یکی از مطالب مهمی که در کلیه‌ی دوره‌های آموزش حسابداری به آن پرداخته می‌شود مفهوم و کاربرد تنخواه گردان و تنخواه دار است. با مواجهه مدیران یک مجموعه با مشکلات مالی و عدم توانایی در کنترل هزینه‌ها، حسابی تحت عنوان تنخواه ایجاد شده است. هدف اصلیِ تنخواه گردان، گروه‌بندی و نظارت جامع بر هزینه‌های هر یک قسمت‌های سازمان، پرداخت بی دغدغه‌ی هزینه‌ها، از میان برداشتن فرآیند اداری و متعاقبا کاهش عملیات حسابداری می‌باشد. در ادامه به صورت مفصل به تشریح مفهوم تنخواه گردان و کاربرد آن می‌پردازیم.
بیشتر شرکت‌ها و مؤسسات، نیاز به تهیه‌ی مواد مصرفی و کالاها و همچنین پرداخت هزینه‌های جزئی مثل کرایه تاکسی، غذا و … دارند که گاهاً توسط تنخواه دار شرکت پرداخت می‌شود. در دوره آموزش حسابداری یاد می‌گیرید که این حساب ماهیتی بدهکار دارد و ثبت آن از طریق بدهکار کردن حساب تنخواه گردان و بستانکار کردن وجه نقد یا بانک انجام می‌شود. در هر شرکت مبلغ تنخواه گردان در اختیار شخص یا اشخاص خاصی قرار می‌گیرد که به آنها تنخواه دار می‌گویند و پرداخت هزینه‌های جزئی و در برخی موارد کلی شرکت بر عهده‌ی این شخص قرار دارد. از تنخواه دار در همان ابتدای کار تضمین لازم دریافت خواهد شد و این فرد می‌تواند رئیس بخش حسابداری، حسابدار یا مامور تدارکات باشد.
بطور کلی تنخواه دار به همان مامور خرید و در واقع مسئول مخارج خردِ سازمان نسبت داده می‌شود. به این فرد، مسئول تنخواه نیز می‌گویند.
یکی از موارد مهمی که در آموزش حسابداری مقدماتی به آن اشاره می‌شود شرایط و ویژگی‌های شخص تنخواه دار است . برای انتخاب تنخواه دار می‌بایست یک شخص معتمد برای سازمان و به خصوص معتمد بخش مدیریت در نظر بگیریم چرا که امکان دارد مبلغ قابل توجهی به وی سپرده شود. تنخواه دار می‌بایست تحت نظر بخش مدیریت و حسابداری، اقدام به پرداخت هزینه‌ها نموده و به صورت خودسرانه حق انجام خرید ندارد.
در واقع بهره گیری از تنخواه گردان، موجب افزایش سرعت پرداخت ها و کاهش فعالیت‌های زائد حسابداری می‌گردد. در نتیجه، به مراتب کار حسابدار راحت تر شده و از پیچیده شدن عملیات حسابداری به میزان قابل توجهی جلوگیری به عمل می‌آید. در ادامه خواهید آموخت که اصلی‌ترین هدف از ایجاد تنخواه گردان، نظارت و کنترل هزینه‌های بخش‌های مختلف سازمان می‌باشد. بدین ترتیب، حسابدار از درگیری با امور جزئی و پراکنده کناره گیری نموده و تنها با نظارت بر کار تنخواه دار قادر به کنترل کل هزینه‌ها می‌باشد.
در طی آموزش حسابداری بازار کار، خواهید آموخت که حساب تنخواه مختص به هزینه‌های کوچکی می‌باشد، که امکان صدور چک برای آنها وجود ندارد. به عبارتی دیگر، سازمان مقداری وجه در اختیار یکی از اشخاص معتمد مجموعه که معمولا مسئول خرید می‌باشد، قرار می‌دهد تا بدین وسیله برای خریدهای روزمره نیازی به طی نمودن روند اداری نداشته باشد.
