گوگل درایو یک فضای ذخیره سازی ابری است که توسط شرکت بزرگ گوگل در دسترس قرار گرفته است. گوگل درایو به صورت رایگان فضایی معادل ۱۵ گیگابایت را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که البته می‌توان حجم این فضا را افزایش داد و برخی ویژگی های جدید به آن افزود که این مورد برای شرکت ها و سازمان ها مناسب است.
گوگل درایو رابط کاربری ساده و بسیار کارآمدی دارد که user-friendly است و کاربر به راحتی می‌تواند با آن ارتباط برقرار کند. همچنین یکپارچگی و انضمام بین گوگل درایو و گوگل Docs (مخصوص اسناد) بسیار کاربردی است.
اگر شما تا کنون حساب کاربری گوگل و یا همان جیمیل برای خود نساخته‌اید، ابتدا باید یک اکانت ایجاد کنید. ثبت نام در گوگل رایگان است و کاملا آسان! گوگل امکانات ویژه و منحصربفردی دارد که با داشتن یک اکانت می‌توانید به صورت رایگان از تمام این ویژگی‌ها بهره مند شوید. برای ساخت حساب کاربری کافیست به ثبت نام در گوگل مراجعه کنید. همچنین آموزش ویدیویی ساخت جیمیل را می‌توانید در ادامه مشاهده کنید.
هنگامی که ثبت نام کردید، وارد حساب کاربری خود شوید. شما می‌توانید از طریق مرورگر یا برنامه‌ی موبایل به گوگل درایو دسترسی داشته باشید. برنامه‌ی گوگل درایو برای گوشی‌های اندروید و اپل وجود دارد.
هنگامی که به حساب کاربری گوگل درایو خود وارد شدید، بر روی علامت + رنگارنگ که در بالا سمت چپ قرار دارد کلیک کنید. در موبایل این علامت + در گوشه‌ی پایین سمت راست قرار داد. این دکمه یک منو باز می‌کند که به شما اجازه‌ی ایجاد یا آپلود فایل‌ها را می‌دهد. شما می‌توانید انواع فایل‌های متنی، فرم، نقاشی و … را ایجاد کنید و در فضای ابری خود قرار دهید.
۱- اکثر علائم و نشانه‌هایی که در گوگـل درایـو مورد استفاده قرار گرفته‌اند، قابل فهم و ساده هستند؛ اما احیانا اگر به نمادی برخورد کردید که از رفتار آن مطمئن نبودید، کافیست اشاره گر موس را چند ثانیه بر روی آن نماد نگه‌دارید. سپس در کادر کوچکی توضیحات مربوط به آن علامت به شما نشان داده می‌شود.
۲- اگر تجربه‌ی کار با مجموعه‌ی مایکروسافت آفیس را داشته باشید، باید بدانید که گوگل شیت، اسلاید و داکیومنت مشابه اکسل، پاورپوینت و ورد عمل می‌کنند اما با ویژگی‌های کم‌تر! بهرحال این ابزارهای گوگل رایگان هستند و هر لحظه در هر مکانی می‌توانند در دسترس شما باشند.
۳- اهمیت پوشه‌ها بر هیچ کس پوشیده نیست؛ پوشه ها از ملزومات هر سیستم و هر مکانی هستند. اگر مایل هستید فایل های خود را در پوشه های مجزا قرار دهید بهتر است از پوشه ها بهره مند شوید. برای ایجاد پوشه ی جدید بر روی همان + رنگارنگ که گفتیم، کلیک کنید و سپس Folder را انتخاب کنید. در ادامه نام پوشه را مشخص کنید. پس از آن هر فایلی را که مایل هستید، از صفحه‌ی اصلی حساب گوگل درایوتان، بکشید و بر روی پوشه رها کنید؛ همان عملیات drag and drop.
۴- در بالای صفحه یک نوار مخصوص جستجو و سرچ وجود دارد که می‌توانید خیلی سریع به فایل‌های خود دسترسی پیدا کنید. همچنین در سمت راست این نوار یک فلش رو به پایین وجود دارد که اگر بر روی آن کلیک کنید، کادری باز می‌شود که در این کادر می‌توانید ویژگی‌ها و محدودیت‌هایی برای جستجوی خود تعیین کنید تا سریعتر فایل‌های مدنظر خود را بیابید.
برای آپلود کردن اسناد در گوگل درایو، ابتدا بر روی +New در بالا سمت راست کلیک کنید. سپس بر روی Upload file کلیک نمایید و در ادامه فایل مدنظر خود را از کامپیوترتان انتخاب کنید.
ابزارها و فضاهای زیادی برای ذخیره سازی فایل‌ها در فضای اینترنت موجود است، اما چیزی که گوگل درایو را از سایرین متمایز می‌کند این است که شما و دوستتان می‌توانید همزمان یک فایل را تغییر دهید و تغییرات همدیگر را مشاهده کنید. در بسیاری از پروژه‌ها یک فایل مشترک بین دو و یا چند نفر وجود دارد که همگی نیازمند دیدن تغییرات آن فایل هستند و این کار با گوگل درایو به آسانی قابل انجام است.
