در دنیای امروزه به قدری ثبت اطلاعات مهم است که کوچکترین تغییرات را هم نباید نادیده گرفت از این رو به جای حساب کتاب‌های دفتری و یا استفاده از اکسل، از نرم افزارهای حسابداری استفاده می‌شود. شناخت موارد مورد نیاز برای تهیه نرم افزارهای حسابداری کمک می‌کند تا بهترین انتخاب را داشته باشیم. در ادامه بیشتر با بهترین نرم افزار حسابداری و هزینه آن آشنا می‌شویم. در این مقاله با انواع نرم افزارها در دسته های مختلف و نرم افزارهای حسابداری آنلاین، ابری و تحت وب آشنا خواهیم شد.
تاریخچه نرم افزار حسابداری
پس از پیدایش کامپیوتر و شکل گرفتن انقلاب صنعتی به مرور اهمیت ثبت اطلاعات و داده‌ها بیشتر شد از این‌رو به تدریج علم حسابداری شکل گسترده‌تری به خود گرفت و به صورت نرم افزار در آمد. دقیقا نمی‌توان گفت چه کسی یا کسانی در پیدایش نرم افزار حسابداری نقش داشته‌اند اما از دهه 60 به تدریج در ایران نرم افزار حسابداری باب شد که در ابتدا صنایع بزرگ مانند کارخانجات، فروشگاه‌ها و … به آن روی آوردند اما به تدریج استفاده از نرم افزار حسابداری گسترش یافت طوری که امروزه حتی در کسب و کارهای کوچک نیز از نرم افزار حسابداری استفاده می‌شود. یکی از قابلیت‌های خوب نرم افزارهای حسابداری، اعمال تغییرات و اضافه کردن اطلاعات است و در چند کسری از ثانیه می‌توان خروجی‌های مختلفی از آن گرفت.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری مالی به قدری گسترده است که دانستن یک یا چند مورد از آن‌ها کمک می‌کند تا با دید بهتر و بازتر به سمت نرم افزارهای‌های حسابداری برویم و تمایل به استفاده از آن‌ها افزایش یابد. مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری عبارتند از:
افزایش دقت و تمرکز
با افزایش دقت خطاهای انسانی کاهش یافته و باعث می‌شود آمار دقیق‌تری از کسب و کار، میزان فروش، حقوق نیروی انسانی و … داشته باشید.
افزایش سرعت انجام کار
کاهش زمان انجام کار یکی از مزایای نرم افزار حسابداری است که می‌توان زمان ذخیره شده را برای انجام کارهای دیگر و بهبود کسب و کار استفاده کرد.
به روز بودن اطلاعات مالی
برای تغییر این متن بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید. لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است.
فهرست دسترسی
اکثر نرم افزارهای حسابداری به گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوانید با یک کلیک اطلاعات لازم را یکجا مشاهده کنید.
با شناخت موارد مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری خواهید توانست بهترین نرم افزار حسابداری را انتخاب کرده و خریداری نمایید.
هر کسب کار کوچک تا بزرگی که راه اندازی می‌شود باید به نرم افزار حسابداری دسترسی داشته باشد. هفت مورد از مهم‌ترین علت نیازمندی کسب و کارها به نرم افزار در ادامه بیان شده است:
1. افزایش یافتن احتمال موفقیت
در کنار تمام عواملی که باعث موفقیت یک کسب و کار می‌شوند اهمیت نرم افزار حسابداری را نمی‌توان نادیده گرفت زیرا با وارد کردن اطلاعات مالی از همان ابتدا و با گسترش یافتن تدریجی کسب و کار می‌توان مسائل و اطلاعات مالی را دسته بندی کرد تا بتوان به سادگی به اطلاعات اقتصادی یک واحد دسترسی داشت و از آشفتگی و هرج و مرج جلوگیری کرد.