پکیج جامع صفر تا صد حسابداری بازار کار
مامور خرید، موظف است کلیه‌ی مدارک و فاکتورهای هزینه‌های صورت گرفته اعم از هزینه‌های رفت و آمد، هزینه‌های خرید مایحتاج شرکت مثل : لوازم التحریر، چای، دستمال کاغذی و … نگهداری و به بخش حسابداری شرکت تحویل دهد. لازم به ذکر است که در کلیه‌ی این مدارک می‌بایست تاریخ، مبلغ هزینه و مهر و امضای فروشنده، به صورت واضح و شفاف درج شده باشد تا مورد تایید بخش حسابداری قرار بگیرد. این هزینه‌ها شاید به صورت موردی مبلغ ناچیزی تلقی گردند. اما مجموع آنها در پایان سال مالی مبلغ قابل توجهی را به ارمغان خواهند آورد. به همین علت نگهداری و ارائه مدارک آنها بسیار حائز اهمیت می‌باشد.
در طی دوره‌های آموزش حسابداری به این موضوع پرداخته می‌شود که برای داشتن یک سیستمِ تنخواه مناسب با اهداف سازمان چه نکاتی را باید مد نظر داشته باشید. اما برای شروع می‌بایست، حسابی تحت نظارت هیئت مدیره با یک میزان مبلغ مشخص افتتاح شود و در بخش رسیدگی به امور مالی شرکت ثبت گردد. در گام دوم می‌بایست مسئولیت تنخواه گردانی به شخصی معتمد و مورد تایید واگذار گردد تا با نظم و مسئولیت پذیری اقدام به انجام پرداختی‌ها نماید.
سومین نکته ای که در آموزش حسابداری به آن پرداخته می‌شود، حفظ تعادل دریافت و پرداخت‌های تنخواه می‌باشد. چهارمین و آخرین نکته این است که از جزئی ترین تا کلی ترین هزینه‌هایی که توسط تنخواه دار صورت می‌پذیرد رسید شده و در اختیار امور مالی قرار بگیرد. پس از پایان هر دوره، الباقی وجهی که در حساب تنخواه دار مانده است و کلیه مثبته مثل فیش واریزی، فاکتور و غیره می‌بایست تحت نظارت قرار گرفته و در صورت وجود اختلاف مورد بررسی قرار بگیرند. یک تنخواه دار مسئولیت پذیر، با انجام اصولی و دقیق وظایف خویش، قادر به ایفای نقش مهمی در انجام امور مالی سازمان خواهد بود.
همانطور که پیشتر ذکر کردیم، با سپردن برخی از مسئولیت‌های مالی به شخصی تحت عنوان تنخواه گردان، مسئولیت‌های حسابدار کمتر شده و با نظارت بر وظایف محوله به تنخواه گردان قادر به کنترل غیر مستقیم پرداخت هزینه‌های کل سازمان خواهد بود. تنخواه داری شاید به نظر خیلی سمت کاربردی و مهمی نباشد؛ اما این فرضیه ای نادرست است و در آموزش حسابداری بیشتر با میزان تاثیر تنخواه گردان در پروسه ی حسابداری بازار کار آشنا خواهید شد.
تنخواه گردان، به دو دسته ی کلی ثابت و متغیر تقسیم می‌گردد که در پایان هر دوره مانده حساب تنخواه باید به حساب اصلی شرکت واریز شود. اما شرکت‌های خصوصی معمولا مبلغ مربوطه را در حساب تنخواه به شکل ذخیره و امانت نگه می‌دارند تا اگر در آینده نیاز شد، مجدد از آن برداشت نمایند.
با وجود برخی شباهت‌ها بین حساب صندوق و تنخواه گردان در حسابداری، تفاوت‌هایی نیز بین آنها وجود دارد که درباره‌ی آن توضیح می‌دهیم. در واقع وجه نزد صندوق، در اختیار فردی قرار دارد که مسئول خرید نیست در حالی که تنخواه گردان معمولاً در دسترس افرادی قرار می‌گیرد که مستقیماً با فرآیند خرید در ارتباط هستند. تنخواه معمولاً برای پرداخت‌های جزیی و مستمر شرکت‌ها است در حالی که صندوق معمولاً در شرکت‌هایی استفاده می‌شود که در عملیات جاری آنها دریافت و پرداخت وجه نقد مورد نیاز است مانند فروشگاه‌های زنجیره‌ای و سوپر مارکت‌ها.
