در پروژه های ساختمانی، تصمیم های مالی باید سریع و دقیق گرفته شوند. اگر گزارشات مالی دیر آماده شوند یا ناقص باشند، ممکن است پروژه را وارد مسیر اشتباهی کند. گزارش گیری سریع یعنی دسترسی به اطلاعات درست، در زمانی کوتاه.
در ادامه چند تکنیک کاربردی برای سریع تر و دقیق تر کردن گزارش های مالی را می خوانید:
بزرگترین عامل کندی در گزارشگیری، ثبت نامنظم اطلاعات است. اگر هزینه ها به صورت روزانه ثبت شوند، در پایان هفته یا ماه نیازی به جمع آوری پراکنده اطلاعات نخواهید داشت.
ثبت روزانه باعث می شود که گزارش گیری فقط در حد چند کلیک زمان ببرد، نه چند ساعت برای بررسی فاکتورها و تهیه گزارش.
اگر چند پروژه را به صورت هم زمان اجرا کرده باشید، حتماً حساب و هزینه های هر پروژه را جدا ثبت کنید. ترکیب اطلاعات چند پروژه، گزارش ها را مبهم و زمان بر می کند و احتمال خطا را افزایش می دهد.
تفکیک دقیق پروژه ها از هم باعث مشخص شدن این که:
کدام پروژه سودده است
کدام پروژه از بودجه خارج شده
شود.
گزارش گیری دستی زمان بر و پر از خطا است. ابزارهای مدیریت مالی پروژه محور مثل ابنیه سافت این امکان را می دهند که با یک داشبورد آماده وضعیت هزینه ها، درآمد و سود هر پروژه را در لحظه مشاهده کنید.
وقتی دادهها از قبل ساختاربندی شده و آماده باشند، گزارش گیری فقط استخراج اطلاعات از کلی داده متفرقه و غلط نیست، بلکه گزارش گیری از داده های درست است.
برای گزارش سریع، باید بدانید که دقیقاً دنبال چه هستید.
چند شاخص مهم:
درصد پیشرفت مالی پروژه
میزان انحراف از بودجه
سودهای پیش بینی شده
جریان نقدی ماهانه
وقتی این شاخص ها مشخص باشند، گزارشات سریع و هدفمند آماده میشوند.
به جای گزارش های طولانی و دیرهنگام، گزارشات کوتاه هفتگی تهیه کنید. این کار هم سرعت تصمیم گیری را بالا می برد و هم از بروز بحران های مالی و اقتصادی جلوگیری می کند.
گزارش گیری سریع مالی نتیجه نظم در ثبت اطلاعات، تفکیک پروژه ها از یکدیگر، استفاده از ابزار مناسب و تمرکز بر شاخص های کلیدی است.
هرچه اطلاعات شفاف تر و به موقع تر باشند، مدیریت پروژه حرفه ای تر و راحت تر خواهد بود.