2. رشد کردن کسب وکار
پس از راه اندازی کسب و کار و گسترش یافتن آن، حساب‌های مالی متعدد شده و نگهداری تمام اطلاعات سخت می‌شود که با کمک نرم افزار حسابداری می‌توان مجموعه بزرگی از انواع اطلاعات را یکجا داشت تا مدیریت زمان و پول به خوبی انجام شود.
3. یافتن اطلاعات مهم در لحظه
برای پیدا کردن اطلاعات و ریز جزئیات آن باید سرعت عمل داشت که از طریق نرم افزار حسابداری می‌توان اطلاعات لازم را یکجا دریافت کرد و حتی در صورت لزوم پرینت تهیه کرد.
4. پیچیده شدن سیستم‌ها
با رونق کسب و کار سیستم‌ها نیز پیچیده‌تر خواهند شد که سرعت کار را پایین می‌آورد از این رو با کمک نرم افزار حسابداری می‌توان سیستم‌های ساده‌تر و مناسب‌تر را پیاده کرد.
5. رعایت تمام قوانین
در حسابداری بسیار مهم است که تمام قوانین برای تمام عملیات حسابداری رعایت شود که با محاسبات کاغذی یا اکسل چنین عملی امکان پذیر نیست از این رو باید کسب و کارها از بهترین نرم افزارهای حسابداری استفاده کنند.
6. ساده کردن عملیات
همیشه یک یا مورد از مسائل مالی شامل حسابداری نمی‌شوند بلکه اطلاعات متعدد باید یکپارچه شده تا عملیات ساده انجام شود که از طریق نرم افزار حسابداری امکان پذیر است.
7.صرفه جویی در وقت
با محاسبات سریع عملیات حسابداری و به دست آوردن اطلاعات در اسرع وقت، عملیات حسابداری در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌شود و در وقت صرفه جویی می‌شود.
نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار با توجه به نوع کسب و کار طراحی و تنظیم شده‌اند که در ادامه به انواع نرم افزارهای حسابداری اشاره می‌شود:
شرکت‌ها بسیار متنوع هستند و هر کدام با توجه به نوع کارکرد خود نیاز به نرم افزار حسابداری شرکتی مخصوص دارند که عبارتند از:
نرم افزار حسابداری بازرگانی
نرم افزار حسابداری بازرگانی برای موارد مختلفی همچون ارزیابی موجودی کالاها در انبار، تفکیک دسترسی ریالی و تعدادی، درج اطلاعات کالا، ثبت تمام عملیات مالی و بانکی، ورود و خروج کالا و بهبود خدمات پس از فروش استفاده می‌شود که می‌توان با استفاده از اطلاعات ورودی و خروجی میزان سود شرکت را افزایش داد.
نرم افزار حسابداری خدماتی
در قسمت خدماتی بسیار مهم است که بتوان اطلاعات مالی منسجم و گزارش‌های مربوط به فروش خدمات را دقیق و شفاف به دست آورد از این رو با استفاده از نرم افزارهای حسابداری خدماتی میزان ورود و خروج نقدینگی و همچنین اطلاعات مالی در خصوص چک‌های دریافتی و برگشتی به دست می‌آید تا با صرفه جویی در زمان مدیریت تمامی دریافت‌ها و پرداخت‌ها به نحو احسنت انجام شود.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری
شرکت‌های پیمانکاری، شرکت‌هایی هستند که به طور همزمان چندین پروژه را به عهده گرفته و با افراد مختلف قرارداد می‌بندند به همین دلیل نیاز است به ازای هر پروژه و قرارداد گزارش حسابداری جداگانه تهیه شود. با نرم افزار حسابداری پیمانکاری صورت حساب‌ها، اسناد و گزارشات مالی به آسانی و به صورت دقیق ثبت و ضبط می‌شود.
نرم افزار حسابداری پخش
نرم افزار حسابداری پخش امکان تهیه گزارش‌های فروش ویزیتور، مدل‌های مختلف پورسانت، تعریف انواع تخفیفات، ثبت سفارش‌ها، طبقه بندی کردن کالاهای پر فروش، تایید یا رد سفارش، ثبت مناطق ویزیت و غیره را فراهم می‌کند که بدین سان به راحتی می‌توان امور را تحت کنترل داشت و از پخش بسته‌ها و سفارش گیری‌ها اطلاعات دقیق به دست آورد.