مبلغ تنخواه معمولاً دارای سقف مشخصی بوده که با توجه به هزینه‌ها و آیین‌نامه‌های داخلی شرکت تعیین می‌گردد ولی در حساب صندوق این محدودیت وجود ندارد. معمولاً دریافت و به ویژه هر پرداخت صندوق با دریافت تأییدیه از مدیران انجام می‌شود در صورتی که پرداخت‌های تنخواه طبق آیین‌نامه‌ی تنخواه گردان شرکت انجام می‌شود و به ازای هر صورت تنخواه که شامل هزینه‌های متعددی است یک بار تأییدیه دریافت می‌شود. تا به این قسمت، به صورت جامع به تشریح حساب تنخواه و وظایف تنخواه گردان پرداختیم. اما، برخی حساب تنخواه را با حساب صندوق اشتباه می‌گیرند.
در واقع، حساب تنخواه برای پرداخت‌های جزئی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما، صندوق نوعی از حساب‌های اصلی شرکت به شما می آیند. چرا که، دریافتی مشتریان به صندوق منتقل می‌گردد. همچنین، هر بار برداشت از حساب صندوق نیازمند مجوز از سوی مدیر شرکت می‌باشد. اما، برای برداشت از تنخواه، تنها یکبار اخذ مجوز کافی است. از دیگر تفاوت‌های حساب صندوق و تنخواه، می‌توان اشاره داشت به اینکه تنخواه برای پرداخت هزینه ها دارای محدودیت‌هایی از سوی مدیر مالی می‌باشد. اما، برداشت از صندوق از محدودیت خاصی پیروی نمی‌کند. علاوه بر این، حساب تنخواه در دوره‌های مشخصی، می‌بایست شارژ گردد. اما، شارژ وجه حساب صندوق به این صورت نمی‌باشد.
فرایند پرداخت را راحت و سریع می‌کند : در بعضی موارد پرداخت‌ها، جنبه‌ی ضروری دارند یا گاهی دسترسی به امکانات بانکی امکان‌پذیر نیست. در این حالت برای پرداخت‌های غالب و عمده از تنخواه گردان استفاده می‌شود که موجب سهولت و تسریع در امر پرداخت می‌گردد.
حجم عملیات پرداخت‌های نقد و بانک کاهش می‌یابد : وقتی پرداخت‌ها و فعالیت‌های مالی فوری و ضروری از طریق بانک و یا صندوق انجام شود، با توجه به تعداد پرداخت‌ها و طی مراحل پرداخت، این کار کاهش سرعت در پرداخت و در نهایت افزایش حجم عملیات حسابداری را در پی دارد. در چنین حالتی استفاده از تنخواه به جای بانک یا صندوق، باعث کاهش حجم عملیات‌های مالی و سرعت بخشیدن به فرایند کار می‌گردد.
کنترل وجوه نقد افزایش می‌یابد : استفاده از تنخواه گردان برای پرداخت‌های جزئی و هزینه‌ها باعث کاهش حجم عملیات‌های حسابداری و مالی شده و در نتیجه موجب افزایش میزان کنترل وجه نقد می‌شود.
تنخواه گردان خزانه : در ابتدای سال مالی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب وجوهی که برای انجام هزینه‌های لازم و ضروری دستگاه‌های اجرایی کشور مورد نیاز است را در اختیار خزانه‌داری کل قرار می‌دهد که در پایان سال باید پرداخت و تسویه‌حساب شود.
تنخواه گردان استان : این مبالغ جهت نیازهای ضروری استان‌ها پرداخت می‌شود و وجوهی است که خزانه‌داری کل از محل تنخواه خزانه در ابتدای هر سال مالی به حساب خزانه‌ی معین استان پرداخت می‌کند.
تنخواه گردان حسابداری : وجوهی که به وسیله‌ی خزانه‌ی معین استان از محل تنخواه گردان استان برای پرداخت کردن هزینه‌های ضروری دستگاه‌های اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذی‌حساب دستگاه‌های اجرایی پرداخت می‌شود.
