مدیریت تغییر مبتنی بر داده

در گزارشی که توسط capgemini با عنوان "سازمان های داده محور –افزایش احتمال موفقیت تغییر با داده" در سال 2023 منتشر شده است، به موضوعات بسیار جالب و تامل برانگیزی اشاره شده است که به نظر من برای هر سازمانی مطالعه آن واجب است.

اهداف و رویکرد

• در سال 2020 بیش از 64 زتابایت ( معادل 000 ، 000، 000، 64 ترابایت) داده جدید بر روی کره زمین ایجاد شده است. در مقام مقایسه باید گفت اگر زمین را 1 پتابایت در نظر بگیریم، خورشید 1 زتابایت خواهد بود.بنابراین به لطف ماشین ها ما سالی 64 خورشید تولید می کنیم.
• مغز انسان ظرفیت ذخیره 0.000.01 زتابایت را دارد. اگر بخواهیم 181 زتابایت داده پیش بینی شده برای سال 2025 را در ذهن خودمان ذخیره کنیم، به 181 میلیون مغز انسان نیاز داریم – این یعنی مغز همه ساکنان فرانسه، کره جنوبی، کلمبیا و پرتغال!!
• سیستم بین المللی واحدهای اندازه گیری[1] بالاترین ابعاد داده را نامگذاری کرده است:

· Yottabyte (= 1,000 zettabytes)

· Brontobyte (= 1 million zettabytes)

· Geopbyte (= 1 billion zettabytes)

این آمارها ما را مطمئن می کند که افزایش حجم داده ها پایان پذیر نیست. سازمان ها از ابزارهایی برای پردازش، نمایش و تجزیه و تحلیل داده ها استفاده می کنند و هرچه پایگاه دانش آنها بزرگتر باشد، پیش بینی رویدادهای آینده آسان تر است. این اطلاعات برای مدیران واقعا اهمیت دارد و تنها ماده خامی است که مدیران هوشمند، آینده سازمان خود را با آن شکل می دهند. آمارهای فوق بدون شک تاثیر مستقیم بر روی مدیریت تغییر نشان می دهد. در گذشته تغییر با چشم انداز تغییر و همچنین اهداف و اقدامات ناشی از آن هدایت می شد. اما امروز مدیریت تغییر مبتنی بر داده، یک لایه جدید و اضافی را وارد بازی می­کند. مدیران اجرایی برای اثبات نیاز به تغییر و استفاده از ابزارها از داده ها که استدلال های قانع کننده ای ارائه می دهند، استفاده می کنند و این موضوع احتمال حمایت گسترده تر برای تغییر را در سازمان داده محور بیشتر می کند. در این سازمان ها پنج نفر از شش کارمند (83 درصد) پروژه تغییر را تحت حمایت یک ائتلاف گسترده در سازمان می دانند. در شرکت‌هایی که تجزیه و تحلیل جامع داده‌ها وجود ندارد، این میزان به طور قابل‌توجهی کمتر است (۵۷ درصد). طبق بررسی­های انجام شده پروژه های تغییر در سازمان های داده محور با احتمال بالاتری (23 الی 27 درصد) شانس موفقیت دارند.

یک تیر و دو نشان

مدیران تغییر از دو جهت با چالش رو به رو هستند، از یک سو به عنوان کسانی که مسئولیت موفقیت فرآیند تغییر را به عهده دارند باید به اهداف تعیین شده توسط هیئت مدیره و مدیریت برسند و از طرفی دیگر نیازمند تعهد کارکنان به تغییر هستند. داده محور بودن نیز به آنها از دو جهت کمک خواهد کرد، در واقع مدیران تغییر ضمن اینکه مشکلات را با سرعت بیشتری شناسایی می کنند، در زمان های مقتضی تصمیمات سریع نیز اتخاذ خواهند کرد. از سوی دیگر ضرورت تغییر نیز به کارکنان نمایش داده خواهد شد. استدلال های مبتنی بر داده به کارکنان این اطمینان را نیز خواهد داد که تغییر باعث ارتقاء و توسعه فردی آن ها خواهد شد.

