نرم‌افزار مدیریت وظایف، ابزار اجرای کارهای سازمانی با شفافیت و پیگیری کامل

آیا می‌دانستید که طبق گزارش Mckinsey کارکنان به طور متوسط ۲۸ درصد از هفته کاری خود را صرف مدیریت ایمیل‌ها می‌کنند و بخش قابل توجهی از زمان‌شان به دلیل سوئیچینگ بین وظایف هدر می‌رود؟

این آمار تکان‌دهنده نشان‌دهنده بزرگی چالش ناکارآمدی در مدیریت وظایف است که نه تنها کارایی را کاهش می‌دهند، بلکه هزینه‌های پنهان هنگفتی را نیز برای سازمان‌ها به بار می‌آورند. اما با استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف در بستر شیرپوینت، می‌توان این روند را معکوس کرد؛ اما چگونه این اتفاق می‌افتد؟ با ما همراه باشید تا در ادامه، چگونگی حل مشکلات رایج مدیریت وظایف توسط نرم‌افزار مدیریت وظایف بر بستر شیرپوینت آگاه شوید.

اگر نیاز به ابزار مدیریت وظایف دارید می‌توانید «نرم‌افزار مدیریت وظایف بر بستر شیرپوینت» را ببینید.

وضعیت حال حاضر مدیریت پروژه به چه صورتی است؟

هر پروژه باید یک چرخه عمر مشخص مانند زیر داشته باشد:

• اولویت‌بندی ← تخصیص ← موعد ← وضعیت ← گزارش

اما این چرخه در عمل اجرا نمی‌گردد و همین موضوع باعث می‌شود تا چرخه مدیریت پروژه در مراحل اولیه متوقف می‌شود و سازمان با تأخیرهای مداوم، هزینه‌های اضافی و کاهش شدید کارایی روبرو می‌گردد. در ادامه بیشتر به این مشکلات می‌پردازیم و راه‌حل مناسب برای آن را بیان می‌کنیم:

نشانه‌هایی که سازمان واقعاً به ابزار مدیریت وظایف نیاز دارد؟

تیم‌ها همیشه مشغول به نظر می‌رسند، اما خروجی قابل سنجش ندارند

کارکنان مدام در حال کار هستند، به پیام‌ها و ایمیل‌ها پاسخ می‌دهند و احساس مشغولی دائمی دارند، اما پیشرفت واقعی پروژه‌ها مشخص نیست. این مشکل ناشی از پراکندگی وظایف و عدم شفافیت بر وضعیت آن‌ها است؛ همه مشغول‌ هستند، ولی خروجی ملموس و قابل اندازه‌گیری وجود ندارد.

براساس celoxis شرکتNgai Kwong International Ltd. (NKI)، یک تولیدکننده لوازم خانگی، با استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف، ۳۰ درصد صرفه‌جویی در هزینه‌ها، ۵۰ درصد بهبود کیفیت و ۹۰ درصد تحویل به‌موقع پروژه‌ها را تجربه کرد. پیش از این، تیم مشغول بود اما خروجی‌های قابل سنجش نداشت؛ سیستم جدید با تمرکز بر اندازه‌گیری پیشرفت، مشکل را حل کرد.

2. کارهای تکراری زیاد انجام می‌شود!

به دلیل نبود داشبورد مرکزی که نشان دهد چه وظایفی در حال انجام است، اعضای تیم ناخواسته کارهای مشابه یا تکراری انجام می‌دهند. این هدررفت زمان و انرژی، منابع سازمان را مصرف می‌کند در حالی که تیم احساس می‌کند بسیار فعال است، اما در نهایت خروجی قابل سنجش و منحصربه‌فردی تولید نمی‌شود. سیستم‌سازی با ابزار مناسب می‌تواند این تکرارها را حذف کند و تمرکز را بر کارهای ارزش‌آفرین بگذارد.

شرکت We Are Era (آژانس رسانه‌ای) طبق گزارش asana با استفاده از ابزار مدیریت پروژه کارهای تکراری را کاهش داد و پروژه‌ها را سریع‌تر پیش برد، زیرا اعضای تیم می‌توانستند تجربیات و کارهای قبلی را به اشتراک بگذارند و از تکرار جلوگیری کنند. این رویکرد سیستماتیک، کارایی را افزایش داد.

3. اولویت‌بندی ضعیف و افزایش بیش از حد وظایف کارکنان

وظایف بدون اولویت‌بندی شفاف انباشته می‌شوند و کارکنان همزمان چندین کار را پیش می‌برند، که منجر به تغییر مداوم کارها و کاهش شدید کارایی می‌گردد. موعدهای تعیین‌شده اغلب غیرواقعی هستند و تیم‌ها همیشه در حالت اضطرار هستند.

