اظهارنامه در واقع گزارشی است که شما باید هر سال به سازمان امور مالیاتی ارائه دهید تا میزان درآمد، هزینهها و مالیات پرداختیتان مشخص شود.
یکی از بزرگترین دغدغههای مؤدیان مالیاتی (کسانی که مشمول پرداخت مالیات هستند) این است که:
«برای اظهارنامه مالیاتی چه مدارکی لازم است؟»
داشتن مدارک کامل و صحیح، هم از جرایم مالیاتی جلوگیری میکند و هم باعث میشود پرونده مالیاتی شما سریعتر و بدون دردسر بررسی شود. از طرفی، بسیاری از افراد به دلیل ناآگاهی از مدارک مورد نیاز، در زمان ارسال اظهارنامه دچار مشکل میشوند.
در این مقاله بهطور کامل و مرحلهبهمرحله بررسی میکنیم که چه مدارکی برای تهیه و ارسال اظهارنامه مالیاتی لازم دارید، مدارک در کدام دستهها قرار میگیرند و چه نکاتی باید هنگام آمادهسازی آنها رعایت کنید.
تیم متخصص سپیداندیش میتواند شما را در جمعآوری مدارک مالیاتی راهنمایی کند.
مدارک لازم برای اظهارنامه مالیاتی به طور کلی به دو دسته تقسیم میشوند: مدارک اشخاص حقیقی (صاحبان مشاغل و افراد) و مدارک اشخاص حقوقی (شرکتها و سازمانها). هر کدام از این گروهها بسته به فعالیت اقتصادیشان باید مدارک خاصی را به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند.
اشخاص حقیقی همان افراد یا صاحبان کسبوکارهای کوچک هستند که به نام خود فعالیت اقتصادی دارند. مدارک مورد نیاز برای آنها شامل موارد زیر است.
اشخاص حقوقی شامل شرکتها، مؤسسات و سازمانهایی هستند که به صورت ثبتشده فعالیت میکنند. مدارک لازم برای این گروه کمی گستردهتر است.
علاوه بر مدارکی که مخصوص اشخاص حقیقی یا حقوقی است، یکسری مدارک مشترک بین همه مؤدیان مالیاتی وجود دارد که باید آماده شوند. این مدارک در واقع پایه و اساس بررسی درآمد و هزینهها توسط سازمان امور مالیاتی محسوب میشوند.
گزارش خرید و فروش سالانه: شامل تمام فاکتورهای خرید و فروش کالا یا خدمات.
قبوض پرداختی: مثل اجاره، آب، برق، گاز، تلفن و اینترنت که مربوط به محل کسبوکار است.
مدارک پرداخت مالیات تکلیفی: شامل مالیات بر حقوق کارکنان یا قراردادهای پیمانکاری.
اسناد بانکی: گردش حسابها و صورتحسابهای بانکی مرتبط با فعالیت شغلی.
مدارک مربوط به داراییها: مثل خرید تجهیزات، ماشینآلات یا املاک تجاری.
مدارک بدهیها و وامها: شامل قرارداد وامهای دریافتی و اسناد پرداخت اقساط.
داشتن برخی مدارک تکمیلی میتواند شفافیت پرونده مالیاتی شما را افزایش دهد و مانع بروز اختلاف با ممیزان مالیاتی شود:
گزارشهای مالی تهیهشده توسط حسابداران یا نرمافزار حسابداری.
رسیدهای مربوط به هزینههای حملونقل، ایاب و ذهاب یا مأموریتها.
مدارک مربوط به بیمههای تکمیلی یا سایر مزایای کارکنان.
صورتجلسات مجامع عمومی شرکتها (برای اشخاص حقوقی).
نکته مهم: بسیاری از مؤدیان تصور میکنند فقط داشتن صورتهای مالی کافی است، اما واقعیت این است که سازمان امور مالیاتی ممکن است برای شفافیت بیشتر، مدارک تکمیلی و ریز هزینهها را هم درخواست کند. پس بهتر است همه اسناد مالی سالانه خود را مرتب و بایگانی کنید.
بسیاری از مؤدیان مالیاتی در زمان ارائه اظهارنامه با مشکل مواجه میشوند؛ نه به خاطر پیچیدگی قوانین، بلکه به دلیل ناقص بودن مدارک. آمادهسازی کامل و دقیق مدارک چندین مزیت مهم دارد:
طبق قانون، هرگونه کسری یا اشتباه در اظهارنامه میتواند باعث اعمال جریمههای مالیاتی سنگین شود. داشتن مدارک کامل، ریسک جریمه را به حداقل میرساند.
اگر مدارک از قبل آماده و دستهبندی شده باشند، فرآیند تکمیل و ارسال اظهارنامه بسیار سریعتر انجام میشود و نیازی به جستجوهای وقتگیر در لحظه آخر نیست.
زمانی که مدارک شما کامل باشد، حسابرسان مالیاتی به راحتی میتوانند درآمد و هزینههای واقعی را بررسی کنند. این موضوع از بروز اختلاف بین مؤدی و سازمان امور مالیاتی جلوگیری میکند.