برای به اشتراک گذاری یک سند پس از اینکه آن را ایجاد یا آپلود کردید، روی آن کلیک کنید و بر روی دکمه‌ی share در گوشه‌ی بالا سمت راست کلیک نمایید، سپس ایمیل افرادی که مایل هستید فایل را مشاهده کنند، وارد کنید و پس از اتمام دکمه‌ی آبی رنگ Done را بفشارید. همچنین می‌توانید از علامت مداد در کنار کادر آدرس ایمیل، نوع دسترسی به فایل را مشخص کنید.
پس از انجام این مراحل، دوستان شما به این سند دسترسی خواهند داشت و در ایمیل خود آدرس و لینک سند را دریافت می‌کنند.
همچنین شما می‌توانید برای ارسال اسناد از طریق پیام رسان یا مسیج، از گزینه‌ی لینک قابل اشتراک، در بالا سمت راست استفاده کنید.
هنگامی که چند نفر در حال دیدن سند باشند، لیست افراد و نام آن ها در بالا سمت راست نمایان می‌شود و می‌توانید ببینید که چه کسی در حال ویرایش فایل است.
یکی دیگر از ویژگی‌های خوب گوگل درایو این است که شما می‌توانید حتی زمانی که به اینترنت دسترسی ندارید فایل‌های خود را مشاهده و یا ویرایش کنید. برای اینکار فقط کافیست که افزونه ی Google Docs Offline را بر روی مرورگر گوگل کروم نصب کنید. وقتی این افزونه را نصب و فعال کردید می‌توانید به فایل‌های Docs، Sheets و Slides دسترسی داشته باشید. وقتی در سفر باشید و یا به اینترنت دسترسی نداشته باشید یک دایره‌ی خاکستری رنگ نمایان می‌شود و به شما می‌گوید که آفلاین هستید.
اگر مایل هستید که اسناد خود را با گروه بزرگی از مردم به اشتراک بگذارید، منطقی به نظر نمی‌رسد که فایل خود را برای تک تک آنها بفرستید. کافیست اسناد خود را در گروه گوگل قرار دهید و در نتیجه دیگران به فایل شما دسترسی خواهند داشت.
اگر نیاز دارید که چندین فایل را یکجا به اشتراک بگذارید، باید فایل‌هایتان را به یک پوشه انتقال دهید و سپس پوشه را به اشتراک بگذارید. هرکسی که پوشه را با وی به اشتراک بگذارید، به تمام اسناد درون پوشه دسترسی خواهد داشت.
گاهی اوقات چندین فرد یک فایل را با هم به اشتراک می‌گذارند که هر کدام از این افراد فایل را یک فرمت خاص و با برنامه‌ای خاص اجرا و ویرایش می‌کند. در این صورت تک تک افراد باید تمام برنامه ها را به صورت نصب داشته باشند تا بتوانند فایل را مشاهده کنند؛ اما در گوگل درایو لازم نیست! گوگل درایو بسیاری از فایل‌ها را اگر در فرمت درست خود باشند، به فایل گوگل داکیومنت تبدیل می‌کند که برای همه افراد گروه از طریق گوگل درایو قابل دیدن و ویرایش است.
برای انجام این کار پس از آپلود کردن فایل آن را در گوگل درایو، انتخاب کنید و علامت سه نقطه در بالا سمت راست را انتخاب کنید و بر روی open with کلیک کنید سپس بسته به نوع فایل شما، گوگل ابزارهایی را پیشنهاد می‌کند که می‌توانید هر کدام از ابزارها را انتخاب کنید.
یکی از مشکلات استفاده‌ی گروهی از یک فایل این است که اگر یکی از افراد فایل را خراب کند چه می‌شود؟ دیگر لازم نیست نگران این مسئله باشید، گوگل می‌تواند شما را به گذشته بازگرداند. گوگل درایو به صورتی طراحی شده است که هر ویرایش و آپدیت فایل شما را تا ۳۰ روز یا ۱۰۰ تغییر، نگهداری می‌کند. بدین صورت می‌توانید در صورت لزوم به نسخه‌های قدیمی فایل خود دسترسی داشته باشید.
برای انجام این کار، سند را باز کنید، بر روی File کلیک کنید و سپس Version history و در ادامه See version history را انتخاب کنید. سپس به یک صفحه جدید برده می‌شوید و در آنجا یک نوار در سمت راست فایل می‌بینید که نسخه‌های قدیمی‌تر را لیست کرده است. بر روی هر کدام که می‌خواهید کلیک کنید تا پیش نمایش آن نسخه را ببینید. اگر نسخه‌ی مدنظر خود را پیدا کردید بر روی Restore this version کلیک کنید تا همه چیز به حالت انتخابی شما بازگردد.
گوگل درایو چیزی فراتر از سرویس به اشتراک گذاری فایل یا نرم افزار مدیریت اسناد است. امکانات و قابلیت های ویژه‌ای دارد که شما می‌توانید از آنها استفاده کنید. در اپلیکیشن گوگل درایو شما می‌توانید دیاگرام و مدل‌های سه بعدی رسم کنید، تصاویرتان را ویرایش کنید و بسیاری کارهای دیگر انجام دهید. فایلی که در نتیجه‌ی فعالیت‌های شما ایجاد می‌شود، در حساب گوگل درایوتان ذخیره خواهد شد؛ همانطور که این مسئله برای سایر برنامه‌های گوگل پابرجاست.
