بحران کرونا، باعث لغو شدن و به تعویق انداختن رویدادهای زیادی در دنیا شده است. پس از گذشت مدتی مردم دریافتند که باید کارها را به پیش ببرند. قطعا شیوه‌های قدیمی در این مورد کار نمیکرد و باید متفاوت‌تر از قبل اقدام کرد. بسیاری از کارها در بستر وب ادامه پیدا کرد و جلسات کاری و آموزشی، به کنفرانس مجازی و جلسه‌های آنلاین تبدیل شد.با افزایش تعداد رویدادهای آنلاین، از شما خواسته می‌شود که حداقل در یکی از این رویدادها حضور یابید و ارائه انجام دهید. ویژگی ارائه‌های آنلاین این است که در اتاق کار خود در منزل یا حتی در پارک قابل اجرا است.
همان طور که در یک ارائه حضوری، فرد با کارهایی مانند حرکت در اتاق، تماس چشمی و زبان بدن باعث ایجاد جذابیت و کاهش یکنواختی و خستگی در مخاطب می‌شود، قطعا برای جلسه آنلاین یا کنفرانس مجازی باید جذابیت‌هایی اضافه کرد، تا باعث شود مخاطب با اشتیاق این نشست را دنبال کند و از ادامه آن خسته نشود.
در یک کنفرانس مجازی برای درگیر کردن مخاطبان با مطالب خود این نکات را باید به خاطر بسپارید.
ممکن است اتاق شما دارای تزیینات فراوان باشد که برای اتاق نشیمن یا خواب عالی است، اما به خاطر داشته باشید برای یک جلسه آنلاین کاری، حتما باید پس‌زمینه شما با ارائه شما همخوانی داشته باشد. تصویر پس زمینه باید جذاب باشد، اما حضار را از اصل موضوع دور نکند. هنگام ارائه کنفرانس مجازی، داشتن یک گلدان در پس زمینه خوب است. اما چیزی که باید رعایت کنید این است که محیط هیچ گونه بهم ریختگی نداشته باشد.
گرتچن شر می‌گوید: از آنجا که دفتر کاری مجازی من، اتاق کار من است و من نمی‌خواهم مانند فردی که در خانه کار میکند، به نظر برسم، هنگام برگزاری کنفرانس مجازی پوسترهای عکاسی از مناظر شهر نیویورک و سان فرانسیسکو را در پشت سر خود قرار میدهم. از لنز دوربین اینگونه به نظر می‌رسد که من در یک ساختمان مرتفع قرار دارم. این توجه مخاطبانم را به خود جلب میکند. من هر بار آنها را عوض می‌کنم تا مردم حدس بزنند کجا قرار دارم. اگر چنین چیزهایی را در دسترس ندارید، می‌توانید از نرم‌افزارهایی که پس زمینه‌های مجازی را ارائه می‌دهند، استفاده کنید مانند zoom یا نرم‌افزارهای دیگر.
اگر شما عادت ندارید به صورت مجازی ارائه دهید، ممکن است حین ارائه، احساس تنهایی کنید. ب علت این که نمی‌توانید شرکت‌کنندگان را ببینید و صدایشان را بشنوید، انرژی شما افت میکند. می‌توانید بایستید و با میکروفون هدست سیمی، کمی حرکت کنید. یک نفس عمیق بکشید و انرژی خود را بدست آورید و کنفرانس مجازی را ادامه دهید.
اگر صفحه ویدیوی شما اجازه نمی‌دهد که حین ارائه خودتان را ببینید، بهتر است آینه‌ای مقابل خود قرار دهید تا ببینید که چگونه به نظر می‌آیید. هنگامی که از افراد واقعی در یک جلسه بازخورد نداریم، ممکن است، انرژی خود را از دست بدهیم. دیدن خودمان میتواند یادآور لبخند زدن، اضافه کردن انرژی یا حرکات بیشتر در جلسات آنلاین باشد.
برای این‌که خوب دیده شوید، به نور مناسب نیاز دارید. نور طبیعی پنجره، بسیار عالی است اما با کم شدن نور خورشید، ممکن است نور طبیعی در اختیار نداشته باشید. یا در یک روز روشن، ممکن است هوا ناگهان ابری شود و صورت شما سایه بیوفتد. برای اطمینان از روشن بودن چهره خود، از بهترین نورپردازی که به آن دسترسی دارید استفاده کنید .
درست است که هنگام برگزاری کنفرانس مجازی یا جلسه آنلاین، در خانه حضور دارید اما، این بدان معنی نیست که می‌توانید به همین ترتیب لباس بپوشید، لباس‌هایی را که در یک کنفرانس یا جلسه حضوری می‌پوشید انتخاب کنید. پیراهن‌ها و شلوارهای ساده، مطلوب هستند. لباس‌های طرح‌دار یا راه‌راه ممکن است در فضای مجازی به خوبی نمایش داده نشوند. همچنین از پوشیدن رنگ سفید، قرمز یا رنگی مانند پس‌زمینه خودداری کنید. اگر حیوان خانگی دارید، آن را از محل ارائه، دور نگه دارید. مکان ارائه خود را با دقت انتخاب کنید؛ جایی ارائه دهید که اعضای خانواده رفت و آمد نداشته باشند و وقفه‌ای در جلسه آنلاین شما ایجاد نشود.
هنگام ارائه کنفرانس مجازی یا جلسه آنلاین، صدای با کیفیت، یک ضرورت است. استفاده از یک میکروفون USB ارزان قیمت، این کار را برای شما انجام می‌دهد اما اگر می‌خواهید حرفه‌ای باشید، از میکروفن‌های مخصوص استفاده کنید. این میکروفن‌ها، فقط صداهای شما را تقویت میکنند و صداهای محیط را حذف میکنند.
کیفیت صدا، تفاوت بزرگی در ارائه ایجاد میکند در ابتدای کار، حتما صدای خود را تست کنید تا مطمئن شوید واضح است. بریت ویت می‌گوید مردم فیلم‌های بد را می‌بخشند اما اگر نتوانند صدای شما را به خوبی بشنوند، جلسه آنلاین را ترک میکنند.
در یک جلسه آنلاین یا کنفرانس مجازی، واضح و شمرده حرف زدن، بیش از پیش اهمیت دارد. پردازش سخنرانی بر روی یک نمایش مجازی برای مشارکت کنندگان بسیار مشکل‌تر است. در یک کنفرانس آنلاین جایی که تماشای چهره مجری برای علائم صوتی و زبان بدن سخت‌تر است. گفتار سریع میتواند از طریق اتصالات متزلزل اینترنت نیز گم شود. بنابراین سرعت صحبت خود را آهسته و واضح کنید. همچنین مهم است که میکروفن را از دهان خود دور نگه دارید تا کیفیت صدا حفظ شود.
لازم نیست که حین برگزاری کنفرانس مجازی، تنها باشید. از کسی بخواهید که در پشت صحنه به شما کمک کند؛ تا هنگامی که شما روی مطالب خود تمرکز می‌کنید، او روی سوالات، نظرات و مسائل فنی تمرکز کند. در وبینارها، معمولا از یک پشتیبان کمک گرفته می‌شود که بر کیفیت صدا نظارت دارد و در مواردی که مشکلات فنی مانند قطعی اینترنت یا صدا، به وجود می‌آید، ارائه دهنده را آگاه ساخته و به موقع تذکر بدهد. این کار جلوی بسیاری از مشکلات را می‌گیرد و به شما کمک میکند، ارائه حرفه ای داشته باشید.
