پیام رسان سازمانی،ضرورت انکارناپذیر در سایه فیلترینگ

مقدمه

در سال‌های اخیر، فیلترینگ پیام‌رسان‌های محبوب جهانی مانند تلگرام و واتس‌اپ در کشور، چالش‌های جدی برای ارتباطات سازمانی ایجاد کرده است. این محدودیت‌ها نه تنها بر ارتباطات شخصی افراد تاثیر گذاشته است، بلکه بر بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها نیز تأثیر منفی گذاشته است. در این مقاله، به بررسی دلایل لزوم استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی در ایران، با توجه به شرایط موجود، خواهیم پرداخت.

چالش‌های فیلترینگ پیام‌رسان‌های عمومی برای سازمان‌ها

• اختلال در ارتباطات داخلی: فیلترینگ پیام‌رسان‌های عمومی، ارتباطات بین کارمندان، مدیران و بخش‌های مختلف سازمان را با مشکل مواجه کرده است. این اختلال در تبادل اطلاعات، تصمیم‌گیری‌ها را کند کرده و به بهره‌وری سازمان آسیب می‌زند.
• کاهش سرعت پاسخگویی: در محیط‌های کاری پویا، نیاز به پاسخگویی سریع به درخواست‌ها و مسائل ضروری است. فیلترینگ پیام‌رسان‌ها، این پاسخگویی را با تأخیر مواجه کرده و به کیفیت خدمات ارائه شده توسط سازمان لطمه می‌زند.
• کاهش امنیت اطلاعات: استفاده از ابزارهای نامعتبر و غیرمجاز برای دور زدن فیلترینگ، می‌تواند امنیت اطلاعات سازمان را به خطر انداخته و سازمان را در معرض حملات سایبری قرار دهد.
• مشکل در مدیریت پروژه‌ها: بسیاری از پروژه‌های سازمان‌ها با استفاده از پیام‌رسان‌های عمومی مدیریت می‌شوند. فیلترینگ این پیام‌رسان‌ها، هماهنگی بین اعضای تیم پروژه را دشوار کرده و پیشرفت پروژه را با مشکل مواجه می‌کند.

مزایای استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی

• امنیت بالا: پیام‌رسان‌های سازمانی معمولاً دارای سیستم‌های امنیتی قوی‌تری نسبت به پیام‌رسان‌های عمومی هستند و اطلاعات سازمان را بهتر محافظت می‌کنند.
• کنترل و مدیریت بهتر: سازمان‌ها می‌توانند بر روی پیام‌رسان سازمانی خود کنترل کاملی داشته باشند و دسترسی کاربران را مدیریت کنند.
• امکانات سفارشی‌سازی: پیام‌رسان‌های سازمانی امکانات سفارشی‌سازی بیشتری را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند تا بتوانند آن را با نیازهای خاص خود تطبیق دهند.
• تسهیل همکاری تیمی: پیام‌رسان‌های سازمانی با امکاناتی مانند ایجاد گروه‌های کاری، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و برگزاری جلسات آنلاین، همکاری تیمی را تسهیل می‌کنند.
• کاهش هزینه‌ها: در بلند مدت، استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی می‌تواند هزینه‌های ارتباطات سازمان را کاهش دهد.

ویژگی‌های مهم یک پیام‌رسان سازمانی مناسب

• امنیت بالا: رمزنگاری قوی، احراز هویت دو مرحله‌ای و امکان کنترل دسترسی‌ها از مهم‌ترین ویژگی‌های امنیتی یک پیام‌رسان سازمانی است.
• قابلیت اطمینان: پیام‌رسان باید به صورت پایدار و بدون وقفه کار کند و امکان دسترسی به آن از هر دستگاهی فراهم باشد.
• سهولت استفاده: رابط کاربری ساده و روان، استفاده از پیام‌رسان را برای کاربران آسان می‌کند.
• امکانات گسترده: پیام‌رسان باید امکاناتی مانند ارسال پیام، اشتراک‌گذاری فایل، برگزاری جلسات آنلاین، ایجاد نظرسنجی و... را داشته باشد.
• هماهنگی با سیستم‌های موجود: پیام‌رسان باید قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی مانند سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سیستم مدیریت محتوا (CMS) را داشته باشد.

نتیجه‌گیری

با توجه به چالش‌های ایجاد شده توسط فیلترینگ پیام‌رسان‌های عمومی، استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی به عنوان یک راهکار موثر برای بهبود ارتباطات سازمانی و افزایش بهره‌وری مطرح می‌شود. پیام‌رسان‌های سازمانی با ارائه امنیت بالا، امکانات سفارشی‌سازی و قابلیت کنترل، می‌توانند نیازهای ارتباطی سازمان‌ها را به طور کامل برآورده کنند. بنابراین، سرمایه‌گذاری در یک پیام‌رسان سازمانی مناسب، یک تصمیم هوشمندانه برای سازمان‌ها خواهد بود.

ناگفته نماند که پیام رسان های داخلی ماننده بله -اینا -آی گپ و غیره نیز توانسته اند ارتباطات عمومی کاربران را تا حدی پاسخگو باشند اما همه می دانیم بیزنس بیزنس است و باید برای آن تصمیمی پایدار و امن گرفت

توصیه‌ها

• سازمان‌ها باید در انتخاب پیام‌رسان سازمانی دقت کنند و پیام‌رسانی را انتخاب کنند که با نیازها و بودجه سازمان سازگار باشد.
• قبل از پیاده‌سازی پیام‌رسان سازمانی، باید یک برنامه آموزشی جامع برای کارمندان برگزار شود تا با نحوه استفاده از آن آشنا شوند.
• سازمان‌ها باید به طور مداوم امنیت پیام‌رسان سازمانی خود را ارزیابی کنند و در صورت لزوم اقدامات امنیتی لازم را انجام دهند.

پیام رسان های سازمانی داخل کشور

پارمیس

https://parmes.ir/

آیکن

https://ican.ir/products/automation/ican-chat/

فراگستر

https://www.faragostar.net/automation/chat/