مدیریت دانش (Knowledge Management - KM) به عنوان یکی از مفاهیم کلیدی برای سازمان‌هایی که به دنبال بهره‌گیری از توانمندی‌های فکری و تجربیات جمعی خود هستند، به شدت مورد توجه قرار گرفته است. مشاوران مدیریت دانش به عنوان افراد متخصص در این زمینه، اغلب سازمان‌ها را در پیاده‌سازی استراتژی‌های دانش و بهبود فرآیندهای مرتبط با آن یاری می‌دهند. اما در کنار توصیه‌های آشکاری که این مشاوران ارائه می‌کنند، نکات و حقایقی وجود دارد که ممکن است از دید سازمان‌ها پنهان بماند. این مقاله به بررسی برخی از این واقعیت‌ها و حقایقی می‌پردازد که مشاوران مدیریت دانش می‌دانند، اما ممکن است آن‌ها را به شما نگویند.
۱. مدیریت دانش همیشه به فناوری وابسته نیست
یکی از مفاهیمی که مشاوران مدیریت دانش به طور مستقیم یا غیرمستقیم تبلیغ می‌کنند، اهمیت ابزارهای فناورانه مانند سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS) یا پلتفرم‌های همکاری دیجیتال است. این ابزارها به طور قطع می‌توانند نقش مهمی در مدیریت دانش داشته باشند، اما حقیقت این است که مدیریت دانش بیش از آنکه به فناوری وابسته باشد، به انسان‌ها و فرآیندهای فرهنگی وابسته است. مشاوران ممکن است به دلایل تجاری یا فنی، بر فناوری تأکید کنند، اما چیزی که اغلب کمتر به آن اشاره می‌شود، این است که بدون فرهنگ قوی اشتراک‌گذاری دانش، هیچ ابزاری نمی‌تواند به موفقیت مدیریت دانش کمک کند.
۲. دانش واقعی در تعاملات غیررسمی شکل می‌گیرد
مشاوران مدیریت دانش اغلب بر ساختارها و فرآیندهای رسمی تمرکز می‌کنند، از جلسات رسمی گرفته تا پلتفرم‌های ثبت دانش. اما چیزی که آن‌ها ممکن است به شما نگویند، این است که بخش زیادی از دانش واقعی در تعاملات غیررسمی میان کارکنان به دست می‌آید. مکالمات در راهرو، بحث‌های غیررسمی بین تیم‌ها، و تجربه‌های روزمره می‌توانند منبع عظیمی از دانش ضمنی باشند. این تعاملات اغلب نادیده گرفته می‌شوند، زیرا قابل مستندسازی یا مدیریت از طریق ابزارهای سنتی نیستند.
۳. همه دانش‌ها ارزش یکسانی ندارند
مشاوران ممکن است شما را تشویق کنند که تمام دانش‌های موجود در سازمان را جمع‌آوری و مدیریت کنید. اما حقیقت این است که همه دانش‌ها ارزش یکسانی برای سازمان ندارند. برخی دانش‌ها بسیار کاربردی و حیاتی هستند، در حالی که برخی دیگر ممکن است تاریخ‌گذشته یا بی‌اهمیت باشند. این‌جاست که مشاوران کمتر به ارزش‌گذاری دانش اشاره می‌کنند. شناسایی دانش‌های کلیدی و تفکیک آن‌ها از دانش‌های کم اهمیت، یکی از مواردی است که باید به آن توجه شود.
۴. مقاومت کارکنان در برابر اشتراک‌گذاری دانش طبیعی است
در دنیای مشاوره، مشاوران ممکن است از لزوم اشتراک‌گذاری دانش توسط کارکنان صحبت کنند و راهکارهایی برای تسهیل این امر ارائه دهند. اما آنچه که مشاوران ممکن است نادیده بگیرند، این است که مقاومت کارکنان در برابر اشتراک‌گذاری دانش یک پدیده طبیعی و گسترده است. دلایلی مانند ترس از از دست دادن موقعیت شغلی، عدم اعتماد به همکاران، و نگرانی از اینکه اشتراک‌گذاری دانش ممکن است به دیگران کمک کند تا آن‌ها را پشت سر بگذارند، معمولاً در کارکنان وجود دارد. مقابله با این مقاومت نیازمند مدیریت احساسی و فرهنگی، نه صرفاً تکنیکی، است.
۵. پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش زمان‌بر است
بسیاری از مشاوران مدیریت دانش تلاش می‌کنند تا سازمان‌ها را متقاعد کنند که با اجرای سریع ابزارها و فرآیندها می‌توان به موفقیت دست یافت. اما حقیقت این است که مدیریت دانش یک فرآیند بلندمدت است که نیاز به زمان و تلاش مداوم دارد. ایجاد فرهنگ اشتراک دانش، مستندسازی دانش‌های کلیدی، و ایجاد اعتماد میان کارکنان مسائلی نیستند که به سرعت قابل حل باشند. مشاوران ممکن است به این مسئله اشاره نکنند، زیرا ممکن است سازمان‌ها از زمان‌بر بودن فرآیند ناراضی شوند.