مدیریت تغییر مبتنی بر داده برای سازمان ها

حجم وسیع داده و لزوم تصمیم گیری مبتنی بر آنها به هیچ وجه نیاز به سخت افزار و نرم افزار فوری ندارد، اما سازمان باید به درجه ای از بلوغ در رسیدگی به داده ها رسیده باشد، این بدان معناست که بر مدیریت مؤثر داده ها مسلط باشد و این درک را داشته باشد که چگونه از آنها به طور مؤثر برای مدیریت و تحول سازمان استفاده کند. طبق نظرسنجی که در این مطالعه انجام شده است، تنها 61 درصد از مدیرانی که برای این مطالعه مورد بررسی قرار داده شده اند، می گویند که برای تصمیم گیری بر تجزیه و تحلیل داده های جامع تکیه می کنند. به همین دلیل، در گزارش مدیریت تغییر سال 2023 ، عمیق‌تر به وضعیت بلوغ داده‌ها در شرکت‌ها و اینکه چگونه کاربرد هدفمند داده‌ها بر موفقیت تحول تأثیر می‌گذارد، پرداخته شده است. برای رسیدن به این هدف، روی سه موضوع تمرکز شده است: سازمان داده محور، مدیریت تغییر مبتنی بر داده و نقش فرهنگ و رهبری در یک محیط داده محور. از شرکت کنندگان که عموما مدیران منابع انسانی، متخصصان حوزه داده و مدیران تغییر بوده اند سوالاتی در خصوص بلوغ داده و چالش های سازمان ها در مسیر تغییر مبتنی بر داده ، پرسیده شده است.

همچنین اطلاعات اندازه سازمان های مورد بررسی از منظر تعداد کارکنان، صنعتی که سازمان در آن فعال است، جنسیت و سن شرکت کنندگان نیز به شرح اشکال ذیل ارائه شده است:

سرعت تغییر را با داده ها افزایش دهید

قبل از اینکه وارد جزئیات و یافته های پژوهش شویم بهتر است چند اصطلاح را با هم شفاف کنیم:

تجزیه و تحلیل کسب و کار[2] : تجزیه و تحلیل داده ها با هدف طراحی سناریوهای آینده به منظور ارزیابی و اولویت بندی گزینه های فعلی برای اقدام است.

هوش تجاری[3]: تجزیه و تحلیل داده های گذشته و فعلی شرکت است.

تجزیه و تحلیل داده ها[4]:به فرآیند کاوش، تبدیل و تجزیه و تحلیل داده ها برای یافتن روندها و الگوهایی اشاره دارد که بینش معنی داری ارائه می دهد و منجر به افزایش کارایی می شود. بین تحلیل های توصیفی، پیش بینی کننده، تجویزی و تشخیصی تمایز قائل می شود.

تیم داده[5] :زیرساخت داده را فراهم می کند و از استفاده هدفمند از داده ها برای کسب و کار پشتیبانی می کند.

مدیریت تغییرات مبتنی بر داده[6]:مدیریت تغییر سنتی را گسترش می دهد تا شامل فرآیندهای یکپارچه جمع آوری، اکتساب و تجزیه و تحلیل داده ها شود و پشتیبانی جهت دار را برای شکل دادن به تغییر به عنوان مبنایی برای تصمیم گیری فراهم می کند.

فرهنگ سازمانی مبتنی بر داده[7]: منعکس کننده باورهای شرکت و کارکنان آن است که در دسترس بودن، درک و استفاده از انواع خاصی از داده ها و اطلاعات نقش مهمی در موفقیت سازمان آنها دارد.

قابلیت داده[8] :شایستگی یک سازمان را برای جمع آوری، تهیه، تجزیه و تحلیل و استفاده از داده ها به طور کارآمد، مؤثر، پایدار و مسئولانه توصیف می کند.

رهبری داده محور[9] :به این معنی که مدیران تصمیمات خود را بر اساس داده ها اتخاذ می کنند، با آنها ارتباط برقرار می کنند و کارکنان خود را تشویق و حمایت می کنند تا به شیوه ای داده گرا کار کنند.

بلوغ داده ها[10]: نشان دهنده توانایی یک سازمان برای استفاده صحیح از داده ها است. این مجموعه توانایی داده، فرهنگ سازمانی مبتنی بر داده و رهبری مبتنی بر داده است.

تجزیه و تحلیل افراد[11]: تجزیه و تحلیل داده های کارکنان را به منظور دستیابی به بینش و تصمیم گیری توصیف می کند.

داده ها را به گونه ای دیگر نگاه کنید

در هر سازمانی، حجم زیادی از داده در انبار داده و اطلاعات پردازش شده درباره مشتریان و کارمندان در خصوص خرید، تولید، خدمات و تدارکات، مالی و حسابداری، منابع انسانی و بازاریابی وجود دارد. به صورت ایده آل محتویات آنها در یک سیستم ERPترکیب شده است. چالش مدیریت تغییر یافتن اطلاعاتی است که مناسب پروژه تغییر فعلی است. در واقع موضوع جمع آوری بی رویه داده ها نیست؛ بلکه کسانی که می خواهند کسب و کار خود را با موفقیت تغییر دهند باید از داده های مناسب استفاده کنند.

