخیر شده و از این طریق باعث بر هم زدن و کاهش تأثیر و تمرکز شخصی شود. سیستم 5S ابتدا از خطوط تولید و مونتاژ اتومبیل، حوزه های عملیاتی، کارخانه های تولید محصولات نیمه هادی و جاهایی که وجود 5S معقول به نظر می‌رسد شروع شد اما بعد به داخل اتاقک های اداری کشیده شده، جایی که مطالعه زیر نشان داده خیلی در آن کارساز نیست.
این روزها بحث 5S در خیلی از ادارات دولتی و شرکتها داغ بوده و فعالیت های آن به صورت مداوم و مستمر در حال انجام هست. مثل تمام مباحث و موضوعاتی که از کشورهای توسعه یافته وارد کشور ما می‌شود اما قبل از اجرای آن باید به این موضوع توجه کنیم که آیا 5S لازم است در تمام و انواع محیط های کاری اعمال شده و استفاده از آن به بهبود فضای کاری و روند بهینه سازی کار کمک میکند یا خیر؟
مقاله حاضر برگرفته از کتاب (Messy: the power of disorder to transform our lives) نوشته Tim Harford هست که در آن با اشاره به آزمایشهای انجام شده به عدم موفقیت 5S در محیطهای اداری میپردازد.
امروزه استادان مدیریت، محیط‌ها و اتاق‌های اداری جمع و جور و راحت را مورد تحسین قرار می‌دهند. اما در این دیدگاه ممکن است یک اشتباه ساده مشاهده شود. در سال 2010، دو روانشناس با نام‌های Alex Haslam و Craig Knight از دانشگاه اکستر (University of Exeter) انگلستان، فضاهای اداری ساده‌ای را طراحی و تنظیم کردند. سپس این دو روانشناس به آزمایشی پرداختند که در آن به افراد اجازه داده میشد که در این محیط‌ها یک ساعت را صرف فعالیتهای اداری مثل چک کردن اسناد اداری کنند. این ایده از آنجا نشأت گرفت که ببینند چطور محیط اداری روی میزان عملکرد افراد تاثیر می‌گذارد و مردم چه احساسی در خصوص آن دارند. آنها آزمایش خود را در چهار نوع محیط و فضای کاری انجام دادند.
اولین فضا، یک فضای اداری جمع و جور با یک فضای تقریباً خالی با یک صندلی چرخان، یک میز خالی، یک کاغذ و یک مداد بود. خیلی سریع مشخص شد که این نوع فضای کاری احساس ظلم و بی عدالتی برای افراد ایجاد میکند. یکی از شرکتکنندگان در آزمایش اذعان داشت که فضا، فضای نمایشی بوده و در هیچ جا چیزی وجود نداشته است. این شرکت کننده اضافه میکند که این فضا، فضایی نبوده که شما بتوانید استراحت کنید و آرامش داشته باشید. شاید این همان ویژگی باشد که هواداران مرتب بودن دفاتر از آن انتظار دارند. یعنی فضا فقط فضای کار کردن باشد.
دفتر کاری دوم، دفتری جمع و جور، تزئین شده با عناصر دکوراسیون بود. روی دیوار عکسهایی نزدیک از گیاهان آویزان کردند. همچنین چندین گلدان هم وجود داشت. چنین فضایی نیز افراد را جذب خود نکرد.
فضای کاری سوم، در واقع همان عناصر دکوراسیون دفتر کاری دوم را داشت با این تفاوت که چه کسی برای محل و شکل‌گیری عناصر دکوراسیونی در اتاق تصمیم می گیرد؟ در این دفتر از شرکتکنندگان دعوت شدند که وقت خود را برای تنظیم دکوراسیون صرف کنند با استفاده از وسایلی که آنها را مناسب اتاق خود می‌دیدند آنها حتی می‌توانستند درخواست کنند که همه آنها برداشته شود. دفتر می توانست خالی باشد یا دکوراسیون یا چیزهای دیگری داشته باشد مهم این بود که شخصی که در آن دفتر کار می کند این را انتخاب کند. این دفتر موفقترین فضای اداری لقب گرفت.
مورد پایانی، که منفورترین محیط لقب گرفت فضای کاری بود در آن آزمایشگران از شرکتکنندگان خواستند بنا به انتخاب خودشان جای عناصر دکوراسیونی مثل گلدان ها و تابلوها را به هر کجا که میخواستند تغییر دهند. بعد از اتمام کار آزمایشگران وسایل را به همان جای اولیه آنها برگرداندند و شروع به چیدمان مجدد کردند به طوری که وضعیت اتاق به فضای کاری دوم شباهت پیدا کرد. آنها این فضای اداری را دفتر محروم نامیدند. یکی از شرکت کنندگان اذعان داشته بود که زمانیکه با فضای جدید روبرو شده است در حدی ناراحت بوده که خواسته است با آزمایشگران درگیر شود.