۶. چالش‌های فرهنگی بزرگ‌ترین مانع هستند
مشاوران مدیریت دانش اغلب بر فرآیندها و فناوری‌ها تأکید می‌کنند، اما آنچه که معمولاً در بحث‌های آن‌ها کمتر به چشم می‌آید، نقش پررنگ فرهنگ سازمانی در موفقیت یا شکست مدیریت دانش است. فرهنگ‌های سازمانی که بر رقابت داخلی، فردگرایی یا عدم اعتماد تأکید دارند، به‌طور طبیعی با چالش‌های بزرگی در پیاده‌سازی مدیریت دانش مواجه می‌شوند. تغییرات فرهنگی برای مدیریت دانش حیاتی است، اما اغلب این موضوع در اولویت پایین‌تری نسبت به فناوری و ابزارها قرار می‌گیرد.
۷. حفظ دانش ضمنی تقریباً غیرممکن است
مشاوران ممکن است به شما توصیه کنند که تمام دانش‌های سازمانی را مستندسازی کنید، اما آنچه آن‌ها ممکن است نادیده بگیرند، این است که بخش عظیمی از دانش، به‌ویژه دانش ضمنی که از تجربیات شخصی و شهودی به دست می‌آید، عملاً غیرقابل مستندسازی است. این دانش در قالب تجربیات روزمره و تصمیم‌گیری‌های فردی باقی می‌ماند و انتقال آن به شکل‌های مستند بسیار دشوار است. مشاوران ممکن است بر ابزارها و فرآیندها برای مستندسازی دانش تأکید کنند، اما هرگز نمی‌توان تمام دانش ضمنی را به شکل مکتوب درآورد.
۸. شکست‌های مدیریت دانش بیشتر از آن چیزی است که فکر می‌کنید
در جلسات مشاوره، مشاوران مدیریت دانش اغلب از موفقیت‌های خود در پروژه‌های قبلی صحبت می‌کنند. اما آنچه آن‌ها به ندرت به آن اشاره می‌کنند، تعداد بالای پروژه‌های شکست خورده است. بسیاری از پروژه‌های مدیریت دانش به دلایلی مانند مقاومت فرهنگی، نبود حمایت از سوی مدیران ارشد، یا استفاده نامناسب از ابزارهای فناوری، شکست می‌خورند. این آمارهای شکست به ندرت مطرح می‌شوند، زیرا بر اعتبار مشاوران تأثیر منفی می‌گذارد.
۹. دانش سازمانی به سرعت قدیمی می‌شود
مشاوران مدیریت دانش ممکن است تأکید زیادی بر حفظ و ذخیره‌سازی دانش موجود داشته باشند. اما چیزی که به ندرت مورد بحث قرار می‌گیرد، این است که دانش سازمانی به سرعت قدیمی می‌شود. فناوری‌ها، بازارها، و نیازهای مشتریان به طور مداوم در حال تغییر هستند، و دانشی که امروز مفید است، ممکن است فردا کاملاً بی‌ارزش باشد. مدیریت دانش باید به‌طور مداوم با این تغییرات همگام شود و فرآیندهایی برای به‌روزرسانی دانش‌های سازمانی وجود داشته باشد.
۱۰. اهمیت دانش فراموش شده
یکی از مواردی که مشاوران مدیریت دانش کمتر به آن اشاره می‌کنند، اهمیت دانش فراموش شده است. بسیاری از سازمان‌ها در گذر زمان دانش‌هایی را از دست می‌دهند که می‌تواند در آینده به آن‌ها کمک کند. این دانش‌های از دست رفته معمولاً در ذهن کارکنان سابق یا در اسناد قدیمی سازمان قرار دارد که دیگر به آن‌ها توجه نمی‌شود. اما شناسایی و بازگرداندن این دانش‌ها می‌تواند در شرایط بحرانی به سازمان‌ها کمک کند.
نتیجه‌گیری
مشاوران مدیریت دانش ممکن است به شما کمک کنند تا فرآیندها و ابزارهایی را برای مدیریت دانش در سازمان خود پیاده‌سازی کنید، اما آن‌ها همیشه تمام حقایق را با شما در میان نمی‌گذارند. درک عمیق‌تر از واقعیت‌های مدیریت دانش، از جمله چالش‌های فرهنگی، پیچیدگی‌های دانش ضمنی، و نیاز به زمان و تلاش مداوم، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا انتظارات واقعی‌تری از این فرآیند داشته باشند و با دیدگاه بهتری به موفقیت دست یابند.
حمید رهام
برای خواندن مطالب بیشتر در مورد مدیریت دانش، به سایت www.vidamanagers.com مراجعه نمایید.
مطالب مرتبط:
ادغام مدیریت دانش در فرآیندهای سازمان
عوامل شکست پروژه‌های مدیریت دانش
