در پروژه های ساختمانی، حجم بالای هزینه ها، تنوع پرداخت ها و طولانی بودن زمان اجرا باعث می شود کنترل مالی پروژه کار ساده ای نباشد. اگر سازندگان دید دقیقی از هزینه ها و درآمد ها نداشته باشد، حتی پروژه ای که روی کاغذ سودده است می تواند در عمل زیان ده باشد. به همین علت، کنترل هم زمان هزینه و سود، نقش حیاتی در موفقیت پروژه دارد.
ثبت دقیق هزینه های یعنی هیچ پرداختی از قلم نیفتد. هزینه هایی مثل خرید مصالح، دستمزد نیروها، حمل و نقل، مجوزها، اجاره تجهیزات و حتی هزینه های پیش بینی نشده باید به موقع و با جزئیات ثبت شوند.
وقتی هزینه های دقیق و پروژه محور ثبت می شوند، سازنده می تواند در هر لحظه بداند که:
تا الان پروژه چقدر هزینه بر بوده است
بیشتر هزینه مربوط به کدام بخش است
آیا هزینه ها با برنامه اولیه همخوانی دارد یا خیر
بدون این شفافیت ها، علت تشخیص افزایش هزینه ها تقریبا غیر ممکن است.
بسیاری از سازندگان چند پروژه را به صورت هم زمان اجرا می کنند اما هزینه های آنها را در یک حساب ثبت می کنند؛ این موضوع باعث می شود تشخیص این که کدام پروژه سودده است و کدام پروژه منابع مالی سایر پروژه ها را مصرف می کند، دشوار می شود.
وقتی هزینه ها برای هر پروژه جداگانه ثبت شود، می توان عملکرد مالی هر پروژه را به صورت مستقل بررسی کرد. این تفکیک، تصمیم گیری در مورد ادامه ی پروژه، تغییر استراتژی یا حتی توقف پروژه های زیان ده را بسیار ساده تر کند.
ثبت داده به تنهایی کافی نیست؛ این اطلاعات باید به گزارش های قابل فهمی تبدیل شوند. گزارش های منظم هفتگی و ماهانه کمک می کند تا سازندگان:
جریان نقدی پروژه را بهتر مدیریت کنند
اختلاف بین بودجه پیش بینی شده و هزینه واقعی را سریع تر تشخیص دهند
قبل از بحرانی شدن وضعیت مالی، تصمیمات اصلاحی بگیرند
گزارش هایی مثل وضعیت هزینه ها، مانده تفکیکی و سود و زیان پروژه را نسبت به آینده ی پروژه به مدیران بدهد.
مدیریت مالی پروژه های ساختمانی با روش های سنتی یا ثبت دستی معمولاً با خطا، تاًخیر و سردرگمی همراه است.
ابزارهای حسابداری پروژه محوری، مثل ابنیه سافت، برای همین نیاز طراحی شده است.
این ابزار کمک می کند تا:
هزینه ها به صورت تفکیک شده و دقیق ثبت شوند
گزارش های لحظه ای و قابل فهمی تهیه شود
سود و زیان هر پروژه به صورت شفاف مشخص باشد
این باعث می شود که، تصمیمات مالی براساس داده های واقعی گرفته شوند.
کنترل دقیق هزینه و سود در پروژه های ساختمانی بدون ثبت جزئیات، تفکیک پروژه ها و گزارش دهی منظم را تقریباٌ غیر ممکن می کند. وقتی این فرآیندها با ابزار های تخصصی همراه شوند، مدیریت مالی پروژه از یک کار پیجیده و پرریسک به یک فرآیند شفاف و قابل اعتمادی تبدیل می کند.