نرم افزار حسابداری تولیدی در صنایع مونتاژ و بسته بندی با محاسبه بهای تمام شده مواد اولیه و برآورد دقیق هزینه‌های تولید امکان جلوگیری از اتلاف منابع و قیمت گذاری مناسب محصولات را فراهم می‌آورد. کنترل خروج مواد اولیه، پیش بینی تولید، تعیین حداقل و حداکثری موجودی‌ها و شناسایی کالاهای نیازمند سفارش از ویژگی‌های دیگری است که توسط نرم افزارهای حسابداری تولیدی قابل دسترسی است.
در فروشگاه‌های کوچک و بزرگ به دلیل اینکه گردش کالا بالا است نیازمند نرم افزار ویژه فروشگاهی است تا بتوان مدیریت یکپارچه بر منابع مالی، اداری و منابع انسانی داشت. امکانات گسترده موجود در نرم افزار حسابداری فروشگاهی امکان ثبت و دسترسی به سندها، میزان خرید و فروش، ثبت ساعت سفارش، صدور فاکتور، گزارش فصلی، تعریف بستانکاری و بدهکاری و غیره را فراهم می‌کند. یکی از ویژگی‌های مهم و محبوب نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی، قابلیت ویرایش است که کاربردهای بسیاری دارد.
نرم افزار حسابداری ویندوزی بر روی کامپیوتر یا لپ تاپ قابل نصب بوده و به همراه آن قفل نرم افزار ارائه می‌شود که در واقع مجوز استفاده از نرم افزار می‌باشد. برخی از شرکت‌ها به دلایل متعدد امکان اتصال به سیستم اصلی از راه دور را فراهم کرده‌اند تا کاربران مشخص شده به سادگی به نرم افزار حسابداری ویندوزی دسترسی داشته باشند.
نرم افزارهای حسابداری تحت وب یا نرم افزار حسابداری آنلاین نرم افزارهایی هستند که نیازمند اتصال به اینترنت بوده و تمام اطلاعات اعم از درآمدها، هزینه‌ها، حساب‌های متعدد در آن ثبت شوند تا بتوان همواره به حساب‌ها دسترسی داشت. سرعت، امنیت، نصب اتومات، قفل نرم افزاری و سادگی در استفاده از ویژگی‌های نرم افزارهای حسابداری تحت وب یا آنلاین می‌باشد. نرم افزارهای حسابداری ابری که به آن‌ها نرم افزار حسابداری آنلاین نیز گفته می‌شود مدلی فراتر از حسابداری سنتی است که اطلاعات را در سرور مرکزی ذخیره کرده و امکان کنترل آن را فراهم می‌آورند.
ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری
از ویژگی‌های بهترین نرم افزارهای حسابداری به موارد زیر اشاره می‌شود:
سرعت
زمان بخشی مهم در هر کسب و کاری است که نرم افزارهای حسابداری با سرعت بالا امکان وارد کردن اطلاعات و دریافت خروجی را می‌دهند در نتیجه در زمان هم صرفه جویی شده و زمانی برای انجام کارهای دیگر فراهم می‌شود، همچنین دیگر نیازی به نصب نرم افزارهای جانبی نمی‌باشد.
حفظ اطلاعات محرمانه و داشتن امنیت یکی از ویژگی بهترین نرم افزارهای حسابداری است که باید به آن دقت کرد تا از افشا شدن اطلاعات جلوگیری کرد. نرم افزارهایی که امنیت را تضمین می‌کنند دارای گواهینامه مخصوص هستند که ضمانت کننده حفظ اطلاعات می‌باشند.
بدیهی است اطالاعاتی که وارد نرم افزارهای حسابداری می‌شود با یکدیگر یکسان نبوده و باید به صورت یکپارچه درآیند که از طریق بهترین نرم افزارهای حسابداری می‌توان به آن دست یافت. با یکپارچه شدن اطلاعات اشتباهات کاهش یافته و کنترل بیشتر و گسترده‌تری را بر رویه اطلاعات فراهم می‌آورد.
در نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی از اطلاعات وجود دارد که باید قابلیت طبقه بندی را داشته تا هر سطحی با توجه به محدوده اختیارات تعیین شده به کاربر مورد نظر دسترسی داشته باشد.
اطلاعات وارد شده به نرم افزارهای حسابداری باید در هر ساعتی از شبانه روز در دسترس باشد و حتی پس از گذشت چند ماه یا چند سال به آن دسترسی داشت بنابراین دسترسی آسان به اطلاعات جدید و قدیمی از ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری است.
نرم افزارهای حسابداری باید قابلیت آپدیت شدن را داشته و بتوان مدام آن را به روز رسانی کرد تا اطلاعات جدید به آن وارد کرد و خروجی‌های متعدد و دقیق به دست آورد.
گزارشاتی که نرم افزار حسابداری خارج می‌شود باید دقیق و بدون خطا باشد تا بتوان اطلاعاتی دقیق به دست آورد.
داشتن پشتیبان به موقع و مناسب آرامش را به ارمغان آورده و سرعت گردش کار و عملیات را بالا می‌برد بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار از پشتیبانی آن اطمینان حاصل کنید.
داشتن پشتیبان به موقع و مناسب آرامش را به ارمغان آورده و سرعت گردش کار و عملیات را بالا می‌برد بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار از پشتیبانی آن اطمینان حاصل کنید.
ساده بودن و آرامش خاطر بابت پشتیبانی نرم افزار یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که هر فردی باید به آن دقت کند. ساده بودن از این جهت مهم است که زمان آموزش کاهش یافته و از پیچیده شدن فرایند انجام کار جلوگیری می‌کند.
داشتن ظاهری مناسب و جذاب برای کاربران مهم بوده تا بتواند به نرم افزار حسابداری علاقمند شده و متناسب با سلیقه خود بخشی از ظاهر آن یا تمام آن را تغییر دهد.
نوع کسب و کار در انتخاب نرم افزار تاثیر بسیار زیادی دارد طوریکه با انتخاب غلط نه تنها نیازهای کسب و کار برآورده نخواهد شد بلکه باعث گمراه شدن و اطلاعات غلط می‌شود.
شرکت ارائه دهنده نرم افزار باید به قدری معتبر باشد که در تمامی مراحل کسب و کار را یاری کرده و کمبود و کاستی‌های احتمالی را پاسخگو باشد.
نرم افزاری حسابداری که برای کسب و کار و تهیه می‌شود باید هزینه‌ای مناسب داشته باشد طوریکه با بودجه کنار گذاشته شده همخوانی داشته و نیازهای واحد حسابداری را برآورده کند.
نرم افزارهای حسابداری با توجه به کاربردی که دارند انواع مختلفی دارند که هزینه‌های مختلفی را شامل می‌شوند. هزینه های نرم افزارهای حسابداری ویندوزی شامل: خرید نرم افزار، نصب، آموزش، استقرار،پشتیبانی، نگهداشت، به روزرسانی، قفل سخت افزاری، سرور، آنتی ویروس و سایر موارد هستید. در نرم افزارهای حسابداری آنلاین، ابری و تحت وب دیگر نیاز به پرداخت هیچ کدام از هزینه های فوق نیست. فقط مبلغی بابت اشتراک نرم افزار به صورت ماهانه و یا سالانه پرداخت می شود.
شرکت مهندسی مشاور عصر فناوری دانش با بیش از 18 سال سابقه در تولید نرم افزار ارائه دهنده نرم افزار حسابداری ابری ابرستان است. نرم افزار مالی آنلاین ابرستان با ارائه بستری امن، با محیطی ساده و کاربرپسند و درعین حال پیشرفته و سریع با تعرفه های مناسب، دسترسی کسب و کارها را به اطلاعات مالی و انجام امور حسابداری شان ساده نموده است.