طبق گزارش Asana شرکت Asurion (یک شرکت بزرگ در حوزه خدمات فناوری و بیمه دستگاه‌های الکترونیکی) پیش از استفاده از ابزار مدیریت وظایف ، با مشکل افزایش بیش از حد وظایف کارکنان، عدم تعادل حجم کاری و خطر فرسودگی مواجه بود. تیم طراحی این شرکت نظارت کاملی بر اولویت‌ها، زمان‌بندی‌ها و حجم کار افراد نداشت که منجر به فشار زیاد و کاهش کیفیت کار می‌شد. با پیاده‌سازی ابزار مدیریت وظایف و ویژگی‌های مدیریت منابع آن این مشکلات حل شد.

4. پیگیری وضعیت و گزارش‌دهی پراکنده و غیرقابل اعتماد است

پیگیری پیشرفت وظایف معمولاً دستی، با تأخیر و از طریق ایمیل یا جلسات اتفاقی انجام می‌شود. مدیران نظارت واقعی بر وضعیت پروژه‌ها ندارند و گزارش‌ها کلی و غیردقیق هستند. در نتیجه، سازمان نمی‌تواند پیشرفت را به طور دقیق اندازه‌گیری کند و احساس غالب این است که « همه سخت کار می‌کنند»، اما خروجی ملموس و قابل سنجشی وجود ندارد.

شرکت McDonald’s UAE طبق گزارش Celoxis با پیاده‌سازی نرم‌افزارفرآیند کاری را اتوماتیک کرد، گزارش‌دهی زنده و دقیق جایگزین روش‌های پراکنده قبلی شد و کارایی بخش IT را به طور قابل توجهی افزایش دهد.

چرا نرم‌افزار مدیریت وظایف بر بستر مایکروسافت شیرپوینت بهترین گزینه است؟

مایکروسافت شیرپوینت فراتر از یک فضای مدیریت پروژه است و ستون فقرات مدیریت وظایف، اولویت‌بندی، نظارت بر آن‌ها، انجام کارها و تحلیل آن‌ها در سازمان‌ها محسوب می‌شود. وقتی مدیریت وظایف روی مایکروسافت شیرپوینت انجام شود، هر کار در جای مشخص خود، با مالک و سطح دسترسی روشن قرار می‌گیرد. تغییرات ثبت می‌شوند و وضعیت کارها قابل ردیابی است. ویژگی‌های کلیدی این بستر شامل موارد زیر است:

• کنترل دسترسی نقش‌محور

• نسخه‌بندی و ردیابی تغییرات

• جستجوی سازمانی و دسترسی سریع

• یکپارچگی با Outlook وTeams

چگونه نرم‌افزار مدیریت وظایف می‌تواند مشکلات رایج انجام کارها را حل کند؟

شفافیت کامل در تعریف و اختصاص وظایف

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات سازمان‌ها، نبود شفافیت در وظایف و مسئولیت‌هاست. در محیط‌های سنتی، وظایف اغلب فقط به صورت شفاهی یا در ایمیل‌ها تعیین می‌شوند و ردیابی دقیق آنها تقریباً غیرممکن است. نرم‌افزار مدیریت وظایف روی SharePoint این مشکل را با ایجاد لیست‌های وظایف سازمانی (Task Lists) حل می‌کند. هر وظیفه می‌تواند شامل مشخصات زیر باشد:

• مالک وظیفه

• تاریخ شروع و پایان

• وضعیت اجرا

• اولویت

• تگ‌ها و دسته‌بندی‌ها

• ضمیمه‌ها و لینک‌های مرتبط

این سطح از جزئیات باعث می‌شود هر وظیفه به‌صورت کامل تعریف و قابل ردیابی باشد و اعضای تیم دقیقاً بدانند چه کاری بر عهده دارند.

برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار مدیریت وظایف روی « نرم‌افزار مدیریت وظایف» کلیک کنید.

ردیابی پیشرفت و ثبت تغییرات

مشکل رایج دیگر، نبود امکان پیگیری دقیق وظایف است. بدون یک سیستم مرکزی، مدیران مجبور هستنئ برای بررسی وضعیت به گزارش‌های شفاهی یا ایمیل‌ها اعتماد کنند. مایکروسافت شیرپوینت با قابلیت نسخه‌بندی و ردیابی تغییرات (Versioning & Audit) این مسئله را حل می‌کند. این ویژگی مزایای زیر را دارد:

• امکان بازگشت به نسخه‌های قبلی وظیفه یا سند در صورت نیاز

• ردیابی مسیر واقعی اجرای وظیفه از ابتدا تا تکمیل

• ثبت عملکرد واقعی افراد برای تحلیل و گزارش‌دهی

یکپارچگی با ابزارهای سازمانی و جریان کار

یکی دیگر از مشکلات سازمان‌ها، پراکندگی اطلاعات بین سیستم‌ها و ابزارهای مختلف است. نرم‌افزار مدیریت وظایف Microsoft SharePoint به‌صورت کامل با Microsoft Teams و Outlook یکپارچه می‌شود:

