فرآیند مدیریت محدوده پروژه یکی از بخش‌های حیاتی یک پروژه است. داشتن کنترل قدرتمند بر این فرآیند می‌تواند فرصتی عالی برای موفقیت مدیر پروژه به ارمغان آورد.
این فرآیند شامل مراحل زیر است:
۱. برنامه‌ریزی مدیریت محدوده
مرحله اول شامل توسعه یک برنامه‌ریزی مدیریت محدوده است که تعریف، اعتبارسنجی و کنترل محدوده پروژه را در طول عمر آن تعیین می‌کند.
۲. جمع‌آوری نیازمندی‌ها
این مرحله بر ارزیابی و مدیریت نیازهای ذی نفعان برای دستیابی به اهداف پروژه تمرکز دارد. جمع‌آوری همه نیازمندی‌ها در آغاز بسیار حائز اهمیت است زیرا تغییرات بعدی هزینه‌بر خواهد بود. جمع‌آوری نظرات تمام ذی نفعان اطمینان می‌دهد که نظرات آنها در نظر گرفته شود و منجر به افزایش نرخ پذیرش پروژه می‌شود.
۳. تعریف محدوده
این مرحله شامل گرفتن شرح محصول در سطح بالا، فرضیات و محدودیت‌هایی است که در گزارش پروژه در فاز آغازین ثبت شده‌اند و یک شرح مفصل‌تر از محدوده در منشور پروژه ایجاد می‌شود.
۴. ایجاد ساختار تجزیه کار (WBS)
ایجاد ساختار تجزیه کار (WBS) فعالیتی اولیه در فرآیند برنامه‌ریزی است و پس از توسعه مشخصات نیازهای پروژه انجام می‌شود. WBS باید روش انجام کار و نحوه خلاصه‌نویسی هزینه‌ها و داده‌های پروژه را منعکس کند. این ساختار چارچوبی برای مقایسه هزینه‌ها، زمان و عملکرد برنامه‌ریزی در برابر بودجه فراهم می‌کند.
۵. اعتبارسنجی محدوده
این مرحله شامل بررسی تحویل‌پذیری محصولات که در فرآیند کنترل کیفیت داخلی بررسی شده‌اند، برای تعیین اینکه آیا به نیازمندی‌های مشتریان می‌پاسخند یا خیر، است. سپس محصولات به مشتری برای پذیرش رسمی ارائه می‌شوند. لازم به ذکر است که این محصولات تحویلی موقت هستند زیرا محصولات نهایی در فرآیند بستن پروژه رسماً پذیرفته می‌شوند.
۶. کنترل محدوده
این مرحله شامل مدیریت تغییرات در محدوده پایه است. اگرچه تغییرات اجتناب‌ناپذیر هستند، اما حائز اهمیت است که به جلوگیری از افزایش تدریجی محدوده (scope creep) که تغییرات بدون ملاحظه دقیق اثرات ترکیبی آنها را دارد، توجه شود. محدوده بیش‌اندازه می‌تواند خطرات غیرقابل قبولی را برای پروژه به همراه داشته باشد.
