کلمه ی BPMS مخفف Business Process Management System یا Business Process Management Software است.
در واقع BPMS نرم افزاری برای خودکار سازی و اتوماتیک کردن فرایند های سازمان است. BPMS ابزاری است که می تواند طیف وسیعی از عملکردهای تجاری پیچیده سازمان را مدیریت کند و کارایی را بهبود بخشد. همچنین مدلسازی، طراحی، پیاده سازی و ویرایش فرایند های سازمانی در کسب و کارها توسط آن ها انجام می شود تا جمع آوری داده و تحلیل آن ها با سرعت و دقت بیشتری انجام شود.
در ادامه به توضیح بیشتر در مورد BPMS و کاربرد آن می پردازیم.
قبل از شروع بحث بهتر است با یک مثال درک مفهوم BPMS را ساده کنیم. فرایند درخواست وام را در یک سازمان در نظر بگیرید. در حالت عادی برای انجام این فرایند باید فرم های مختلف پر کنیم، از افراد مختلف امضا بگیریم و ... این روند خسته کننده است و زمان زیادی از ما می گیرد. علت این موضوع طراحی نامناسب فرایندها و عدم شناخت لازم و کافی از بهینه سازی فرایندها است. از نرم افزار BPMS برای طراحی و اتوماسیون فرایندها استفاده می شود و ارائه این نرم‌افزار باعث تسریع و ساده‌‌سازی فرایندهای سازمانی و حذف مراحل سخت و پیچیده گذشته می شود. این نرم افزار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا مراحل و فرآیندهای کاری را متناسب با اهداف خود طراحی کنند.
قبل از توضیحات بیشتر در مورد BPMS، ابتدا عبارت BPM که مخفف عبارت Business Process Management است را توضیح می دهیم. BPM به معنی مدیریت فرایند کسب و کار است که به عنوان یک متد یا تکنیک با چارچوب های مشخص و یک روش ساختار یافته برای ساده کردن عملیات و افزایش بهره روی تعریف می شود. این تکنیک ها و روش ها اغلب برای شناسایی، مدل سازی، تحلیل، اصلاح، بهبود و استاندارد سازی فرایند های کسب و کار با کمک اتوماسیون استفاده می شوند.
مفهوم دیگری به نام BPMN وجود دارد که مخفف Business Process Model & Notation است و به مجموعه ای از نمادها و استانداردها برای مدل سازی فرایندهای کسب و کار گفته می شود. در واقع BPMN زبان BPM به حساب می آید و باعث درک واضح تر از BPM یک سازمان می شود.
ابزارهای BPMS بر اساس نماد های BPMN عمل می‌کنند. بدین صورت که مدل‌های ساخته شده با BPMN را گام به گام تا اجرایی شدن پیاده سازی می‌کنند. پس از طراحی BPMN در گام بعدی مدل داده‌ای و فیلدهای لازم برای کاربرد در فرایند را طراحی می‌کنند. در بخش بعد فرم‌ها و قوانین تجاری موجود در فرایند باید طراحی شوند و در نهایت گام آخر اجرا کنندگان فرایند مشخص می‌شود.
مراحل کار BPMS چیست؟
۱- تعریف و طراحی فرآیندها: فرآیند به دنباله ای از فعالیت ها گفته می شود که برای دستیابی به یک نتیجه خاص اجرا می شوند. قبل از خودکار سازی فرآیندها باید به مستند سازی آن ها پرداخت.مستندسازی فرآیند نیازمند همکاری و برنامه ریزی بین ذینفعان برای تعیین کارآمدترین و مناسب ترین اقدامات برای انجام یک وظیفه است. همچنین قبل از پیاده سازی هر فرآیند سازمانی، باید آن فرآیند توسط مدیر یا مسئول مربوطه طراحی و سازماندهی شود. سپس جریان های فرآیند کسب و کار را می توان در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار پیاده سازی کرد و آن ها را بازبینی کرد تا هرگونه ایراد و مشکل احتمالی در پیاده سازی فرآیند برطرف شود.