مرتبسازی مدارک مالی نه تنها در زمان اظهارنامه کاربرد دارد، بلکه اطلاعات دقیقی برای تصمیمگیریهای مالی و مدیریتی سالهای آینده فراهم میکند.
مثال کاربردی
فرض کنید یک شرکت بازرگانی تمام قراردادها و فاکتورهای خرید و فروش خود را بهدرستی بایگانی کرده است. در زمان بررسی اظهارنامه، ممیز مالیاتی با مشاهده مدارک شفاف، بدون دردسر اظهارنامه را میپذیرد. اما شرکتی که مدارک ناقص داشته باشد، هم باید وقت بیشتری صرف کند و هم احتمال جریمه شدنش بالاتر است.
داشتن لیست مدارک کافی نیست؛ مهم این است که بتوانید آنها را بهدرستی آماده و دستهبندی کنید. در ادامه چند نکته کاربردی را مرور میکنیم.
مدارک درآمدی (فروش، قراردادها، فاکتورها)
مدارک هزینهای (خرید کالا، اجاره، قبوض، حقوق کارکنان)
مدارک بانکی (گردش حساب، وامها)
مدارک بیمه و مالیات تکلیفی
این دستهبندی باعث میشود در زمان بارگذاری مدارک در سامانه اظهارنامه، همه چیز آماده باشد.
نرمافزارهای حسابداری میتوانند به شما کمک کنند تا تمامی اسناد و مدارک را به شکل منظم ثبت و ذخیره کنید. این کار احتمال خطاهای انسانی را به حداقل میرساند.
بهتر است همه مدارک مالی را علاوه بر نسخه فیزیکی، به صورت فایل اسکن شده هم ذخیره کنید. این موضوع هم امنیت بیشتری ایجاد میکند و هم در مواقع لزوم دسترسی سریعتری خواهید داشت.
اگر حجم فعالیت شما زیاد است، بهتر است با یک حسابدار متخصص یا مشاور مالیاتی همکاری کنید. این افراد بهخوبی میدانند چه مدارکی لازم است و چطور باید آماده شوند.
بسیاری از مؤدیان کار جمعآوری مدارک را به روزهای پایانی مهلت اظهارنامه موکول میکنند. این کار پرریسک است. پیشنهاد میشود از ماههای ابتدایی سال مدارک را دستهبندی و آماده کنید.
چکلیست کوتاه آمادهسازی مدارک اظهارنامه
همه فاکتورهای فروش و خرید دستهبندی شدهاند
قبوض و هزینههای جاری بایگانی شدهاند
لیست حقوق و بیمه کارکنان آماده است
مدارک بانکی (گردش حساب، وامها) موجود است
نسخه دیجیتال همه مدارک ذخیره شده است
اظهارنامه مالیاتی یکی از مهمترین تکالیف قانونی هر فرد یا کسبوکار است. داشتن مدارک کامل و منظم، نهتنها روند ارسال اظهارنامه را سادهتر میکند، بلکه از جرایم مالیاتی و اختلافات احتمالی با ممیزان جلوگیری خواهد کرد.
به طور خلاصه
اشخاص حقیقی باید مدارکی مثل کارت ملی، کد اقتصادی، مدارک درآمد و هزینهها را آماده کنند.
اشخاص حقوقی علاوه بر این مدارک، به صورتهای مالی، دفاتر قانونی و قراردادهای رسمی نیاز دارند.
مدارک مشترکی مانند گردش حسابهای بانکی، قبوض پرداختی و گزارش خرید و فروش سالانه برای همه الزامی است.
آمادهسازی درست و زودهنگام مدارک، کلید موفقیت در ارائه اظهارنامه بدون استرس است.
اگر مدارکتان را مرتب دستهبندی کنید، از نرمافزار حسابداری کمک بگیرید و در صورت نیاز از مشاوران مالیاتی بهره ببرید، فرآیند ارسال اظهارنامه برایتان تبدیل به یک کار ساده و سریع خواهد شد.
کارت ملی، کد اقتصادی، مدارک درآمد و هزینهها، لیست بیمه کارکنان و اظهارنامههای سالهای گذشته (در صورت وجود).
اساسنامه، دفاتر قانونی، صورتهای مالی، لیست حقوق و دستمزد کارکنان، قراردادهای خرید و فروش و گزارش حسابرسی.
بله، چون این قبوض به عنوان مدارک هزینههای قابل قبول مالیاتی محسوب میشوند.
بهتر است هر دو نسخه نگهداری شوند. سازمان امور مالیاتی معمولاً مدارک دیجیتال (اسکن) را میپذیرد اما در برخی موارد اصل مدارک هم بررسی میشود.
ناقص بودن مدارک میتواند باعث جریمه مالیاتی و حتی رد اظهارنامه شود. به همین دلیل باید مدارک کامل و شفاف آماده کنید.
