کنفرانس مجازی با شیوع ویروس کرونا اهمیت مضاعفی یافته است. اگر تا چندی قبل، برگزاری کنفرانس‌های مجازی و به‌صورت از راه دور، یک اقدام اختیاری بود، حالا این امر، به یک الزام اجباری تبدیل شده است. آیا برای سخنرانی مجازی و برگزاری کنفرانس مجازی در عصر کرونا، به‌اندازه کافی آمادگی دارید؟ در این مطلب از سخنوری 8 نکته طلایی را بیان می‌کنیم که به شما در ایراد هرچه بهتر یک سخنرانی مجازی سحرآمیز، کمک می‌کنند.
اجازه ندهید اولین استفاده‌تان از فناوری‌های لازم، همان دفعه‌ای باشد که قرار است برای اولین بار، یک کنفرانس مجازی برگزار کنید. بنابراین قبل از رسیدن روز موعود، کنفرانس مجازی تمرینی برگزار نموده و استفاده صحیح از وسایل و فناوری‌های در دسترس را تمرین کنید. به‌طور تمرینی در مقابل یک مخاطب تمرینی قرار بگیرید. یک دوست، همکار یا یکی از اعضای خانواده هر کدام می‌توانند مخاطب تمرینی شما برای یک کنفرانس مجازی باشند.
قبل از آغاز کار، با دقت بررسی کنید و ببینید در بک‌گراند یا همان پس‌زمینه‌تان، چه چیزهای قابل‌رؤیتی وجود دارند؟ یادم می‌آید با فردی بنا به یک دلیل کاری، یک ارتباط تصویری برقرار کرده بودم که در پس‌زمینه‌اش، درست در گوشه سمت چپ تصویر، یک جمجمه‌ی اسکلت انسان قرار داشت و اعتراف می‌کنم تا آخر مکالمه، اصلاً نتوانستم روی آنچه می‌گویم و می‌شنوم تمرکز کنم! راستش را بخواهید کمی هم قالب تُهی کرده بودم!
واقعیت آن است که علی‌رغم تصورتان درباره نرمال بودن پس‌زمینه قابی که در آن صحبت می‌کنید، ممکن است آن پس‌زمینه شدیداً حواس مخاطبانتان را پرت کند. بنابراین اگر احساس می‌کنید که هنگام ارائه کنفرانس مجازی، پس‌زمینه‌تان به‌اندازه کافی مرتب یا مناسب نیست، حتماً به ایده استفاده از پس‌زمینه‌های مجازی شیک و شکیل فکر کنید.
ضمناً از نور پس‌زمینه هم غافل نشوید و حواستان باشد که نور محیط در ساعات مختلف روز می‌تواند، تصویر متفاوتی از محیطی که شما در آن قرار دارید، ارائه دهد. به‌طور خلاصه، نور محیط باید کاملاً متعادل باشد.
همه نوتیفیکیشن‌ها و اعلان‌های هشدار در برنامه‌های مختلف را غیرفعال یا صامت کنید. مثلاً مک‌بوک‌ها حالتی را تحت عنوان Do Not Disturb دارند که برای این منظور، بسیار مفید است.
اما نوتیفیکیش‌ها تنها عواملی نیستند که باید حواستان به آن‌ها باشد. حیوانات خانگی هم می‌توانند یک عامل اختلال بزرگ حین یک ارائه مجازی باشند. بنابراین شاید بهتر باشد طی مدت برگزاری کنفرانس مجازی، آن‌ها را در یک محیط کاملاً جدا از مکانی که هستید، قرار دهید. بعضی حیوانات، انگار حس ششم دارند و درست زمانی که ما در حال ارائه یک کنفرانس مجازی هستیم، جنب‌وجوششان بیشتر می‌شوند و خراب کردن کار را یک ماموریت برای خودشان تلقی می‌کنند!
ضمناً همه برنامه‌ها و حتی تب‌های اضافی در مرورگرها را ببندید. شاید لازم باشد کل صفحه‌نمایشتان را برای مخاطبان Share کنید. با بستن تب‌ها و برنامه‌های اضافی، زمینه حواس‌پرتی آن‌ها را به حداقل می‌رسانید.
میکروفن تعبیه‌شده در لپ‌تاپتان هرچند بعضاً می‌تواند صدا را با کیفیت قابل قبولی انتقال دهد اما باعث می‌شود حین صحبت مجبور باشید به لپ‌تاپتان بچسبید و اجازه دور شدن نداشته باشید! شخصاً معمولاً حین یک سخنرانی مجازی، در طول اتاقم راه می‌روم و اگر شما هم عادت مرا داشته باشید، آنگاه قطعاً نمی‌توانید روی میکروفن لپ‌تاپ حساب کنید. اینجاست که باید به فکر خرید یک میکروفن بی‌سیم باشید. میکروفونی که ضمن انتقال باکیفیت صدا، امکان حرکت و قدم زدن در محیط را برایتان مقدور کند.
