به کارگیری اتوماسیون حضور و غیاب برای مدیریت ورود و خروج کارکنان در هر شرکتی الزامیه. با وجود انبوهی از دستگاه‌های ساعت زنی در بازار شاید انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب، کمی دشوار به نظر برسه. اگه قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، دقت و بررسی بیشتری داشته باشی، قطعاً سیستم مناسبی برای کسب و کارت انتخاب خواهی کرد! توصیه می‌کنم قبل از خرید این 4 موضوع را به دقت بررسی کنید.
1. چه روشی برای ثبت ورود و خروج تو شرکت شما مناسب‌تره ؟
راهکارهای مختلفی برای احراز هویت و ثبت تردد وجود دارد. مهم‌ترین این روشها عبارتند از : کارت بدون تماس ، اثر انگشت، تشخیص چهره، اسکن کف دست و عنبیه
برای انتخاب راهکار ثبت تردد به چند نکته توجه کنید :
· کارت و اثر انگشت از سایر فناوری‌ها ارزان‌تر هستند و تکنولوژی تشخیص عنبیه از همه گران‌‌تر است.
· در حال حاضر بیشتر دستگاه‌های حضور و غیاب به صورت ترکیبی تولید می‌شوند، یعنی شامل چند روش شناسایی هستند. به طور مثال اگر یک دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره می‌خرید، امکان دارد اثر انگشت و کارت هم داشته باشد. پس در مقایسه دستگاه‌ها امکانات دیگر را هم در نظر بگیرید. به طور مثال در مقایسه قیمت دو دستگاه تشخیص چهره، آن سیستم که قیمت بیشتری دارد، امکان دارد شامل اثر انگشت و کارت هم باشد، اما دستگاه ارزان‌تر فقط تشخیص چهره و یا تشخیص چهره و کارت داشته باشد.
· اگر محیط کاری شما اداری است و تعداد پرسنل‌تان کم است و از طرفی نمی‌خواهید، برای حضور و غیاب‌تان هزینه زیادی بپردازید، گزینه کارت یا اثر انگشت برای شما مناسب هستند.
· در محیط‌های کارگری، آزمایشگاهی و بیمارستان‌ها، امکان دارد کیفیت اثر انگشت بعضی از پرسنل پائین باشد و در شناسایی و ثبت تردد آنها با مشکل مواجه شوید.
· مزیت اثر انگشت نسبت به سایر روشها این است که قابلیت معرفی 10 نمونه اثر انگشت از هر شخص وجود دارد، در صورتی‌که در سایر روشها نمی‌توانید بیشتر از یک یا دو نمونه تعریف کنید. بنابراین وقتی اثر انگشت پرسنلی با مشکل مواجه می‌شود، می‌توانید از انگشتان دیگر استفاده نمائید.
· فارق از اینکه چه راهکاری برای ثبت تردد انتخاب می‌کنید، جدید‌ترین نسخه آن فناوری را انتخاب کنید. به طور مثال در مورد اثر انگشت و تشخیص چهره بهتر است از مدل‌های دارای قابلیت تشخیص اثر انگشت یا چهره زنده از نمونه تقلبی (عکس، ماسک،فیلم) استفاده نمائید.
2. تعداد کارکنان‌تون چند نفره ؟
هر دستگاه حضور و غیاب بر اساس تعداد مشخصی از کاربران طراحی می‌شوند.
اگر در مشخصات سیستم‌های ثبت تردد دقت کنید، ظرفیت حافظه مشخصی دارند. به طور مثال بر روی یک دستگاه امکان معرفی (ثبت نام) 500 چهره وجود دارد، اما دستگاه دیگر 2000 چهره را پشتیبانی می‌کند.
بحث سر این نیست که دستگاه با ظرفیت بیشتر بهتر است. شاید دستگاه با تعداد کاربران کمتر کیفیت بیشتری داشته باشد.
اما شما باید دقت داشته باشید که ظرفیت دستگاه حضور و غیاب با تعداد کارکنان شما متناسب باشد. اگر تعداد کارکنان‌تان 500 نفر است، یک دستگاه با ظرفیت 300 کاربر جواب کار شما را نمی‌دهد. باید یک دستگاه با حداقل ظرفیت 500 کاربر و یا دو دستگاه با ظرفیت کمتر خریداری نمائید.
دقت داشته باشید هر چه تعداد کارکنان‌تان بیشتر باشد، دستگاه منتخب باید سرعت پردازش بالاتری داشته باشد، تا در زمان ثبت تردد ترافیک و صف کارکنان تشکیل نشود.
3. در زمان ورود یا خروج، چند نفر به طور همزمان تردد خودشون رو ثبت می‌کنن ؟
این نکته هم بسیار مهم است که باید به آن توجه داشته باشید. معمولاً حجم اصلی ورود و خروج کارکنان در دو محدوده کوتاه مدت (مثلاً 0.5 ساعته) صبح و عصر اتفاق می‌افتد. به طور مثال پرسنل در نوبت صبح از ساعت 7.45 تا 8:15 دقیقه ورود خود را ثبت می‌کنند.
بهترین دستگاه حضور و غیاب هم توانایی مدیریت ورود و خروج تعداد زیاد کاربران در یک محدوده زمانی کوتاه را ندارد. به طور مثال اگر در نوبت صبح 400 نفر وارد شرکت می‌شوند. برای مدیریت بهتر و جلوگیری از تشکیل صف و بروز مشکلات، توصیه می‌شود از دو دستگاه ثبت تردد استفاده کنید. چرا که یک دستگاه برای این تعداد پرسنل در یک نوبت جوابگو نیست.
اینجا نمی‌توانم به طور قطع عدد خاصی را بیان کنم. اما بهتر است برای ثبت تردد هر 200 نفر پرسنل در یک بازه زمانی، از یک دستگاه استفاده کنید.
4. از کجا بخرم ؟
بسیار مهم است که دستگاه حضور و غیاب خود را از یک شرکت معتبر و خوش‌نام بخرید. در بررسی شرکت‌ها می‌توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:
· رضایت مشتریان قدیمی
· ارائه محصولات متنوع و با کیفیت
· ارائه گارانتی معتبر
· برخورداری از یک تیم قوی و ارائه خدمات پشتیبانی مناسب