۲- خودکار سازی: بعد از طراحی فرآیند مورد نظر و پیاده کردن آن در BPMS، نوبت به خودکار سازی آن می‌رسد.خودکار سازی گردش کار به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه کنند. کارهایی که باید به صورت خودکار انجام شوند کارهایی هستند که دائما تکرار می شوند. با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توان تعریف نمود عملکردهایی مانند دریافت اطلاعات ورودی، تعیین وظایف افراد در سطوح مختلف سازمانی، ارجاع وظایف و… به صورت خودکار و برنامه‌ریزی شده در سیستم انجام شود.
۳- تحلیل: نرم افزار BPMS می توانند سطوح مختلفی از گزارش ها را تولید کنند یا با ابزارهای گزارش دهی دیگری ادغام شوند و اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل در مورد عملکرد فرآیندها را به ما ارائه دهند.چگونگی تحلیل گزارش ها به شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) سازمان مرتبط هستند و می توانند اطلاعاتی در مورد اثر بخشی فرآیندها و اعضای تیم به ما بدهند.
چرا سازمان ها از BPMS استفاده می کنند؟
در دنیای رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند. همچنین با توجه به تغییرات محیط خارجی نیاز است تا فرآیندهای سازمان به طور مستمر تغییر کنند و بهبود یابند. بنابراین به یک سیستمی نیاز داریم تا بتواند این تغییرات را با سرعت بالا و هزینه ی کم اعمال کند و همچنین مشکل و خطای کمی داشته باشد. مسائل مطرح شده لزوم وجود BPMS در یک سازمان را نشان می دهد. یکی از کاربرد های رایج BPMS بهبود فرآیندهای سفارش و خرید کالا است. در حین انجام این فرآیند گاهی اوقات تعدادی از اطلاعات ضروری ممکن است در مراحل مختلف ثبت و تایید سفارش، پرداخت، بسته بندی و تحویل سفارش از دست برود. بنابراین اهمیت استفاده از BPMS برای یکپارچه سازی فرآیند سفارش و خرید کالا برای شرکت هایی که تعداد زیادی سفارش کالا دریافت می کنند، مشهود است.
استفاده از BPMSچه مزایایی دارد؟
یک BPMSچه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
یک نرم افزار مدیریت کسب و کار باید ویژگی های زیر را داشته باشد تا بتواند در فضای رقابت باقی بماند.
از جمله ابزارهای مطرح در حوزه ی BPMS می توان به ProcessMaker، Modelino و Bonitasoft اشاره کرد. در ادامه به بررسی این ابزارها می پردازیم.
ابزار Modelino
این یک ابزار یک نرم افزار متن باز BPM است که با ویژگی های HTML، UML، و BPMN و زبان اسکریپت سازگار است. به همین علت می توان آن را تا حد خوبی سفارشی سازی کرد و افزونه های دلخواهی را به آن اضافه کرد.همچنین از طیف گسترده ای از مدل ها و نمودار ها پشتیبانی می کند. این نرم افزار به زبان جاوا توسعه داده شده است و قسمت کوچکی از آن به زبان ++c است.
اطلاعات بیشتر در مورد این ابزار از طریق این لینک قابل مشاهده است.
ابزار ProcessMaker
یکی از دلایل برجسته شدن ProcessMaker در میان BPMS ها کم بودن هزینه ی سربار آن است. همچنین آسان بودن استفاده از رابط گرافیکی آن را به انتخاب بسیاری از سازمان ها تبدیل کرده است. همچنین این اببزار مجهز به یک ابزار طراحی فرم پویا است که به سازمان ها کمک می کند تا فرم های مختلفی را بسته به نیاز خود به راحتی ایجاد کنند.این نرم افزار از BPMN 2.0 استفاده می کند و با استفاده از darg and drop در آن می توان به ایجاد فرایندها پرداخت.
