مکاتبات تجاری یکی از اولین مهارتهایی است که هر بازرگان باید بداند. به این دلیل که در فرآیند واردات و صادرات کالا، نیاز مبرم به ارتباطات خارجی با افراد مختلف در سایر کشورها وجود دارد. هر کشوری زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص خود را دارد که رعایت کردن آن در مکاتبات گمرکی و تجاری از سوی بازرگانان الزامی است. در این مقاله اطلاعاتی در مورد انواع مکاتبات تجاری و بازرگانی تهیه شده است، که پس از پایان مطالعه مقاله میتوانید طبق اصول و قواعد، مکاتبات تجاری خود را انجام دهید.
از آنجا که افراد دسترسی آسان به بازرگانان خارجی ندارند، بنابراین بیشتر مکالمات، ارتباطات و قراردادهای آنها به صورت مکتوب یا معمولا از راه دور خواهد بود.
مکاتبات بازرگانی شامل نامهها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشستها و بسیاری از موارد دیگر بوده که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید تسلط خوبی به آنها داشته باشد. بنابراین از مکالمات ساده با یک بازرگان خارجی در شبکههای اجتماعی، ایمیل زدن به وی تا عقد قرارداد حقوقی همگی در زمره مکاتبات بازرگانی قرار گرفته که نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی هستند.
در تجارت خارجی، اعتماد متقابل حرف اول و آخر را خواهد زد که مکاتبات بازرگانی اصلیترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف از فرهنگها و ملل مختلف هستند، بنابراین یک سوء تفاهم ساده نیز میتواند موجب سلب اعتمادشان شود. یادگیری مکاتبات تجاری یکی از اصلیترین الزامات ورود به عرصه صادرات و فعالیت تجاری است.
امروزه برای اینکه تجارت و بازرگانی خارجی به نتیجه برسد و قراردادهای تجاری بین المللی منعقد شود، فرایندهای مهمی همچون مکاتبه و مذاکره بازرگانی خارجی باید طی شود. این دو فرایند به قدری اهمیت دارند که در صورت ایجاد سوء تفاهم در هر یک، ممکن است انعقاد قرارداد و انجام تجارت خارجی با شکست مواجه شود.
بازرگانان با توجه به موضوعات و مشکلاتی که در پیش روی تجارت خود دارند، با طرفهای خارجی به مکاتبه میپردازند. البته شباهتهایی بین آنها وجود دارد ولی در هر کدام باید به نکاتی توجه کرد که از بروز مشکلات جلوگیری کرد.
مذاکره ماهیتاً یک هنر محسوب میشود و در واقع هنری است که سبب رسیدن به تفاهمی عمومی شده و از طریق چانه زنی بر روی نکات اساسی توافق از قبیل نحوه تحویل، مشخصات، قیمتها و شرایط محقق میشود. مذاکره امری بسیار دشوار است و در واقع مستلزم تمرین بسیار، داوری، کاردانی و قضاوت درست است.
مکاتبات بازرگانی یا همان تجاری به انواع مختلفی تقسیم میشود. در ادامه مقاله به معرفی آنها میپردازیم.
اصلیترین و مهمترین مکاتبات بازرگانی، نامههای تجاری است. موضوع نامههای تجاری بسیار متفاوت است. البته ممکن است چند موضوع مختلف از جمله معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و… بیان شود. از آنجایی که نامه تجاری یک سند مکتوب محسوب میشود، باید در نوشتن آن دقت لازم را به کار برد.
نکات مهمی که باید در هنگام نوشتن نامههای تجاری خارجی به آن توجه کرد:
در مکاتبات تجاری، سریعترین و بهترین روش برای ایجاد ارتباط با بازرگانان خارجی، ایمیل تجاری است. با استفاده از این روش میتوان به آسانی به تمامی طرفهای خارجی دسترسی داشت. ممکن است بر این باور باشید که ایمیل زدن کار راحتی است ولی باید بدانید که ایمیل زدن از نوشتن نامه تجاری کار پیچیدهتری است.
نکات مهمی که در هنگام ارسال ایمیل تجاری به شرکتهای خارجی باید رعایت کرد:
بازرگانان در طی کار خود دفعات بسیاری نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با شرکتهای خارجی اقدام میکنند. در قراردادهای تجاری موضوعات مختلفی مانند همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و… بیان میشود.
با توجه به این که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب میشود بنابراین باید دقت بسیاری در تدوین و عقد آن داشت. قرارداد مهمترین سندی است که طرفین در صورت هر گونه مشکل، میتوانند در مراجع قضایی به آن استناد کنند.
بعضی از نهادها مانند اتاق بازرگانی بینالمللی یا اتاقهای مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف تجاری بین طرفهای تجاری هستند.
نکات مهمی که درعقد قرارداد تجاری بینالمللی باید رعایت کرد:
شبکههای اجتماعی در سالهای گذشته رشد بسیاری داشته و در عرصه تجارت بینالملل گسترش یافته است. دسترسی راحت و ایجاد ارتباط با افراد مختلف با استفاده از شبکههای اجتماعی سبب شده رسانههای اجتماعی به ابزار مناسبی برای بازاریابی بینالمللی کالا، شناخت مشتری، ایجاد ارتباط و… تبدیل شوند.
فیسبوک، اینستاگرام، واتساپ، تلگرام و لینکدین شبکههایی هستند که میتوانید از آنها برای بازرگانی خارجی استفاده کنید. شبکههای اجتماعی هر کدام کارکرد و مزیت مربوط به خود را دارند و متفاوت هستند.
نکاتی درباره مکاتبات در شبکههای اجتماعی:
مکاتبات تجاری در هر سطح و نوعی که باشد باید مسائل و نکاتی را در نظر گرفت؛ از جمله:
