بیشتر مؤسسان شرکتها یک اشتباه مشترک دارند:
فکر میکنند اساسنامه فقط یک فرم اداری است برای گرفتن شماره ثبت و شناسه ملی. به همین دلیل معمولاً یکی از نمونههای آماده اینترنتی را دانلود میکنند، چند کلمه را تغییر میدهند و همان را ثبت میکنند.
اما واقعیت این است که اساسنامه، مهمترین سند حکمرانی یک شرکت است.
اساسنامه مشخص میکند چه کسی حق تصمیمگیری دارد، مدیرعامل تا چه اندازه اختیار دارد، سهام چگونه منتقل میشود، در صورت اختلاف چه اتفاقی میافتد و اگر یکی از شرکا بخواهد خارج شود یا فوت کند، شرکت چگونه ادامه پیدا میکند. به بیان سادهتر، اساسنامه نقشه حقوقی آینده شرکت است.
مشکل اینجاست که بسیاری از شرکتها تا زمانی که اختلافی پیش نیامده، اهمیت این موضوع را درک نمیکنند. اما وقتی اختلاف بین شرکا شکل میگیرد، تازه متوجه میشوند که سکوت یا ابهام در اساسنامه میتواند چه هزینههای سنگینی ایجاد کند.
حتی در شرکتهای خانوادگی نیز این موضوع اهمیت زیادی دارد. بسیاری از کسبوکارهای قدرتمند خانوادگی فقط یک نسل دوام میآورند. یکی از دلایل مهم این مسئله آن است که مدیران نسل اول، شرکت را امتداد دارایی شخصی خود میدانند و تصمیمات مهم را بدون توجه به قواعد حقوقی و ساختارهای حکمرانی میگیرند. نتیجه این میشود که با کنار رفتن آن مدیر، نسل بعدی با ساختاری نامنظم، اختلافات داخلی و تصمیمگیریهای مبهم مواجه میشود؛ وضعیتی که گاهی به فروپاشی شرکت منجر میشود.
در عمل، اساسنامه باید پاسخ روشنی به پرسشهای مهم بدهد. برای مثال:
چه کسی در شرکت اختیار تصمیمگیری دارد؟
اختیارات مدیرعامل و هیئتمدیره تا چه حد است؟
انتقال سهام چگونه انجام میشود؟
در صورت خروج یا فوت یکی از سهامداران چه باید کرد؟
تصمیمات مهم با چه اکثریتی تصویب میشوند؟
در صورت اختلاف، چه مرجعی تصمیم نهایی را میگیرد؟
یکی از مهمترین موضوعاتی که باید در اساسنامه با دقت تنظیم شود، مسئله انتقال سهام است. اگر در این زمینه محدودیتی پیشبینی نشود، ممکن است یکی از سهامداران سهم خود را به شخصی منتقل کند که سایر شرکا تمایلی به حضور او در شرکت ندارند. این موضوع در شرکتهای خانوادگی، استارتاپها، پروژههای ساختمانی و شرکتهای چندشریکی میتواند بسیار حساس باشد.
موضوع مهم دیگر، خروج شریک از شرکت است. بسیاری از شرکتها با اعتماد کامل میان شرکا شکل میگیرند، اما در طول زمان ممکن است یکی از سهامداران بخواهد از شرکت خارج شود. اگر سازوکار مشخصی برای این وضعیت وجود نداشته باشد، اختلافات جدی ایجاد میشود. بنابراین باید از ابتدا مشخص شود که قیمت سهام چگونه تعیین میشود، آیا سایر سهامداران حق خرید اولویتدار دارند و انتقال سهام به اشخاص ثالث تحت چه شرایطی ممکن است.
اختیارات مدیرعامل و هیئتمدیره نیز موضوع بسیار مهمی است. در بسیاری از اساسنامههای آماده، این اختیارات بسیار کلی نوشته میشود. در چنین شرایطی ممکن است مدیران بدون نظارت کافی، وامهای سنگین بگیرند، اموال شرکت را وثیقه بگذارند یا قراردادهای بزرگی منعقد کنند. به همین دلیل در یک اساسنامه حرفهای باید مشخص شود که چه تصمیماتی نیازمند تصویب مجمع یا اکثریت خاصی از سهامداران است.
تعیین دقیق صاحبان امضای مجاز نیز اهمیت زیادی دارد. اگر تمام اختیارات امضا در اختیار یک نفر باشد، احتمال سوءاستفاده افزایش مییابد. از طرف دیگر اگر امضاها بیش از حد پیچیده تعیین شوند، فعالیت روزمره شرکت دچار اختلال میشود. بنابراین باید تعادل مناسبی در این زمینه ایجاد شود.
یکی دیگر از موضوعاتی که معمولاً نادیده گرفته میشود، تعارض منافع است. ممکن است مدیرعامل یا یکی از اعضای هیئتمدیره در شرکت رقیب فعالیت کند یا قراردادهایی را به نفع کسبوکار وابسته به خود منعقد کند. پیشبینی ممنوعیت رقابت و قواعد شفاف درباره تعارض منافع میتواند از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کند.
حفظ محرمانگی اطلاعات شرکت نیز موضوعی است که باید جدی گرفته شود. اطلاعاتی مانند لیست مشتریان، قراردادهای تجاری، استراتژیهای فروش یا اطلاعات مالی، داراییهای مهم شرکت هستند و استفاده یا افشای آنها میتواند خسارت جدی ایجاد کند.
همچنین باید درباره وضعیتهایی مانند فوت سهامدار، ارزشگذاری سهام در زمان خروج شریک، یا بنبست مدیریتی میان سهامداران نیز از قبل فکر شده باشد. در غیر این صورت، اختلافات ممکن است به دعواهای طولانی در دادگاهها تبدیل شود.
به همین دلیل در بسیاری از شرکتهای حرفهای، علاوه بر اساسنامه، یک «قرارداد سهامداران» نیز تنظیم میشود. این قرارداد روابط داخلی شرکا، تعهدات آنها، نحوه خروج از شرکت، محرمانگی اطلاعات و بسیاری از مسائل حساس دیگر را بهصورت دقیقتر تنظیم میکند.
واقعیت این است که اساسنامه یک سند تشریفاتی نیست. اساسنامه، چارچوب حکمرانی شرکت را شکل میدهد. اگر این سند با نگاه بلندمدت و متناسب با نوع کسبوکار تنظیم نشود، ممکن است در آینده شرکت با اختلافات سنگین، بنبست مدیریتی یا حتی فروپاشی مواجه شود.
به عنوان وکلایی که در حوزه ساختاردهی حقوقی و حکمرانی شرکتهای تجاری فعالیت میکنیم، تجربه نشان داده است که بسیاری از بحرانهای شرکتی، ریشه در همان روزهای ابتدایی تأسیس دارند؛ زمانی که اساسنامه بدون دقت و صرفاً برای عبور از مرحله ثبت شرکت تنظیم شده است.
در حالی که اگر همین سند از ابتدا با نگاه استراتژیک نوشته شود، میتواند از بسیاری از اختلافات آینده جلوگیری کند و مسیر رشد پایدار شرکت را هموارتر سازد.
