چرا از پاورپوینت در هنگام پرزنتیشن باید استفاده کنیم؟امروزه با پیشرفت تکنولوژی کمتر کسی در دنیا وجود دارد که با مجموعه‌ی آفیس مایکروسافت آشنایی نداشته باشد. پاورپوینت یکی از ابزارهای این مجموعه‌ی کاربردی است. که جهت پرزنتیشن و ارائه در سیستم عامل ویندوز و مک در دانشگاه‌ها، مدارس و کنفرانس‌های کاری استفاده می‌شود. می‌توانید به کمک این نرم افزار محتوای مدنظر خود را با استفاده از امکانات جذاب برنامه همچون جداول و تصاویر گرافیکی طراحی نمایید. مزیت استفاده از پاورپوینت هنگام پرزنتیشن این است که اولاً مطالب را به صورت دیداری و شنیداری به مخاطب منتقل کرده و فهم آن را آسان می‌نماید، ثانیاً اگر احیاناً مطلبی را فراموش کردید با دیدن سر تیتر‌های پاورپوینت می‌توانید آنها را به خاطر بیاورید. بنابراین فشار و استرس در هنگام پرزنتیشن را کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند با اعتماد به نفس بیشتری سر جلسه حاضر شوید. یک پاورپوینت خوب چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
با وجود مزیت‌های فراوانی که این برنامه در اختیارتان قرار می‌دهد، اگر نحوه‌ی درست استفاده از آن را ندانید کاملاً نتیجه‌ی عکس برایتان خواهد داشت.
عوامل بسیار زیادی از جمله فن بیان و تن صدای سخنران و غیره در این موضوع نقش دارند اما یکی از مهم‌ترین این عوامل پاورپوینت ضعیف است که باعث حواس پرتی بیننده می‌گردد. اولین نکته‌ای که هنگام تولید پاورپوینت پرزنتیشن باید به آن توجه نمایید این است که محتوای شما در رابطه با چه موضوعی است و گروه سنی مخاطبان شما در چه رنجی قرار دارد که با توجه به این نکته، طرح کلی آن را در ذهن ترسیم نمایید. در ادامه به صورت دقیق‌تر و جزیی تر این مطلب را بررسی خواهیم کرد.
استفاده از فیلم و موزیک مرتبط: توجه به این نکته ضروری است که برای فهم بهتر مطالب می‌بایست استفاده از فیلم‌های مرتبط و موزیک مناسب جهت انجام فعالیت‌های کلاسی و پاراگراف‌های کوتاه در هر اسلاید، مورد توجه قرار گیرد تا مطلب برای مخاطب خسته کننده و آزار‌دهنده جلوه نکند.
هارمونی رنگ: هارمونی رنگ‌ها عامل مهم دیگری در جذب مخاطب به پاورپوینت شما است که روانشناسی رنگ‌ها به شناخت این مساله کمک شایانی می‌کند.
تایپوگرافی: تنظیم فونت متناسب با محتوا و یکجا ارسال نکردن مطالب نیز از نکات حائز اهمیت در ساخت یک پاورپوینت خوب محسوب می‌شود و در پایان فراموش نشود که استفاده از طنز می‌تواند کلام شما رو صمیمی‌تر و مخاطب را به ادامه‌ی سخنرانی تشویق نماید.
پاورپوینت مانند علائم راهنمایی رانندگی برای راهنمای سخنران و فهم بهتر مطالب برای مخاطبین طراحی می‌گردد بنابراین از نوشتن عبارت‌های طولانی پرهیز نمایید. وسواس نداشته و کار را برای خود و دیگران سخت نکنید. یک پاورپوینت خوب برای ارائه‌ی سخنرانی باید از سه بخش اصلی تشکیل شده باشد. بخش ابتدایی، بخش میانی و بخش پایانی.
بخش ابتدایی: هنگام شروع پرزنتیشن باید نکات مهمی که در این جلسه ارائه خواهید داد را به مخاطب معرفی کنید اما توجه کنید که به صورت فهرست وار این کار را انجام ندهید و از روش‌های خلاقانه‌تری بهره بگیرید تا بیننده و شنونده با آنچه که در جلسه عنوان خواهد شد، آشنا شوند. این موضوع کمک می‌کند تا بیننده فواید سخنرانی مدنظر شما را دریابد و تا آخر جلسه با شما همراه باشند. بخش ابتدایی پرزنتیشن به جلب نظر مخاطب اختصاص دارد، سعی کنید با تکنیک‌های گوناگون مانند ارایه آمارهای عجیب و غریب توجه مخاطب را جلب نمایید.
بخش میانی: قسمت میانی، بدنه‌ی اصلی سخنرانی شما را تشکیل می‌دهد بنابراین با ادبیاتی روان و به دور از حاشیه به توضیح مفصل مطالب خود پرداخته و ترجیحاً در میان اسلایدهای پاورپوینت سوالاتی از مطالبی که ارائه نموده‌اید، طرح کنید تا توجه بیننده را ازدست نداده باشید. بدین ترتیب می‌توانید با خاطری آسوده و بدون این که صدای خمیازه حضار اذیتتان کند به ادامه‌ی پرزنتیشن بپردازید.
بخش پایانی: بخش آخر پاورپوینت به نتیجه گیری، خلاصه‌ی مطالب ذکر شده، کار‌های تیمی بعد از جلسه و تصاویر مرتبط با محتوای پرزنتیشن شما اختصاص دارد تا حس خوشایندی از جلسه برگزار شده به یادگار بگذارد.
جهت پیاده سازی آنچه که به صورت کلی در ذهن یا بر روی کاغذ از پاورپوینت آینده خود ترسیم نموده‌اید، نیاز است که شناخت نسبی با ابزارهای موجود در برنامه پیدا کنید، سپس با نکاتی که خدمتتان عرض می‌کنم بدون نگرانی به طراحی پاورپوینت مدنظر بپردازید.
اگر توجه کرده باشید گاهاً پیش می‌آید که مخاطب در قسمت پایین اسلاید مطلب شما را نمی‌بیند و برای دیدن آن از جای خود برخاسته یا تلاش می‌کند از زاویه‌ای دیگر از آن عکس بگیرید تا در کادر باشد. این موضوع باعث بی نظمی در جلسه خواهد شد.
