یک شرکت داراییها و سود زیادی در ترازنامه خود ثبت و گزارش میکند اما با کمبود نقدینگی مواجه است. مساله از همینجا شروع میشود: چگونه ممکن است شرکتی که در نگاه اول سودده است، بودجه نقدی کافی برای پرداخت تعهدات نداشته باشد؟ پاسخ در نحوه جمعآوری، ثبت و تحلیل دادههای مالی و بهکارگیری یک سیستم حسابداری مالی کارآمد نهفته است. یک سیستم جامع حسابداری مالی، مانند آنچه شرکت رایورز ارائه میکند، اطلاعات مالی شرکت را بهصورت دقیق ثبت میکند تا تمام رویدادهای مالی شرکت طبق استاندارد ثبت شده و کنترل دقیقی بر بودجه و نقدینگی اعمال شود.
سیستم حسابداری مالی مجموعهای از اصول، رویهها و ابزارهایی است که دادههای مالی یک شرکت را گردآوری، طبقهبندی و گزارشدهی میکند. به بیان چارگون، هدف اصلی سیستم حسابداری مالی ترسیم تصویری واضح از عملکرد عملیاتی یک شرکت در یک دوره زمانی مشخص و همچنین خلاصه کردن داراییها، بدهیها و حقوق صاحبان سهام آن در یک مقطع زمانی معین است. در این مسیر، همه تراکنشهای مالی باید بهطور مداوم ثبت و پیگیری شوند؛ بهعنوان مثال درآمدها، هزینهها، داراییها، بدهیها و حقوق صاحبان سهام هر کدام در یک گروه جداگانه ثبت و نگهداری میشوند.
اطلاعات گردآوری شده در این سیستم برای تهیه انواع گزارشهای مالی استفاده میشود. به طور معمول، گزارشهای اصلی حسابداری شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و صورت سود و زیان جامع هستند که تصویری کامل از وضعیت مالی شرکت ارائه میکنند. در عمل، سیستم حسابداری مالی با گردآوری همه دادههای مالی، تصویری شفاف از وضعیت اقتصادی شرکت ارائه میدهد و به مدیران در تصمیمگیریهای مالی کمک میکند.
راهکار نرم افزار حسابداری مدیریت هزینه هدف شرکت رایورز با عنوان «سیستم جامع مدیریت هزینهها و تحلیل عملکرد (ICMS)»، یک موتور محاسباتی و تحلیلگر قدرتمند است که شامل ۱۰ ماژول تخصصی بوده و با ویژگیهای منحصربهفرد خود، امکان اتصال مکانیزه و تبادل اطلاعات با سایر زیرسیستمهای سازمان را از طریق روشهای مختلف فراهم میکند. این سیستم به عنوان حلقهی اتصال میان سامانههای جزیرهای سازمان عمل کرده و یکپارچگی اطلاعاتی را تضمین میکند.
یک سیستم تحلیل عملکرد پیشرفته دادهها را از سامانهها و پایگاههای داده مختلف از جمله سیستمهای مالی و سامانههای فرایندی، اطلاعاتی و عملیاتی دریافت، ادغام و تجزیهوتحلیل میکند. در همین راستا، راهکار نسل جدید رایورز با کاربری آسان، از یک سو مجموعهی کاملی از قابلیتها را برای مدیریت هزینهها، تحلیل و مدیریت عملکرد ارائه میدهد و از سوی دیگر امکان پیادهسازی راهکارهای سفارشی برای مدیریت هزینه، سودآوری و بهینهسازی منابع را فراهم میسازد. این رویکرد بر بهترین شیوههای تخصیص هزینهها و حداکثرسازی سودآوری سازمانها تمرکز دارد. علاوه بر این، بهرهگیری از ابزار سازماندهی تجمیع اطلاعات (RayDWH) در این راهکار، تجزیهوتحلیل دقیقتر و تصمیمگیری بهتر را برای مدیران ممکن میسازد.
یکی از ویژگیهای پایهای سیستمهای حسابداری مالی، ثبت دقیق و مداوم سوابق مالی است؛ بهطوری که تمام رویدادهای خرید، فروش و سایر هزینهها با جزئیات ثبت شوند تا تصویری بهروز از عملکرد شرکت ارائه گردد. سیستمهای مدرن معمولاً دارای قابلیت اتوماسیون بالایی هستند؛ به طوری که بسیاری از فرایندهای مالی (مانند عملیات پایان دوره یا ثبت سند اختتامیه) به صورت خودکار انجام میشود. اتوماسیون و یکپارچهسازی با سایر واحدهای سازمان (مانند انبار، حقوق و دستمزد یا فروش) خطای انسانی را کاهش داده و اطمینان میدهد که تمام دادههای مالی در یک پایگاه متمرکز گردآوری شوند.
