سخنرانی مجازی این روزها بیشتر از هر زمان دیگری مورد توجه قرار گرفته است و این شکل جدید ارائه مطلب، الزامات خاص خودش را هم می‌طلبد. هرچند محتوا و شکل انتقال، همواره دو مؤلفه کلیدی موفقیت در هر شکلی از ارائه بوده‌اند، اما وقتی موضوع سخنرانی مجازی مطرح شود، داشتن فضا و تجهیزات مناسب به همان اندازه اهمیت پیدا می‌کند.
سعی کنید آخرین سخنرانی یا کنفرانس آنلاین را که به‌عنوان سخنران یا شنونده تجربه کرده‌اید، به یاد بیاورید. همان کنفرانس مجازی که صدا در آن کیفیت خوبی نداشت، چهره سخنران به‌سختی قابل دیدن بود یا در پس‌زمینه‌ی آن، صدای آزاردهنده‌ی واق‌واق یک سگ خانگی به گوش می‌رسید! واقعیت این است که افرادی که در سخنرانی‌های مجازی خوب عمل می‌کنند، این مهارت را به‌طور تصادفی کسب نکرده‌اند. بلکه برای تهیه تجهیزات مناسب و آماده‌سازی فضایی که در آن قرار دارند، زمان و هزینه صرف می‌کنند. حالا با رواج محل کار خانگی و وجود شرکت‌هایی که به سبک دورکاری فعالیت می‌کنند یا سازمان‌هایی که به هر دلیلی مثل شیوع ویروس کرونا، کنفرانس‌های آنلاین را جایگزین کنفرانس‌های حضوری کرده‌اند، کیفیت ارائه‌ها و سخنرانی‌های مجازی بیش‌ازپیش مورد توجه قرار گرفته است.
هرچند الزامات و پیش‌نیازهای یک سخنرانی مجازی می‌تواند بسته به موقعیت و انتظارات، متفاوت باشد، اما ما در اینجا چهار مؤلفه ضروری را که همه برای ایراد یک سخنرانی مجازی مطلوب به آن نیاز دارند، خدمتتان معرفی می‌کنیم.
برای آنکه عملکرد نمایش ویدئویی‌تان را ارتقا دهید، سرمایه‌گذاری برای خرید یک وب کم مجزا که کیفیت بالاتر و انعطاف‌پذیری بیشتری را برایتان فراهم کند، معمولاً ارزشش را دارد. هرچند ایده استفاده از وب کم داخلی لپ‌تاپتان می‌تواند، وسوسه‌انگیز باشد اما کیفیت تصاویری که یک وب کم مجزا مخابره می‌کند، می‌تواند بسیار بهتر از کیفیت تصاویر وب کم پیش‌فرض باشد. درواقع این شما هستید که باید از بین کیفیت خوب و کیفیت عالی، یکی را انتخاب کنید. پس از خرید یک وب کم مناسب، جایگاه‌یابی آن اهمیت زیادی دارد. وب کم را باید طوری قرار دهید که ضمن پوشش کامل چهره‌تان، چشم‌ها و صورتتان از لبه‌ی بالای قاب تصویر، به‌اندازه یک‌سوم فاصله داشته باشد.
روشنایی مناسب برای یک ارائه یا سخنرانی مجازی مطلوب، اهمیت حیاتی دارد. مواجهه با یک چهره تاریک در همان آغاز کار، هم برای سخنران و هم برای مخاطبان می‌تواند یک اتفاق بسیار ناخوشایند باشد و حسابی توی ذوق بزند. متأسفانه ایجاد نور کافی و بهینه در اطراف چهره‌ی سخنران حین یک کنفرانس مجازی می‌تواند کاری دشوار و چالش‌انگیز باشد. شاید بهتر باشد به‌جای استفاده از لامپ‌های موزیکال، از منابع روشنایی مناسب‌تری استفاده کنید. ضمناً استفاده از لامپ‌های گرد مهتابی، علی‌رغم کارایی و محبوبیتی که دارند، ممکن است مشکلاتی را هم در پی داشته باشد. مثلاً می‌توانند باعث ایجاد انعکاس‌های شدید و خیره‌کننده از عینک سخنرانانی شود که از عینک استفاده می‌کنند. همواره قبل از تصمیم‌گیری نهایی در مورد روشنایی فضا، از تناسب میزان نور و مساحت محیط اطمینان حاصل کرده و کیفیت روشنایی را قبل از آغاز جلسه با یک دوست چک کنید.
