بعد از توافقات نهایی دو طرف معامله با یکدیگر، سندی تحت عنوان performa invoice (پروفرما اینویس) توسط فروشنده برای خریدار ارسال می‌شود تا خریدار اطلاعاتی همچون نحوه پرداخت، نحوه انتقال، مقدار، نام، قیمت، شرکت سازنده کالا و… را مورد بررسی قرار دهد.
به بیانی ساده پروفرما اینویس سندی است که برای خرید و فروش‌های داخلی و بین‌المللی توسط فروشنده تهیه شده و جهت گرفتن مجوز صادرات به گمرک تحویل داده می‌شود. فروشنده باید پروفرما را مهر کرده و بعد از تایید صحت اطلاعات مندرج، آن را تضمین نماید. پروفرما در مراحل ثبت سفارش کالا، ترخیص کالا از گمرک استفاده می‌شود.
طبق معنای لغوی پروفرما یا اینویس می‌توان گفت که نوعی پیش فاکتور بوده که از این نوع پیش فاکتور در معاملات مالی و برای دو هدف استفاده می‌شود:
تا اینجا با تعریف پروفرما اینویس آشنا شدیم. تقریبا همه پروفرما یا اینویس‌ها ماهیت یکسانی دارند و عناوین ذکر شده در تمامی آن‌ها یکسان است.
داده‌های متفاوت در پروفرما اینویس‌ها مواردی است که مربوط به کالاها (مشخصات کیفی و کمی کالاها)ست:
اطلاعات فوق توسط تامین کننده نوشته شده و قابل تغییر به غیر است.
شما می‌توانید تمامی هزینه‌ها همچون قیمت فروش محصول، هزینه حمل و نقل داخلی، هزینه حمل آبی (اقیانوس)، هزینه‌های گمرک و مالیات، و مستندات را ذکر نمایید.
نکته ۱: هزینه‌های فوق قبل از صدور پروفرما قابل تغییر هستند اما بعد از صدور نهایی، قابل تغییر نبوده و عملا نهایی شده‌اند.
نکته ۲: در پروفرما باید نوع ارز مورد نظر برای پرداخت و تسویه هزینه‌ها مشخص باشد. این مورد را در بیشتر مواقع فروشنده مشخص می‌کند، اما حتما باید مورد پذیرش خریدار نیز باشد.
نکته ۳: پروفرما می‌تواند مثل یک قرارداد علیه شما استفاده شود. بنابراین باید به جزییات آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. و در قسمت یادداشت حتما ذکر کنید که پروفرما در چه شرایطی و تا چه تاریخی معتبر است تا کسی نتواند علیه شما از آن استفاده نماید.
فروشنده پروفرما یا اینویس را به گمرک کشور صادر کننده تحویل داده و سپس خریدار باید پروفرما اینویس و سایر اسناد را به گمرک کشور وارد کننده تحویل می‌دهد. نوشتن مالیات بر ارزش افزوده در پروفرما اینویس اجباری است و مقدار مالیات بستگی به نوع معامله داخلی یا خارجی و کشور مقصد دارد.
جهت تهیه پروفرما، اطلاعات زیر را که با اصطلاح LETTER OF INQUIRY شناخته می‌شود، فروشنده تحویل می‌دهد:
در پروفرما باید موارد زیر ثبت شود:
تا به اینجا پروفرما و اینویس را یکسان در نظر گرفتیم ولی حقیقتا بین این دو تفاوت‌هایی وجود دارد، که در ادامه به شرح هرکدام از آن‌ها خواهیم پرداخت:
پروفرما به شرح مشخصات کالا، شرایط فروش و خدمات وابسته به آن می‌پردازد. پروفرماهای استاندارد شامل موارد زیر می‌باشد:
Invoice یکی از مهم‌ترین اسناد در معاملات خرید و فروش محسوب می‌شود که پرداخت هزینه‌ها بر اساس آن صورت می‌گیرد. اینویس نوعی سند رسمی بوده که به طور معمول در بخش حسابداری شرکت ثبت می‌شود. گفتنی‌ست که اطلاعات مندرج در اینویس و پروفرما تقریباً یکسان است.
در این مقاله از مقالات زیماپی سعی کردیم همه چیز درمورد پروفرما اینویس را توضیح دهیم. گفتیم که به‌طور خلاصه پروفرما همان پیش فاکتور است که برای معاملات تجاری داخلی یا بین‌المللی استفاده شده و توسط فروشند تهیه می‌شود. تفاوت پروفرما و اینویس را باهم مرور کردیم و گفتیم که پروفرما نوعی پیش فاکتور است و قابل تغییر به غیر می‌باشد اما اینویس پیش فاکتور نهایی شده است که به آن فاکتور گفته می‌شود.
ما در زیماپی کنار شما عزیزان و کسب و کارهایتان هستیم تا در صورت نیاز شما را در انجام حواله‌های بین‌المللی، رفع تعهدات ارزی واردات و صادرات،دور گواهی مبدا، صدور پروفرما و اینویس، پرداخت هزینه‌های قانونی اعم از booking و بندری، خدمات لجستیکی، معرفی کارگزاران محلی و … یاری کنیم و در این راه برای سهولت کار شما عزیزان، پنل اختصاصی خودتان را داشته باشید. در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر، کارشناسان ما در زیماپی آماده دادن مشاوره به شما هستند.
