در محیط‌های سازمانی مدرن، دارایی‌های فرآیند یکی از جنبه‌های حیاتی مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهند. این دارایی‌ها هرگونه مواد، اطلاعات و فرآیندهایی هستند که به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم در مدیریت و اجرای پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. از این رو، اهمیت ارتقاء و بهره‌برداری از دارایی‌های فرآیند سازمانی در توسعه و موفقیت پروژه‌ها به‌عنوان یک عنصر کلیدی شناخته می‌شود.
در این مقاله، به بررسی مفهوم و اهمیت دارایی‌های فرآیند سازمانی پرداخته و سپس برخی از مهم‌ترین نمونه‌ها و موارد کاربردی آنها در مدیریت پروژه‌ها را بررسی خواهیم کرد.
Concept of Organizational Process Assets:
دارایی‌های فرآیند سازمانی هرگونه منبع، اطلاعات و فرآیندهایی هستند که توسط سازمان منتخب شده و برای ارتقاء کارایی و کیفیت در مدیریت پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دارایی‌ها می‌توانند شامل فرآیندها، رویه‌ها، سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، پایگاه دانش شرکت و سایر منابع مرتبط با مدیریت پروژه باشند.
Importance of Organizational Process Assets:
استفاده از دارایی‌های فرآیند سازمانی در مدیریت پروژه‌ها دارای اهمیت چندگانه‌ای است. اولاً، این دارایی‌ها به‌عنوان راهنماها و الگوهای استاندارد عملیاتی برای اجرای پروژه‌ها عمل می‌کنند و باعث افزایش کیفیت و کارایی در انجام فعالیت‌های مختلف می‌شوند. ثانیاً، این دارایی‌ها ابزارهایی برای مدیران به‌منظور کنترل و کاهش ریسک‌ها، اجرای بهینه‌تر پروژه‌ها و مدیریت منابع موجود فراهم می‌کنند.
نمونه‌های مهم دارایی‌های فرآیند سازمانی:
Processes, Procedures, Policies, and Guidelines:
این شامل مجموعه‌ای از رویه‌ها و فرآیندهای استاندارد برای انجام فعالیت‌های مختلف پروژه است که به‌عنوان راهنمایی برای تیم‌های پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
Company Knowledge Base:
این شامل داده‌ها، اطلاعات و تجربیاتی است که در طول اجرای پروژه‌های گذشته جمع‌آوری شده و به‌عنوان منبعی برای انجام پروژه‌های آینده استفاده می‌شود.
Process Control Policies and Guidelines:
این شامل سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها و رویه‌هایی است که توسط سازمان برای مدیریت و اجرای پروژه‌ها تعیین می‌شوند و به‌منظور ایجاد تنظیمات و استانداردهای لازم برای اجرای پروژه‌ها استفاده می‌شود.
Contract Templates:
این شامل الگوهای استاندارد قراردادها و توافق‌نامه‌هایی است که در انجام پروژه‌ها بکار می‌روند و از نظر حقوقی و مالی اطمینان فراهم می‌کنند.
Change Control and Risk Management Processes:
این شامل فرآیندها و روش‌های استاندارد برای کنترل و مدیریت تغییرات و ریسک‌های مرتبط با پروژه است که به‌منظور حفظ توازن و کنترل در جریان پروژه استفاده می‌شود.
با توجه به اهمیت و نقش دارایی‌های فرآیند سازمانی در موفقیت پروژه‌ها، انتخاب، ارتقاء و بهره‌برداری از آنها به‌عنوان یک استراتژی حیاتی در مدیریت پروژه‌ها برشمرده می‌شود. از این رو، سازمان‌ها نیاز دارند تا به‌منظور بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری در انجام پروژه‌ها، به دارایی‌های فرآیند سازمانی با دقت بالایی توجه کنند و آنها را به‌صورت مداوم ارتقاء دهند.