می توانید اطلاعات مربوط به این ابزار را از طریق سایت آن مشاهده کنید.
ابزار BonitaSoft
این ابزار سبک وزن که بیشتر با نام Bonita BPM شناخته می شود با استفاده از استاندارد مدلسازی و نمادگذاری فرآیند کسب‌وکار (BPMN 2.0) فرآیندهای کسب و کار سازمان را خودکار می کند و به مدیریان شفافیت بیشتری در مورد مدل های فرآیند ارائه می دهد. این ابزار طوری طراحی شده است که با رشد کسب و کار سازمان می تواند ارتقا یابد.این نرم افزار تنها BPMS متن باز جهان هست که در لیست گارتنر قرار گرفته است.
اطلاعات بیشتر در مورد این ابزار را از اینجا می توانید ببینید.
از جمله شرکت های ارائه دهنده ی خدمات BPMS در ایران می توان به فراگستر اشاره کرد. شرکت فراگستر با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هم‌اکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته می‌شود. این شرکت نرم افزار BPMS خود را اینگونه شرح داده است:
نرم‌افزار BPMS یا فرم‌ساز مدیریت فرایندهای فراگستر نسخه بومی شده نرم‌افزار جهانی و قدرتمند پروسس‌میکر (ProcessMaker) است که یکی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS متن باز دنیاست که در اختیار عموم قرار گرفته است.
شرکت مهندسی نرم افزار رایورز از دیگر شرکت های ارائه کننده ی خدمات در حوزه ی BPMS است.نگارش نخست سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار رایورز در پاییز سال 1390 با نام تجاری RayBPMS به بازار عرضه گردید و تا به امروز، توسعه آن به شکل مستمر ادامه یافته است. توضیح این سازمان در مورد BPMS ای که ارائه می دهد در زیر آمده است:
راهکار RayBPMS شامل زیرساخت جامعی جهت شناسایی، تحلیل، طراحی، اجرا، یکپارچه سازی و کنترل فرآیندهای مبتنی بر سیستم در یک سازمان است. این راهکار با مدلسازی، خودکارسازی، مدیریت و بهینه سازی فرایندهای کاری و همچنین برقراری ارتباط با سایر سیستم های فعال در سازمان، امکان دستیابی به حداکثر کارایی و اثربخشی سازمانی را فراهم می سازد.
شرکت آرمان دنیای فناوری اطلاعات تتیس با هدف تسهیل و ساده سازی طراحی و پیاده سازی فرآیندهای سازمانی، خدمات الکترونیک و زیر سیستم های درون سازمانی تحت وب تاسیس گردید. از جمله قابلیت های سیستم مدیریت فرآیندی که این شرکت ارائه می دهد، می توان به موارد زیر اشاره کرد:
با توجه به صحبت های مطرح شده انتخاب یک BPMS مناسب برای هر سازمانی امری ضروری به نظر می رسد. انتخاب نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار مناسب برای هر سازمانی که می‌خواهد فرآیندهای خود را در سراسر وظایف انسانی و سیستمی ساده کند، یک تصمیم مهم است. سازمان ها باید برای مدیریت کسب و کار خود پلتفرمی را انتخاب نمایند که با نیازهایی سازمان مطابقت داشته باشد.
«این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است»
1- https://www.creatio.com/page/bpms
2- https://www.integrify.com/what-is-bpms/
3- https://www.tibco.com/reference-center/what-is-bpms
4- https://www.irandnn.ir/mag/what-is-bpms/
5- https://kissflow.com/workflow/bpm/what-is-bpms/
6- https://www.goodfirms.co/blog/best-free-open-business-process-management-software
7- https://www.softwaresuggest.com/blog/top-free-open-source-bpm-software/
8- https://insights.diligent.com/business-structures/six-benefits-of-business-process-management/
9- https://samix.org/what-is-bpms/
.