حتماً قبل از آغاز سمینار مجازی، از صدایتان تست بگیرید و کیفیت آن را چک کنید. جالب است بدانید برنامه Zoom قابلیتی دارد که نویزهای محیط اطراف را کاهش داده یا به‌کلی رفع می‌کند و به‌این‌ترتیب، صدایتان را با وضوح و کیفیت بسیار بهتری، به مخاطبان انتقال می‌دهد.
هیچ چیز بدتر از آن نیست که مخاطب مجازی به دلیل اندازه کوچک فونت‌هایی که برای نمایش اسلایدهایتان از آن‌ها استفاده می‌کنید، نتواند از آنچه ارائه می‌دهید، بهره ببرد. پیش‌فرض ذهنتان باید این باشد که همیشه فونت‌هایتان در بزرگ‌ترین اندازه ممکن (تا جایی که با ظاهر و انسجام اسلاید متناسب باشد) انتخاب کنید. البته سایز فونت، فقط یکی از ویژگی‌های مهم است.
هنگام Share کردن اسلایدها علاوه بر اندازه فونت‌ها، به رنگ متون و رنگ پس‌زمینه آن‌ها نیز باید توجه کنید. اگر از تناسب آنچه تهیه کرده‌اید، مطمئن نیستید، حتماً نظر دوست یا همکارتان را دراین‌باره بپرسید.
زل زدن به دوربین و ارائه کنفرانس مجازی در اتاق ممکن است بعضاً احساس تنهایی را به شما القا کند. بنابراین به دنبال ایجاد راه‌هایی برای مشارکت مخاطبان در گفتگو و تعامل با آن‌ها باشید. مثلاً می‌توانید زمان خاصی از جلسه را برای سؤال و جواب در نظر بگیرید یا در یک گفتگو یا چت خصوصی به سؤالات احتمالی مخاطبان پاسخ دهید.
البته حواستان باشد که برای هر شکلی از تعامل با مخاطبان، زمان‌بندی سفت و سختی داشته باشید. سؤال و جواب یا چت خصوصی با مخاطبان می‌تواند به شکلی باورنکردنی، مدیریت زمان را از دستتان خارج کند. بنابراین هرگاه احساس کردید از برنامه‌ریزی قبلی خارج شده‌اید، پاسخ به سؤالات بعدی را به زمان دیگری موکول کنید.
طوری رفتار کنید که نه با دوربین، بلکه با یک فردِ حاضر در حال گفتگو هستید. طرز برخورد شما هنگام تعامل با یک انسان، زمین تا آسمان متفاوت از گفتگو با یک دوربین است.
از برقراری تماس چشمی با دوربین اطمینان حاصل کنید. این‌طور نباشد که دوربینتان در یک زاویه باشد و صورتتان را به زاویه دیگری متمایل کرده باشید. شخصاً در مواجهه با چنین صحنه‌ای، تمرکزم به هم می‌ریزد و حتی گاهی فکر می‌کنم که سخنران، توجه و احترام لازم و کافی را برایم قائل نیست!
یادداشت‌ها و هر آنچه را که برای ادامه ارائه مجازی به آن نیاز دارید، حتی‌الامکان در نزدیکی دوربین قرار دهید. مطمئناً گاهی ناچارید چشم از دوربین بردارید و به نوشته‌هایتان نگاه کنید. اما بسیار مهم است این نگاه، از مخاطبان، خیلی دور نشود.
پیش‌بینی اینکه شرایط فعلی و نیاز به استمرار کنفرانس‌های مجازی، چقدر طول می‌کشد، اصلاً کار آسانی نیست چون اساساً نمی‌دانیم ویروس کرونا، تا کِی با ما می‌ماند. بنابراین سرمایه‌گذاری برای خرید تجهیزات باکیفیتی که کارتان را برای ارائه کنفرانس مجازی آسان کند، می‌تواند ایده هوشمندانه‌ای باشد.
یادتان باشد کیفیت صدا و تصویر، می‌تواند تفاوت بزرگی رقم بزند. بنابراین سرمایه‌گذاری هوشمندانه برای خرید تجهیزاتی که کیفیت صدا و تصویرتان را ارتقا دهند، ارزشش را دارد. فرقی ندارد موضوع کنفرانس چه باشد و حول چه موضوعی حرف می‌زنید. فقط بدانید که 20% بهبود در کیفیت صدا یا تصویر، به ارتقای 20 درصدی کیفیت فرایند ارتباط منجر خواهد شد.
