توجه به ویژگی‌های ظاهری سند و استفاده از بخش استعلامات ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، از جمله مهمترین روش‌های تشخیص اسناد مجعول است.
زمین و ملک، یکی از با ارزش‌ترین دارایی‌های مردم است و سند رسمی به عنوان مدرک هویتی ملک محسوب می‌شود. در گذشته سند مالکیت خانه و زمین سند منگوله‌دار بود. پس از آن به دلایل امنیتی سند تک برگ جایگزین سند منگوله‌دار شده است.
یکی از مسائلی که در اسناد ملکی بسیار حائز اهمیت است و می‌تواند مشکلات بسیاری برای متعاملین و دستگاه قضایی ایجاد کند موضوع جعلی بودن اسناد است. پیش از این سند‌های منگوله‌دار که به صورت دفترچه‌ای بودند، به راحتی جعل می‌شدند و ایمنی کمی داشتند. برای جلوگیری از جعل و سواستفاده، سند دفترچه‌ای به سند تک برگی تبدیل شد.
امکان جعل با سند تک برگ کاهش پیدا کرد، اما همچنان امکان جعل اسناد به طور کامل از بین نرفت. به همین دلیل حذف اسناد تک برگ و صدور سند الکترونیک در دستور کار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور قرار گرفت.
در همین راستا از ابتدای تیرماه ۱۴۰۳ حذف سند تک برگ اجرایی شد و از آن تاریخ تمام اسناد از سوی سازمان ثبت به صورت الکترونیکی و با کد امنیتی صادر شد و به این ترتیب اسناد جدید، دیگر به صورت سند تک برگ صادر نخواهد بود و با این اقدام، بحث جعل سند در مورد اسناد الکترونیک نیز عملاً منتفی می‌شود، اما از آنجا که اسناد تک برگی متعلق به قبل از این تاریخ در بین مردم وجود دارد، امکان جعل اسناد ملکی در مورد این اسناد همچنان وجود دارد و به همین دلیل مردم باید همچنان در معاملات خود به این موضوع توجه کافی داشته باشند.
روش‌های تشخیص سند مجعول از سند اصلی
۱- تفاوت‌های فیزیکی و ظاهری
اولین تفاوتی که بین اسناد اصلی و جعلی در نظر گرفت، تفاوت فیزیکی و ظاهری آن‌هاست. از جمله تفاوت‌های ظاهری اسناد اصلی و جعلی عبارت است از:
– متالین یا خطوط برجسته سه‌بعدی دور اسناد تک‌برگ: یکی از آسان‌ترین راه‌های تشخیص اسناد اصلی و جعلی، توجه به، متالین یا خطوط سه‌بعدی برجسته‌ای است که دور تا دور سند‌های اصلی تک‌برگ وجود دارد. اگر سند را لمس کردید و خبری از این خطوط نبود، به‌راحتی می‌توانید سند را تقلبی بدانید.
– واترمارک‌ها و تصاویر محو شونده روی سند تک‌برگ: اسناد تک‌برگ معمولاً یک سری طرح‌هایی مثل نقشه ایران با یک «الله» در میان خود دارند. از سوی دیگر یک سری تصاویر محوشونده روی سند تک‌برگ اصلی وجود دارد و تنها زمانی که سند در معرض نور قرار داده شود نمایان می‌شود.
– هولوگرام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور: اسناد اصلی، از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر می‌شوند و سازمان ثبت، با دستگاه خاصی روی اسناد تک‌برگ اصلی، هولوگرام می‌چسباند. این هولوگرام، یک کد ۱۲ رقمی دارد که بیانگر تاریخ و شماره سند است. در صورت جدا شدن یا آسیب دیدن این هولوگرام، سند تک‌برگ، از نظر اعتبار دچار مشکل می‌شود
– مهر برجسته سازمان ثبت اسناد و املاک کشور: کلیه اسناد تک‌برگ اصلی، ممهور به مهر برجسته سازمان ثبت اسناد و املاک کشور هستند. در صورتی که سند تک‌برگ، چنین مهری نداشته باشد، اعتبار آن قابل اعتماد نیست.
۲- مراجعه به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ssaa.ir
روش دیگر تشخیص سند اصلی از جعلی، مراجعه به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است.
یکی از مهمترین کار‌هایی که برای انجام معامله پس از مشاهده سند تک‌برگ باید انجام شود، مراجعه به سایت ssaa.ir و بررسی اصالت سند مورد نظر است.
در منوی اصلی این سایت، بخشی به نام «خدمات الکترونیک» وجود دارد. در این بخش، زیرمجموعه «استعلامات ثبتی» به چشم می‌خورد و زیر استعلامات ثبتی، می‌توان «تصدیق اصالت سند مالکیت» را مشاهده کرد.
بخش تصدیق اصالت سند مالکیت در سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
در این قسمت، اطلاعاتی که در سند درج شده است را در بخش‌های مشخص‌شده وارد و روی دکمه «بررسی» کلیک کنید تا اصالت و جعلی بودن آن برایتان مشخص و محرز شود.
همچنین امکان تصدیق اصالت سند از طریق سامانه «ثبت من» به آدرس الکترونیک my.ssaa.ir نیز وجود دارد.
مراجعان پس از ورود به این سامانه، وارد بخش «اسناد رسمی» می‌شوند و روی «تصدیق اصالت سند» کلیک می‌کنند. سپس، شناسه سند و رمز تصدیق را وارد می‌کنند تا اصالت سند مشخص شود.
