پیاده سازی ERP یک تعهد بزرگ برای هر سازمانی است. بدون در نظر گرفتن چالش های پیاده سازی ERP امکان موفقیت در استقرار نرم افزار ERP کار دشواری خواهد بود. فرآیند پیاده سازی ای آر پی مستلزم آن است که شرکت ها به طور کامل کسب و کار خود را بررسی کنند، به دنبال کارایی باشند و مقدار قابل توجهی از زمان و تلاش خود را صرف آموزش کارکنان و آزمایش نرم افزار قبل از آماده شدن برای راه اندازی کنند.
برای اینکه بتوانید به طور کامل برای پروژه خود آماده شوید، در اینجا برخی از چالش های پیاده سازی ای آر پی را که سازمان‌ها در مراحل مختلف استراتژی پیاده سازی ERP با آنها مواجه هستند، همراه با راهنمایی در مورد نحوه رسیدگی به آنها آورده شده است.
همانطور که جستجوی ERP خود را شروع می کنید، به خاطر داشته باشید که طول عمر شرکت های فناوری می تواند بسیار کوتاه باشد و تنها چیزی که می خواهید این است که یک شرکت معتبر را برای خرید نرم افزار ERP انتخاب کنید. به نکات زیر هنگام انتخاب نرم افزار مناسب خود توجه داشته باشید:
· فروشنده ای با سابقه و برنامه های آینده اختصاصی انتخاب کنید
· به دنبال مراجع، توصیفات یا مطالعات موردی از مشتریان خوشحال باشید
· به دنبال راهکاری با تمرکز ویژه بر صنعت خود باشید
یکی از چالش های پیاده سازی ERP زمان اجرای پروژه است. برنامه ERP برنامه ای نیست که کاربران شما بتوانند آن را دانلود، نصب و در عرض 10 دقیقه راه اندازی و اجرا کنند. سازمان شما در حال انجام یک پروژه مهم است و زمان اجرای بیش از یک سال نیز غیر معمول نیست. فراموش نکنید کاربران شما باید مسئولیت های محول شده از ERPخود را در کنار سایر کارهای روزمره خود به صورت متعادل انجام دهند. در این مورد به موارد زیر دقت کنید:
· با انتظارات بازه زمانی واقع بینانه وارد پروژه خود شوید
· تصویر واضحی از هزینه ها داشته باشید و بر این اساس بودجه بندی کنید
· انتظارات حجم کاری مناسب را با اعضای تیم خود تنظیم کنید
مدیریت ارشد
مطمئنا، کل تیم اجرایی شما در اولین جلسه آغاز پیاده سازی ای آر پی با هیجان و اشتیاق فراوان شرکت خواهند کرد. اما با گذشت زمان و کاهش سطح میزان مشارکت مدیریت و حضور بی علاقه، می‌توانید مطمئن باشید که بقیه سازمان در اولویت دادن به اجرای نرم افزار ERP بر سایر فعالیت‌ها از مدیران خود پیروی خواهند کرد.
· در بین ذینفعان شرکت خود، پیاده سازی را در اولویت قرار دهید
· برای حفظ انگیزه، یک یا چند "قهرمان" را از تیم اجرایی شناسایی کنید
· برای مشارکت مداوم مدیریت در طول پروژه برنامه ریزی کنید
برخی از افراد تغییر را دوست ندارند. مقاومت افراد در برابر تغییر یکی از چالش های پیاده سازی ERP در کسب و کارها است.چه سطح کار با نرم افزار فعلی راحت باشد، چه نیاز به یادگیری یک سیستم جدید کارمندان را عصبی کند، یا آنها در برابر تغییرات فرآیند کسب و کار که در نتیجه پیاده سازی ERP ایجاد می شود مقاومت کنند، ممکن است برخی مخالفان کاملا متقاعد شده باشند که نرم افزار جدید کار نخواهد کرد. موارد مهمی که باید بدانید:
· مزایای یک سیستم جدید را برای کل شرکت به اشتراک بگذارید
· پشتیبانی ارائه دهید و درک خود را به اشتراک بگذارید که آموزش زمان می برد
· تاکید کنید که سیستم های ERP می توانند برای برآوردن نیازهای خاص شما بهبود یابند
یک سیستم ERP جدید نشان دهنده سرمایه گذاری قابل توجهی در زمان و پول است. فقط منطقی است که برای درک آن وقت بگذارید. به موارد زیر دقت کنید:
· هرگز فرض نکنید که نرم افزار به روش خاصی عمل می کند
· آماده باشید تا مالکیت نرم افزار خود را به دست آورید
· اتوماسیون را بپذیرید، اما مطمئن شوید که نحوه رفتار سیستم را درک می کنید
گاهی اوقات، یک شرکت با هدف ساختن سیستم جدید مانند سیستم قبلی وارد یک چالش پیاده سازی ای آر پی می شود. مشکلات و ناکارآمدی‌های محیط موجود، دلیل اصلی ضرورت یک برنامه جدید است.