امنیت و حفاظت از دادههای مالی نیز اهمیت ویژهای دارد. دادههای حسابداری اطلاعات حساسی هستند و باید با روشهایی مانند رمزگذاری و کنترل دسترسی از دسترسی غیرمجاز محافظت شوند. یک سیستم حسابداری مالی قوی معمولاً دارای مکانیزمهای پشتیبانگیری منظم و معماری امنیتی مؤثری است تا از خرابشدن یا لو رفتن اطلاعات جلوگیری کند.
گزارشدهی و تحلیل پیشرفته نیز از ویژگیهای مهم سیستمهای حسابداری پیشرفته است. این سیستمها قادرند گزارشهای مالی قابل تنظیم و نمودارهای تحلیلی تولید کنند که به مدیران کمک میکند روندها و فرصتهای جدید کسبوکار را شناسایی کنند. در نهایت، یک نرمافزار حسابداری کارآمد باید قابلیت مقیاسپذیری داشته باشد؛ بهطوری که با افزایش حجم معاملات و پیچیدگی کسبوکار و با تغییرات استانداردهای حسابداری یا مقررات مالیاتی هماهنگ باقی بماند. این ویژگی به شرکتها اجازه میدهد در صورت گسترش فعالیت یا تغییر قوانین مالی، بدون نیاز به تغییر کل سیستم حسابداری، به کار خود ادامه دهند.
یکی از گزارشهای اساسی حسابداری که مستقیماً به نقدینگی شرکت میپردازد، صورت جریان وجوه نقد است. در حسابداری، صورت جریان وجوه نقد گزارشی است که حاوی اطلاعات مربوط به ورود و خروج وجه نقد شرکت در یک بازه زمانی مشخص میباشد. این صورت مالی مکمل ترازنامه و صورت سود و زیان است؛ زیرا عدد نقدینگی شرکت را روشن میکند. به گفته کارشناسان، هدف از تهیه صورت جریان وجوه نقد فراهم کردن شفافیت درباره منابع و مصارف نقد یک سازمان است تا ذینفعان بدانند پول نقد شرکت از کجا تأمین و صرف چه مواردی شده است. این گزارش به سرمایهگذاران و مدیران میگوید شرکت چه مقدار نقدینگی دارد و توان پوشش تعهدات مالی آتی خود را خواهد داشت.
جدول زیر نمونههایی از جریانهای نقد ورودی و خروجی را در هر یک از سه بخش اصلی صورت جریان وجوه نقد نشان میدهد:
از جدول فوق روشن است که جریانهای نقد عملیاتی منبع اصلی نقدینگی شرکت هستند؛ زیرا ناشی از فعالیتهای روزمره کسبوکار میباشند. جریانهای سرمایهگذاری و تأمین مالی نیز بازتابدهنده تصمیمات بلندمدت درباره داراییها و ساختار منابع مالی شرکت هستند. ترکیب این سه بخش، چشماندازی جامع از وضعیت نقدینگی و استراتژیهای شرکت در اختیار مدیران قرار میدهد.
مدیریت جریان نقدینگی فرایندی فعال برای اطمینان از وجود نقدینگی کافی در شرکت است؛ به گونهای که ورود و خروج نقد به گونهای برنامهریزی شود تا شرکت همیشه قادر به پرداخت تعهدات خود باشد. اهمیت این فرایند زمانی روشن میشود که بدانیم جریان نقدینگی مثبت اساس ادامه حیات یک کسبوکار است. حتی اگر صورتهای مالی سودآوری نشان دهند، کمبود نقدینگی میتواند برنامههای توسعه را متوقف کند یا کسبوکار را با بحران روبهرو سازد. بنابراین، شرکتهای موفق توجه ویژهای به پیشبینی دقیق نقدینگی دارند و مانع از خروج بیرویه نقد میشوند.
راهکارهای مختلفی برای تقویت جریان نقدینگی وجود دارد. تهیه پیشبینیهای نقدینگی بر اساس دادههای ثبتشده در سیستم حسابداری مالی ضروری است؛ این پیشبینیها با بررسی میزان فروش پیشبینیشده، هزینههای آتی و زمانبندی دریافت و پرداختها، کمک میکنند قبل از وقوع رویدادها، وضعیت نقدینگی آتی شرکت ارزیابی شود. همچنین بودجهریزی عملیاتی بر مبنای گزارشهای مقایسهای (بودجه مصوب در مقابل عملکرد) به کنترل هزینهها کمک میکند. گزارشهای تولیدشده توسط سیستم حسابداری، امکان شناسایی سریع انحراف از بودجه و انجام اصلاحات لازم را فراهم میآورد. به این ترتیب، مدیران مالی میتوانند در کوتاهترین زمان ممکن تصمیمات اصلاحی اتخاذ کنند.