• اعلان‌های خودکار وظایف در Teams و ایمیل ارسال می‌شود

• وظایف مرتبط با جلسات به تقویم Outlook اضافه می‌شوند

• امکان ایجاد وظایف از مکالمات Teams یا ایمیل‌ها فراهم است

خودکارسازی فرایندها با Power Automate

پیگیری دستی وظایف و یادآوری‌ها منابع خطا و اتلاف زمان هستند. با Power Automate می‌توان فرایندهای تکراری مدیریت وظایف را خودکار کرد:

• یادآوری خودکار مهلت‌ها

• تغییر وضعیت وظایف بر اساس شرایط مشخص

• ارسال اعلان به اعضای تیم در صورت تأخیر یا تکمیل وظیفه

• ایجاد گزارش‌های دوره‌ای پیشرفت وظایف و تحویل آن‌ها به مدیران

این خودکارسازی باعث کاهش دوباره‌کاری، افزایش دقت و تمرکز تیم روی فعالیت‌های ارزشمندتر می‌شود و قابلیت مدیریت پیشرفته جریان کار را برای سازمان فراهم می‌کند.

دریافت گزارش‌های مدیریتی لازم برای پایش وظایف

نرم‌افزار مدیریت وظایف روی مایکروسافت شیرپوینت امکان ایجاد گزارش‌های مدیریتی دقیق و لحظه‌ای را فراهم می‌کند که به مدیران دید کاملی از وضعیت تیم و پروژه‌ها می‌دهد. این گزارش‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا نقاط گلوگاهی را شناسایی، تصمیمات به موقع اتخاذ و عملکرد تیم را بهبود دهند. برخی از مهم‌ترین گزارش‌ها در زیر آورده شده است:

• کارهای عقب‌افتاده

• بار کاری

• نرخ تحویل در موعد

• زمان چرخه فرآیند کار

چک‌لیست کامل استفاده بهتر از نرم‌افزار مدیریت وظایف

• ایجاد لیست وظایف با مالک، تاریخ‌ها و اولویت مشخص

• پیوست کردن اسناد، لینک‌ها و یادداشت‌ها به هر وظیفه

• فعال کردن نسخه‌بندی و ثبت تغییرات برای هر وظیفه

• اتصال وظایف به Microsoft Teams و Outlook برای اعلان و هماهنگی

• طراحی فرایندهای اتوماسیون با Power Automate برای یادآوری و تغییر وضعیت

• تحلیل و گزارش‌گیری دوره‌ای از پیشرفت تیم و نقاط گلوگاهی

برای مشاهده این نرم‌افزار می‌توانید روی « مشاهده دمو نرم‌افزار مدیریت وظایف» کلیک کنید.

اجرای کارها در نرم‌افزار مدیریت وظایف با شفافیت، پیگیری و خروجی ملموس

اجرای وظایف در سازمان تنها زمانی ارزشمند است که شفاف، قابل پیگیری و قابل اندازه‌گیری باشد. نرم‌افزار مدیریت وظایف بر بستر مایکروسافت شیرپوینت این امکان را فراهم می‌کند تا هر وظیفه با مالک مشخص، اولویت، تاریخ و وضعیت روشن ثبت شود، پیشرفت کارها به‌طور خودکار رصد شود و مدیران بتوانند با استفاده از گزارش‌های مدیریتی تصمیمات دقیق و مبتنی بر داده واقعی اتخاذ کنند. اگر نیاز به یک قالب کامل برای مدیریت وظایف استاندارد نیز دارید، می‌توانید روی « قالب مدیریت وظایف استاندارد» کلیک کنید.

سوالات متداول

1. نرم‌افزار مدیریت وظایف مایکروسافت شیرپوینت برای چه اندازه سازمانی مناسب است؟
   این نرم‌افزار هم برای تیم‌های کوچک و متوسط و هم برای سازمان‌های بزرگ مناسب است و قابلیت شخصی‌سازی گسترده دارد.

2. آیا امکان ردیابی وظایف به‌صورت خودکار وجود دارد؟
   بله، با استفاده از نسخه‌بندی، ثبت تغییرات و Power Automate می‌توان تمام مراحل وظایف را به‌صورت خودکار رصد کرد.

3. آیا می‌توان وظایف را با Outlook و Teams همگام‌سازی کرد؟
   بله، اعلان‌ها و یادآوری‌ها در Teams و Outlook نمایش داده می‌شوند و وظایف مرتبط با جلسات به تقویم Outlook اضافه می‌شوند.

4. گزارش‌های مدیریتی چه مزایایی دارند؟
   گزارش‌ها مانند کارهای عقب‌افتاده، بار کاری، نرخ تحویل در موعد و Cycle Time به مدیران کمک می‌کنند تا عملکرد تیم را تحلیل، نقاط گلوگاهی را شناسایی و تصمیمات به موقع اتخاذ کنند.