تنخواه گردان پرداخت : وجوهی است که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه‌های ضروری توسط ذی‌حساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذی‌حساب یا کارپرداز قرار می‌گیرد و در پایان سال مالی باید مانده‌ی آن تسویه شود.
روش‌های نگهداری تنخواه گردان :
روش متغیر : در این روش معمولاً سقف مبلغ تنخواه گردان توسط مدیران مؤسسه تعیین شده و مدت زمان استفاده از آن طبق آیین‌نامه‌ی تنخواه گردان و دستورالعمل‌های تصویب شده در مؤسسات است. اگر آموزش حسابداری دیده باشید حتماً می‌دانید که حساب تنخواه گردان ایجاد و با انجام هزینه در طول دوره، گردش مالی پیدا می‌کند و در پایان دوره مالی بسته شود. تنخواه گردان متغیر، بیشتر از تنخواه گردان ثابت مورد توجه مدیران می‌باشد. مبلغ معین تنخواه در اختیار وی قرار می‌گیرد و پس انجام هزینه ها، لیستی از آنها را در اختیار بخش امور مالی قرار داده و الباقی وجه را نیز باز می‌گرداند.
روش ثابت : در این روش مانند روش قبل، تنخواه گردان را با توجه به دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌ی تنخواه جهت تأمین مخارج انجام شده، ایجاد می‌کنیم. ولی این حساب در طول دوره‌ی مالی بابت انجام هزینه، هیچ گردش مالی نداشته و رقمی در آن ثبت نمی شود تا پایان دوره‌ی مالی که بسته شود. تنخواه گردان ثابت، در راستای تامین نیازهای شرکت می‌کوشد. وی موظف به ارائه یک تخمین حدودی از هزینه های شرکت است و طبق این تخمین، تحت نظر بخش حسابداری به صورت ماهیانه مبلغی تعیین و به حساب تنخواه گردانِ ثابت واریز می‌گردد. همانطور که قبل تر نیز به آن اشاره داشتیم، ارائه مدارک و اسناد هزینه های صورت گرفته نیز از مسئولیت های وی خواهد بود. تنخواه گردان ثابت، فقط می‌بایست هزینه ی مخارج سازمان را پرداخت نماید و زمان انجام هزینه‌های مذکور کاملا باید تحت نظارت مدیر مالی برنامه ریزی شوند.
در آموزش حسابداری مقدماتی می‌آموزیم که تنخواه در طی مدت زمانی معین و یا اتمام وجه، تسویه و یا شارژ می‌شود در حالی‌که این مورد در خصوص صندوق انجام نمی‌شود. وجه موجود در دست تنخواه گردان طلب شرکت از آن شخص است و در صورتی که در پایان سال دارای مانده باشد، باید به حساب بانکی شرکت واریز شود و یا به صندوق عودت گردد؛ در حالی که صندوق دارایی شرکت می‌باشد و در پایان سال در سرفصل نقد و بانک طبقه‌بندی می‌شود. با این تفاوت‌ها هنگام طی دوره آموزش حسابداری نیز آشنا می‌شوید.
این مقاله بخشی از صد‌ها نکته حسابداری در زمینه آموزشهای این سایت می‌باشد. جهت تسلط کامل به مباحث مربوط به بازار کار و کسب درآمد سریع از این حرفه، با جمع آوری اطلاعات از مدیران ارشد مالی و اساتید برتر دانشگاه، بسته آموزش صفر تا صد حسابداری در بازار کار را تهیه نموده ایم. این مجموعه بی‌نظیر شامل تمامی تکنیک‌های حسابداری کاربردی در قالب ۵۳ ساعت آموزش حسابداری با کیفیت، جزوات pdf، تستهای ارزیابی اینترنتی و آموزش نرم افزار‌‌های مالی می‌باشد. با استفاده از این مجموعه به سادگی می‌توانید ضمن استفاده از تخفیف باورنکردنی آن، حسابداری را بصورت کاملا کاربردی از آموزش حسابداری مقدماتی تا تجزیه و تحلیل صورتهای مالی بیاموزید.