دو سوال پیش­رو راه را شفاف تر می کند: به چه داده هایی نیاز داریم؟ آیا می توان آن را با کمک تیم داده از ERPاستخراج کرد، از جایی خریداری کرد یا خودمان تولید کنیم؟

به عنوان مثال مدیران تغییر می توانند از تجزیه و تحلیل داده های شبکه برای بررسی کانال های ارتباطی درون شرکت به منظور شناسایی سیلو ها و عوامل تغییر استفاده کنند. داده های ارزیابی شده نظیر نرخ کلیک بر روی وب سایت و یا برای نمونه داده های جمع آوری شده از نظرسنجی ها و بازخوردهای کارکنان هم می توانند در مدیریت تغییر مبتنی بر داده موثر باشد.بر اساس بررسی داده ها می توان فهمید که روند کند تغییر شکل می‌تواند به این دلیل باشد که بخش‌هایی از نیروی کار مخفیانه در برابر تغییر مقاومت می‌کنند. ممکن است ... اما چگونه می توان این را تأیید کرد؟ و اگر تایید شد: دلیلش چیست؟ فقدان قدردانی؟ بار کاری خیلی زیاد است یا خیلی کم؟

یافته های پژوهش

بر اساس مطالعات و مصاحبه ها و پرسشنامه های تکمیل شده نهایتاً عوامل تاثیر گذار بر تغییر موفق مبتنی بر داده به شرح شکل ذیل ارائه شده است.

1 ) کلید موفقیت در هر تحول، رهبری تغییر است. هنگامی که رهبران مزایای استفاده از داده ها را توضیح می دهند و با مثال رهبری می کنند، تمایل کارکنان را برای کار به روش داده محور افزایش می دهند. نگاه همزمان به فرآیندها، ساختارها و افراد درگیر، اعتماد اعضای سازمان را برای تغییر بیشتر می کند. هنگامی که هر سه عامل با هم جمع شوند، موفقیت در تغییر بیشترین حالت است.

2) شفافیت در مورد داده های مورد استفاده در فرآیند تغییر، یعنی داده ها چگونه و برای چه چیزی استفاده می شود، اعتماد کارکنان را نسبت به مسیر طی شده و اثربخشی اقدامات انجام شده تقویت می کند.این مطالعه ثابت می‌کند: هر چه کارکنان آگاه‌تر از پیشرفت تغییر باشند، یعنی هر چه چیزی را بیشتر بدانند، و بیشتر متقاعد شوند که بر فرآیند کنترل دارند، به این معنی که دانش با احساس خوبی همراه است، و موفقیت تغییر بیشتر خواهد بود.

3 ) نتایج این مطالعه ثابت می کند که بلوغ داده بالا به طور قابل توجهی فرهنگ یادگیری را در سازمان افزایش می دهد. زیرا مقاومت را از بین می برد و نگاه سازمان را به روی چیزهای جدید باز می کند. فرهنگ یادگیری یک ویژگی مهم و توانایی عمومی یک شرکت برای تغییر است. میزان تعهد و تغییر پیشگیرانه را تعیین می کند که با آن مدیران و کارمندان ذاتاً از تغییرات حمایت می کنند و آنها را هدایت می کنند.

جمع بندی:

اغلب پروژه های تغییر با کندی و تاخیر رو به رو هستند، ضمن اینکه حتی حرفه ای ترین و با تجربه ترین مدیران نیز با نمودارها، اطلاعات و آمارها با اعتماد بیشتری تصمیم می گیرند. طبق این گزارش که لینک آن در پایان مطلب ارائه شده است نتایج مصاحبه با قریب به 1200 نفر در سراسر دنیا نشان می دهد بلوغ داده ( به صفحه 17 گزارش مراجعه کنید ) به همراه ویژگی ها و فاکتورهای انسانی نظیر رهبری تغییر، سطح آگاهی، تغییر پذیری، حس کنترل و اعتماد سازمانی احتمال موفقیت پروژه های تغییر را افزایش می دهد.

[1] The International System of Units

[2] Business Analytics

[3] Business Intelligence

[4] Data Analytics

[5] Data Team

[6] Data-based change management

[7] Data-based corporate culture

[8] Data capability

[9] Data-driven leadership

[10] Data maturity

[11] People Analytics