مانند هر پروژه مهم دیگری، انتخاب استراتژی پیاده سازی ERP مناسب، شانس موفقیت پروژه را تا حد زیادی افزایش می دهد. انتقال به یک سیستم ERPجدید یک پروژه بزرگ برای هر سازمانی است.
یک نرم افزار ERP مجموعه ای یکپارچه از نرم افزار است که به بسیاری از گوشه های سازمان شما، از حسابداری گرفته تا تولید، موجودی، توزیع و فروش دسترسی دارد. زمانی که نوبت به مرحله حساس استقرار می رسد، چندین استراتژی ممکن وجود دارد که مزایا و خطرات بالقوه متفاوتی را دارند.
قبل از اجرای پیاده سازی، ابتدا باید در مورد ERP اطلاعات داشته باشید. برای همین منظور، مطالعه مقاله نرم افزار ای آر پی چیست؟ را برای شما توصیه می کنیم. یک پیاده سازی ERP معمولا به 6 مرحله یا فاز اصلی تقسیم می شود که در طول ماه ها یا در برخی موارد سال ها اجرا می شود. این فرآیند باید قبل از اینکه در مورد خرید نرم افزار ERP تصمیم بگیرید شروع شود و پس از عرضه اولیه سیستم انتخابی شما ادامه یابد. این مراحل ممکن است همپوشانی داشته باشند و بسته به نوع شرکت تا حدودی متفاوت خواهند بود. اما به طور کلی شرکت ها این 6 مرحله را طی خواهند کرد:
در این مرحله از استراتژی پیاده سازی ERP سازمان یک تیم پروژه را گرد هم می آورد که اطلاعات لازم را در مورد نیازهای بخش های مختلف کسب و کار و مشکلاتی که سیستم ERP باید حل کند جمع آوری می کند.
در این مرحله، تیم پروژه، گردش کار موجود را تجزیه و تحلیل می کند و تعیین می کند که چگونه ممکن است این گردش کار با سیستم جدید تغییر کند. در این مرحله از استراتژی پیاده سازی ERP انعطاف پذیری کلیدی است، زیرا مدیران و صاحبان فرآیندهای کسب و کار که مسئولیت عملیات روزانه را بر عهده دارند باید نسبت به تنظیم نحوه انجام وظایف دسترسی داشته باشند. با استفاده از این گردش کار، تیم پروژه دقیقا مشخص می کند که کدام ویژگی نرم افزار ERP برای شرکت حیاتی است.
فروشنده ERP یا مشاور یکپارچه سازی ERP با تیم پروژه شما همکار می کند تا نرم افزار را برای مطابقت با نیازهای کسب و کارتان پیکربندی کند و همچنین فعالیت های دیگری را جهت آماده شدن برای استقرار انجام دهد، مانند تهیه مواد آموزشی و مستندات و شروع به وارد کردن داده ها. در استراتژی پیاده سازی ERP اگر از یک سیستم ERP داخلی استفاده می کنید، باید تصمیم بگیرید که چگونه سخت افزار، اتصال، عرضه مشتری و نگهداری و امنیت طولانی مدت را مدیریت کنید.
در مرحله آزمایش از استراتژی پیاده سازی ERP، قبل از پیاده سازی آن، سیستم را آزمایش کنید. این باید شامل ارزیابی های جامعی باشد که تمام روش هایی را که کارمندان مختلف از سیستم استفاده می کنند، پوشش دهد.
پس از تکمیل پیکربندی، انتقال داده ها و آزمایش، شروع به کار کنید! اما هنوز جشن نگیرید: تا زمانی که کارکنان شما به طور کامل از این سیستم برای کارهای روزمره خود استفاده نکنند، شرکت بازده کامل سرمایه گذاری خود را دریافت نخواهد کرد.
تیم پروژه اطمینان حاصل می کند که کاربران پشتیبانی مورد نیاز خود را دارند و در نتیجه به ارتقای سیستم و رفع مشکلات در صورت نیاز ادامه می دهند.
تعدادی استراتژی پیاده سازی ERP اثبات شده وجود دارد که هر کدام دارای مزایا و معایبی هستند. در اینجا چهار مورد مهم از استراتژی پیاده سازی ERP آورده شده است.
در این رویکرد از استراتژی پیاده سازی ERPکه به آن «روش تک مرحله ای» نیز گفته می شود، همه کاربران به طور همزمان به سیستم جدید منتقل می شوند. شما باید تمام تنظیمات و آزمایش سیستم جدید و همچنین آموزش را تا تاریخ شروع به کار تکمیل کرده باشید.