هیچ چیز بدتر از آغاز یک سخنرانی مجازی با صدای بد نیست. اگر به دنبال فرمولی جادویی هستید که با استفاده از آن، سخنرانی مجازی‌تان به یک شکست تمام‌عیار تبدیل شود، راهش همین است! اما اگر ترجیح می‌دهید مخاطبان را با هر کلمه‌تان درگیر کنید، اولین قدم برای این کار ایجاد صدای شفاف و باکیفیت برای آن‌هاست. در اینجا هم مثل موضوع دوربین، پیشنهاد ما این است که روی میکروفن داخلی لپ‌تاپتان حساب چندانی باز نکنید. یک میکروفن خوب برای ایراد یک سخنرانی مجازی فوق‌العاده کاملاً ارزش خرید را دارد. طیف گسترده و متنوعی از انواع میکروفن‌های باسیم یا USB در بازار وجود دارند که می‌توانید از بین آن‌ها دست به انتخاب بزنید.
بعضی‌ها در سخنرانی آنلاین، از بک‌گراندهای مجازی استفاده می‌کنند اما باید توجه داشته باشید که این بک‌گراندها ممکن است بخشی از پهنای باند را به خودشان اختصاص دهند و از سرعت ارتباط بکاهند. برخی دیگر استفاده از بک‌گراندهای واقعی مثل یک دیوار تمیز یا یک قفسه کتابخانه را ترجیح می‌دهند. استفاده از پس‌زمینه‌های طبیعی‌تر و واقعی که شاید انعکاسی از شخصیت شما هم باشند، مطمئناً اقدام خوبی است، فقط حواستان باشد چیزی در پس‌زمینه‌تان حواس مخاطبان را از مسیر اصلی بحث پرت نکند. قبل از آغاز کنفرانس، با ضبط یک ویدئوی نمونه مطمئن شوید که پس‌زمینه‌تان چطور به نظر می‌رسد. حتی اگر لازم است این مورد را چند بار بررسی کنید. یادتان باشد بک‌گراندتان فقط باید یک بک‌گراند (و نه بیشتر از آن) باشد. جلب توجه مخاطبان با وجود تصاویر یا آیتم‌هایی در بک‌گراند که می‌توانند حواسشان را به خود معطوف کنند، می‌تواند کار بسیار سختی باشد.
ضمناً درباره موضوع حواس‌پرتی، مطمئن شوید که هیچ صدا یا فردی در پس‌زمینه وجود نداشته باشد تا حواس‌پرتی صوتی یا تصویری ایجاد کند. یادتان باشد نوتیفیکیش‌های برنامه‌های مختلف، آلارم‌های تلفن و نظایر این‌ها را غیرفعال کرده باشید تا حواس خود و مخاطبانتان پرت نشود.
مطمئناً موارد دیگری هم هستند که می‌توانید خرید آن‌ها را برای ایراد سخنرانی مجازی در نظر بگیرید. سه‌پایه، کنترل‌های تعویض اسلاید، دستگاه یا اپلیکیشن متن‌نما، کابل اترنت اضافی برای برقراری اتصال‌های قوی‌تر و ... نمونه‌هایی از این موارد هستند. اما آنچه در این مطلب گفته شد، چهار مورد اصلی بودند که اولویت اساسی دارند. البته همیشه باید به یاد داشته باشید که داشته‌ها و نداشته‌هایتان در وهله اول باید بر اساس نیازها باشند. دسترسی همه افراد به تجهیزاتی در سطح حرفه‌ای، ضرورتی ندارد و مطمئناً خودتان هم تمایلی ندارید که پولتان را بی‌دلیل خرج کنید. بنابراین در وهله نخست، ترجیح آن است که از تجهیزات فعلی‌تان استفاده بهینه کنید اما با دقت بررسی کنید و ببینید در چه زمینه‌هایی نیاز به تجهیزات اضافی یا تکمیلی دارید؟
ضمناً ازآنجاکه کنفرانس‌های مجازی به شکل فزاینده‌ای در حال رواج هستند و اصطلاحاً حسابی روی بورس آمده‌اند، عجیب نیست که برندهای معروف تجهیزات صوتی و ویدئویی، موجودی کمی داشته باشند یا محصولاتشان را با قیمتی بالاتر از حد معمول عرضه کنند. در اینجا به شما توصیه می‌کنیم خیلی در بند مارک و برند نباشید. همان چیزی را بخرید که نیازتان را رفع می‌کند. با انتخاب یک گزینه منطقی و تنظیمات درست برای استفاده از هر وسیله، ضمن ایراد یک سخنرانی مجازی بهتر، احساس اعتمادبه‌نفس بیشتری هم خواهید داشت. ضمناً این موارد نباید باعث شود که اهمیت محتوا را دستکم بگیرید یا از آن غفلت کنید. آنچه در اینجا گفتیم، فراهم‌کننده‌ی یک بستر عالی برای انتقال یک محتوای عالی هستند.