دفتری که توسط خود افراد و سلیقه آنها تجهیز شده بود یک موفقیت بزرگ به شمار می‌آمد. مردم در فضای کاری سوم که توسط خودشان برای نحوه چیدمان و دکوراسیون تصمیمگیری شده بود،30 درصد بیشتر از جایی که دفتر جمع و جور و خالی بود و 15 درصد بیشتر از دفتری که توسط آزمایشگران با عناصر دکوراسیونی تجهیز شده بودند، کار انجام دادند. در دفتری که توسط خود افراد و سلیقه آنها تجهیز شده بود، کاری که توسط چهار نفر انجام میشد، با سه نفر انجام شد و در واقع بهره وری افزایش پیدا کرد.
دو محقق، Haslam و Knight با طیف وسیعی از سوالات از شرکت کنندگان خواستند که دفاتر مذکور را رتبه بندی کنند. شرکتکنندگان دوستدار دفتری بودند که توسط خود افراد چیدمان و تجهیز شده بودند. آنها از احساس خستگی و گرمای شدید در دفاتر خالی و محروم از عناصر دکوراسیونی شکایت داشتند. آنها اظهار داشتند که اگر دفتر کار خود را دوست نداشته باشند، کاری را که انجام می‌دهند را نیز دوست ندارند.
برخلاف اعتقاد Kyocera یا Le Corbosier (بنیانگذاران 5S)، طراحی محیطهای فیزیکی قطعاً مهم است و استفاده از عناصر دکوراسیونی مانند تصاویر و گیاهان، کارمندان را به سمت خوشحالی و سود دهی سوق می‌دهند اما بیشتر از طراحی محیط کار، مهم این است که چه کسی آن را طراحی می کند. بر اساس آزمایشها بهترین گزینه این بود که اجازه دهند که خود کارگر یا کارمند محیط کاری‌اش را طراحی کند.
روانشناس Robert Sommer از دانشگاه کالیفرنیا سالها روی فضای معماری نرم (فضاهایی که مردم می توانند تغییر دهند) و فضای معماری سخت (آنهایی که مردم نمی توانند تغییر دهند) زمان صرف کرده است. محیط های سخت جاهایی هستند که پنجره ها باز نمی شوند، نور یا وسایل تهویه تغییر نمی‌کند، صندلی ها به کف زمین جوش خورده اند (زندان یک مثال بارز از محیطهای سخت است). متاسفانه این محیط های زندان وار در مدارس، محیط های عمومی و ادارات گسترش یافته‌اند. این روانشناس مکرراً در آزمایشهای خود به این نتیجه رسیده است که آزادی‌های نه چندان جدی مثل حق نقاشی کردن دیوار خود به افراد کمک می کند تا فضای شخصی خود را تعریف و ایجاد کنند و این مردم را خوشحالتر کرده و سود دهی آنها را بالاتر می برد.
مطالعات دیگری در در مرکز پزشکی Virginia Mason در سیاتل نشان داده است که قوانین 5S نتوانسته در این مرکز پزشکی هم اقبال خوبی داشته باشد. در این مرکز دکترها و پرستارها گوشیهای پزشکی (Stethoscope) خود را به جا لباسی آویزان می‌کردند اما مدیریت جهت برقراری 5S با یک ابزار قوی تر وارد شد. کشوهایی تعبیه کرد که روی آنها نوشته شده بود: گوشیهای پزشکی. اما همچنان گوشیها به جا لباسی آویزان میشدند. فکر می کنید مرحله بعد تصمیمگیری ناظران 5S چه بود؟ آنها جا لباسی‌ها را حذف کردند تا پزشکان و پرستاران به اجبار گوشیهای خود را داخل کشوها بگذارند.
در یک آژانس مالیاتی کارمندان مجبور شدند که عکسهای خانوادگی را از روی میزها جمع کنند. در یک شرکت دیگر به نام BHP Billiton به کارمندان دستور داده شد که بر اساس یک دستور العمل 12 صفحهای میزهای خود را تمیز کنند. میز تمیز عبارت بود از اینکه فقط مانیتورها، صفحه کلید، موس، موس پد، گوشی تلفن، هدفون، یک قاب عکس A5 و سایر ابزار ارگونومی نظیر (جاپایی و ...) وجود داشته باشد. اگر شما مثلاً بخواهید یک قاب تقدیرنامه اضافه کنید امکان پذیر هست اما بایستی قاب عکس موجود قبلی روی میز را حذف کنید. همچنین داشتن گیاه ممنوع است!
با تمام این اوصاف متاسفانه تب 5S جهانی شده است و اعمال اشتباه آن بدون مطالعه و تحقیق‌های بروز شده ممکن است بجای کمک کردن به بهبود فضاهای کاری و عملکرد کارمندان نتیجه‌ای عکس داشته باشد.
نویسنده: داوود نادری