مزیت در اینجا این است که شما به سرعت شروع به درک مزایای ERP می کنید، مانند بهره وری بالاتر، بینش بهتر و هزینه های عملیاتی کمتر. با این حال، هنگامی که سیستم را راه اندازی کردید، بازگشت به عقب دشوار است، بنابراین مهم است که همه چیز را درست انجام داده باشید.
تحت رویکرد مرحله ای، استقرار ویژگی ها، ابزارها و مؤلفه ها در یک دوره طولانی مدت انجام می شود که ممکن است هفته ها یا ماه ها طول بکشد. این رویکرد سنجیده تر از استراتژی پیاده سازی ERP می تواند ریسک کمتری نسبت به استراتژی انفجار بزرگ داشته باشد. در این روش، سه رویکرد اصلی وجود دارد.
- سازمان ها ممکن است یک ماژول ERPرا فعال کنند، اشکالات و مشکلات پردازش را برطرف کنند و سپس به مرحله دیگری بپردازند. اکثر سازمان ها با وظایف اصلی شروع می کنند و از آنجا ادامه می دهند.
- امکان دیگر این است که توسط واحدهای کسب و کار مانند منابع انسانی، مالی یا تدارکات مستقر شده و سپس بر اساس نیازها و سلسله مراتب به جلو حرکت کنید.
- رویکرد سوم این است که به صورت مرحله ای از عرضه بر اساس جغرافیا استفاده کنند.
با این استراتژی پیاده سازی ERP ، کسب و کار به استفاده از سیستم های قدیمی خود به موازات ERPجدید برای مدت زمان مشخصی ادامه می دهد. به طور کلی این روش کم خطرترین روش در نظر گرفته می شود زیرا در صورت بروز مشکل، امکان بازگشت به سیستم قدیمی وجود دارد. این رویکرد همچنین می تواند سازگاری تدریجی با سیستم جدید را برای برخی از کاربران آسان تر کند.
همانطور که از نام آن پیداست، این رویکرد از استراتژی پیاده سازی ERP عناصر استراتژی های بالا را ترکیب می کند. به عنوان مثال، یک سازمان ممکن است ماژول های ERPاصلی را با استفاده از یک استراتژی تک مرحله ای فعال کند، سپس ماژول های دیگر را در مراحل مختلف در بخش های خاص عرضه کند.
هیچ استراتژی پیاده سازی ERP برای هر شرکت و هر موقعیتی مناسب نخواهد بود. انتخاب استراتژی پیاده سازی مناسب شما به عوامل مختلفی بستگی دارد. این عوامل شامل:
1- اندازه کسب و کار
2- ریسک پذیری
3- سرعت مطلوب بازگشت سرمایه (ROI)
4- هزینه
انتقال به ERP نشان دهنده تغییر قابل توجهی در نحوه عملکرد سازمان است و هر تغییری خطراتی را به همراه دارد. این نکات می تواند به هموار کردن مسیر موفقیت در استراتژی پیاده سازی ERP کمک کند.
کسب موافقت مدیریت ارشد: بدون پشتوانه مدیریت ارشد در تمام بخش ها، اجرای ERP احتمالا دچار تزلزل می شود.
مدیریت انتظارات: هیچ پروژه ای با این وسعت بدون خطا به نتیجه نمی رسد. بسیار مهم است که کارکنان انتظارات واقع بینانه در مورد انتقال داشته باشند. این امر مستلزم ارتباط تیم پروژه در کل فرآیند پیاده سازی است.
در نظر گرفتن تاثیر سفارشی سازی: بیشتر سازمان ها و بخش های مختلف، برای پشتیبانی از فرآیندهای کسب و کار، درخواست سفارشی سازی می کنند. با این حال، با نرم افزار ERP داخلی، سفارشی سازی گسترده می تواند ارتقاء به نسخه های جدید را دشوار کند، که مانع از توانایی شما برای استفاده از ویژگی های جدید مطلوب می شود.
استفاده از KPIهای مناسب: سیستم ERP شما می تواند در ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) کمک کند که سازمان را قادر می سازد پیشرفت ها و نتایج را اندازه گیری کند. اما مهم است که روی معیارهایی تمرکز کنید که برای اهداف کسب و کار شما بیشترین اهمیت را دارند.