سیستم حسابداری مالی چیست و چه اطلاعاتی را مدیریت میکند؟
سیستم حسابداری مالی چارچوبی نرمافزاری و رویهای است که تراکنشهای مالی یک سازمان را جمعآوری و طبقهبندی میکند. این سیستم اطلاعات مربوط به درآمدها، هزینهها، داراییها، بدهیها و حقوق صاحبان سهام را ثبت کرده و امکان تهیه گزارشهای مالی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد را فراهم میکند. در عمل، سیستم حسابداری مالی با گردآوری همه دادههای مالی، تصویری شفاف از وضعیت اقتصادی شرکت ارائه کرده و به مدیران در تصمیمگیریهای مالی کمک میکند.
صورت جریان وجوه نقد چه کاربردی دارد؟
صورت جریان وجوه نقد گزارشی است که وضعیت نقدینگی شرکت را در یک دوره زمانی مشخص نشان میدهد. این گزارش ورودیها و خروجیهای نقدی شرکت را در سه بخش فعالیتهای عملیاتی، سرمایهگذاری و تأمین مالی طبقهبندی میکند. صورت جریان وجوه نقد کمک میکند تا مشخص شود وجه نقد شرکت از کجا تأمین شده و دقیقاً برای چه مواردی مصرف شده است. به عبارت دیگر، این گزارش مانند چراغ راهنمای مالی است که به مدیران نشان میدهد شرکت چقدر نقدینگی در اختیار دارد و تا چه میزان میتواند تعهدات مالی خود را پوشش دهد.
چرا مدیریت جریان نقدینگی در کسبوکار اهمیت دارد؟
مدیریت جریان نقدینگی تضمین میکند کسبوکار همیشه وجه نقد کافی برای پرداخت بدهیها و ادامه فعالیتهایش داشته باشد. در صورتی که جریان نقدینگی مثبت نباشد، یک شرکت ممکن است بهرغم نشان دادن سود در دفاتر، توان پرداخت تعهدات یا سرمایهگذاری در پروژههای جدید را از دست بدهد. بسیاری از شکستهای کسبوکارها ناشی از بیتوجهی به نقدینگی است. مدیریت صحیح نقدینگی به مدیران اجازه میدهد زمانبندی دریافتها و پرداختها را بهینه کنند و حتی در شرایط دشوار با برنامهریزی مناسب از بحرانهای احتمالی عبور نمایند.
تفاوت سود و جریان نقدینگی چیست؟
سود خالص یک دوره نشاندهنده تفاوت درآمدها و هزینههای همان دوره است، اما لزوماً برابر با وجه نقد در دسترس شرکت نیست. ممکن است شرکتی فروش بالایی داشته باشد (بهویژه فروش نسیه) و سود خوبی ثبت کند، اما به علت دریافت دیرهنگام پول یا سرمایهگذاریهای سنگین، نقدینگی کافی نداشته باشد. در صورت سود و زیان معاملات اعتباری (نسیه) نیز لحاظ میشوند، اما در صورت جریان وجوه نقد فقط وجه نقد واقعی مورد بررسی است. به عبارت دیگر، سود کسبشده نشاندهنده کارایی شرکت است، اما برای درک وضعیت نقدینگی باید گزارشهای جریان وجوه نقد را مطالعه کرد.
نرمافزار حسابداری چگونه میتواند جریان نقدی را بهبود دهد؟
نرمافزارهای حسابداری با خودکارسازی ثبت تمامی عملیات مالی و ارائه گزارشهای تحلیلی دقیق، نقش مهمی در کنترل نقدینگی ایفا میکنند. این سامانهها به محض ثبت اسناد، جریانهای نقدی را پیگیری کرده و امکان تهیه گزارشهای بودجه و نقد را فراهم میآورند. به عنوان مثال، نرمافزارهای حسابداری رایورز امکانات پیشرفتهای برای مقایسه بودجه مصوب و عملکرد واقعی فراهم کردهاند که انحرافات نقدینگی را سریع شناسایی میکند. به این ترتیب، مدیران مالی میتوانند در کوتاهترین زمان ممکن تصمیمات اصلاحی مناسبی اتخاذ کنند.