· از پیاده سازی به عنوان فرصتی برای ارزیابی فرآیندهای تجاری فعلی خود استفاده کنید
· چیزهایی را که شما را منحصر به فرد می کند و نیاز به حضور در سیستم جدیدتان دارد، شناسایی کنید
· ذهن خود را باز نگه دارید؛ پذیرای تغییرات پیشنهادی فروشنده خود باشید
چالش های پیاده سازی ERP شما با تجزیه و تحلیل نیازمندی‌ها آغاز می‌شود، جایی که شما کسب‌وکار خود را با فروشنده بررسی می‌کنید تا بتوان پیشرفت‌های مورد نیاز را شناسایی کرد و یک طرح پروژه تنظیم کرد. ارائه تصویری ناقص از شرکت خود به فروشنده در این مرحله منجر به راهکار ناقص می‌شود و کاربران متعجب می‌شوند که چرا محصول تحویل‌شده ویژگی‌های حیاتی لازم برای انجام کارهایشان را ندارد.
· آماده باشید تا فروشنده را در تمام جنبه های کسب و کار خود راهنمایی کنید
· اطمینان حاصل کنید که فروشنده شما به طور کامل اهداف شما را چه امروز و چه فردا درک کرده است
· مستندات مورد نیاز، به طوری که همه می توانند ماه ها بعد به آنها مراجعه کنند
طولانی شدن پیاده سازی ERP نیز از جمله مهم ترین چالش های پیاده سازی ERP است. طولانی شدن فرآیند پیاده سازی به طور طبیعی آن را در برابر ریسک های پیش بینی نشده پروژه آسیب پذیر می کند. اعضای کلیدی پروژه از هر دو تیم مشتری و فروشنده ممکن است شرکت شما را ترک کنند. سایر فعالیت های تجاری نیز ممکن است اولویت بیشتری داشته باشند، و از دست دادن شتاب عمومی می تواند منجر به از دست رفتن موعد مقرر و بیش از حد بودجه شود. نکاتی که باید رعایت کنید:
· چندین عضو تیم را درگیر کنید تا آسیب های ناشی از غیبت یک نفر را کاهش دهید
· از شیوه های مدیریت پروژه خوب استفاده کنید تا در مسیر دستیابی به نقاط عطف بمانید
· برای شناسایی و مقابله با خطرات پروژه در مراحل اولیه، قبل از تبدیل شدن آن به مشکل تلاش کنید
بخش کلیدی چالش های پیاده سازی ای آر پی، انتقال سوابق و داده ها از نرم افزار فعلی شما به محیط جدید است. زمانی که وضعیت این داده‌های قدیمی ضعیف است، یا فرآیند وارد کردن آن به سیستم جدید ناکارآمد است، زمان صرف شده برای پاک‌سازی این رکوردها و تبدیل آنها به چیزی قابل استفاده می‌تواند به سرعت در برنامه پیاده‌سازی نقش داشته باشد. به نکات زیر توجه کنید:
· داده های موجود خود را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که چه چیزی باید به سیستم جدید منتقل شود
· سوابق قدیمی و غیر ضروری را از نرم افزار فعلی خود پاک کنید
· از صفحات گسترده و سایر ابزارهای داده برای صادرات و وارد کردن اطلاعات استفاده کنید
نرم افزار کاواک طیف وسیعی از ماژول های نرم افزار ERP خاص صنعت را برای حل چالش های منحصر به فرد شما ارائه می دهد که همه توسط تیم های متخصص ما پشتیبانی می شوند. بنابراین می‌توانید مطمئن باشید که فقط یک راهکار نرم‌افزاری نمی‌خرید، بلکه در حال ایجاد یک شراکت بلندمدت هستید. برای شروع امروز با یکی از تیم ما تماس بگیرید.
