اگر دقت کرده باشید در بعضی موارد که با برخی از شرکت ها، بیمارستان ها، مطب ها و دیگر واحد های تجاری، صنعتی و یا پزشکی تماس می گیرید یک صدای از قبل ضبط شده به شما خوش آمد گفته و تمامی قسمت های موجود در آن مجموعه را به همراه کدهای داخلی برای برقراری تماس به شما معرفی می کند.
با راه اندازی تلفن گویا برقراری ارتباط مشتری با واحد مورد نظر در آن مجموعه به صورت کاملا خودکار انجام شده و نیاز به برقراری تماس به اپراتور نیست. تلفن گویا یکی از بهترین و مهم ترین بخش های سیستم تلفن voip است. در واقع می توان گفت این سیستم یک ماژول نرم افزاری بر روی یک مرکز تلفن voip است که می تواند به ساده ترین شکل ممکن افراد و مشتریان را راهنمایی نماید.
در سیستم های سنتی که از چندین سال قبل برای راه اندازی تلفن گویا مورد استفاده قرار می گیرند، از تلفن های سانترال استفاده می شود. این سیستم برای ایجاد ارتباط راحت و سریع در بین اعضای یک سازمان و همچنین برقراری ارتباط با مشتریان مورد استفاده قرار می گیرد. شرکت پاناسونیک یکی از شرکت های پیشرو در این زمینه است. در واقع راه اندازی تلفن گویا سانترال پاناسونیک روشی بود که بسیاری از سازمان ها و شرکت ها از آن استقبال می کردند.
تقریبا تا قبل از راه اندازی سیستم تحت شبکه voip تمام شرکت ها از تلفن های سانترال برای راه اندای تلفن های گویا استفاده می کردند. سیستم ویپ یک انقلاب در زمینه منشی های هوشمند و سیستم تلفن گویا است. در این سیستم بدون نیاز به کابل کشی می توانید به کمک یک دستگاه کامپیوتر و به وسیله یک هدست با مشتریان خود در ارتباط باشید.
تکنولوژی voip که با نام ویپ نیز شناخته می شود به معنای انتقال صدا در بستر اینترنت می باشد. اغلب شرکت ها از این سیستم برای برگزاری جلسات صوتی و کنفرانس های خود استفاده می کنند.
تفاوت اصلی راه اندازی تلفن گویا تحت شبکه با سانترال در این است که سیستم های هوشمند ویپ نیاز به کابل کشی ندارند و تماس ها در بستر اینترنت و به صورت کاملا رایگان انجام می شوند. هزینه تماس ها با سیستم سانترال بر اساس تعرفه های شرکت مخابرات است. راه اندازی تلفن گویا به کمک سیستم ویپ باعث می شود که در هزینه های شرکت صرفه جویی قابل ملاحظه ای صورت پذیرد. از طرفی این سیستم ها برای بر قراری تماس های بین المللی گزینه بسیار مناسبی هستند.
در سیستم سانترال شما ملزم هستید تا تعداد بالایی تلفن خریداری کنید که همین موضوع موجب افزایش هزینه های می شود. با راه اندازی تلفن گویا با کامپیوتر و سیستم های تحت وب، فقط به کمک یک هدست می توان به تماس ها پاسخ داد.
راه اندازی تلفن گویای اینترنتی مزایای فراوانی نسبت به سیستم های سانترال دارد که مهم ترین مزیت آن کاهش هزینه ها است. در سال های اخیر افراد بسیار زیادی از سازمان های مختلف وظایف خود را به صورت دور کاری و در خانه انجام می دهند. سیستم های تحت شبکه ویپ می تواند این امکان را برای این دسته از افراد فراهم آورد.
ازجمله مزایای راه اندازی تلفن گویای تحت وب می توان به موارد زیر اشاره نمود:
نصب و راه اندازی آسان
با ضبط خودکار مکالمات امکان بهبود پاسخ ها را فراهم می کند.
بر خلاف روش سانترال شما محدود به خرید از یک برند خاص همانند پاناسونیک نخواهید بود.
راه اندازی سیستم نوبت دهی
ثبت اطلاعات کارجویان
همواره کلمات ابتدایی در مکالمات ما پایه ای ترین تاثیر را در مخاطب خواهند داشت. به همین منظور برای ایجاد احساس خوب در مشتریان خود نیاز است تا بهترین متن ممکن را برای خوش آمد گویی به مخاطبین و مشتریان خود به کار بگیرید.
برای آن که ثبات فکری را در مشتریان خود تثبیت نمایید لازم است تا از یک صدا برای سیستم تلفن گویا استفاده کنید. هیچوقت از صداهای کامپیوتر و ربات مانند استفاده نکنید زیرا احساس سرد بودن را به مخاطب خود منتقل می کنید.
در هنگامی که مخاطب منتظر است تا به اپراتور متصل شود باید از یک موسیقی مناسب برای این مدت استفاده کنید. سعی کنید در این زمینه از روش های سنتی فاصله بگیرید. می توانید اطلاعاتی نظیر حضور خود در شبکه های اجتماعی را به مخاطب بدهید.
همواره در نظر داشته باشید که مخاطب شما می خواهد در کمترین زمان ممکن به خواسته خود دست پیدا کند. در راه اندازی تلفن گویا سعی کنید در منوی خود گزینه هایی را بگنجانید که احتمال می دهید مخاطب به دنبال آن ها باشد.
موارد مهم دیگری هم وجود دارد که باید به آن ها توجه کنید که از جمله آن ها می توان به گزینه بازگشت به منوی قبل، تست کردن تلفن گویا پس از راه اندازی، اعلام کردن تعداد افراد منتظر در صف، ارتباط با اپراتور و پایان خوش اشاره کرد.
منبع: سایت فون سیستم
