مراحل مدیریت پروژه


اگر بخوایم بدون حاشیه بریم سراغ اصل مطلب، باید بهتون بگیم که تو تمام دنیا، 5 مرحله اصلی برای مدیریت پروژه گفته میشه که من امروز این چندتا مرحله رو براتون به زبان ساده توضیح میدم. چیزی که خیلی مهمه و باید بهش توجه کنید اینه که این پنج تا فاز یا مرحله، هر کدوم نقش مستقلی دارن، اما زمانی به نتیجه میرسن که کنار هم دیگه استفاده بشن.

فاز اول ) تفکر و هدف گذاری

فاز اول مدیریت پروژه مربوط میشه به دو تا اصل بسیار مهم که تفکر و هدف گذاری هستن. از اینجا شروع میکنم که هر پروژه‌ای، اصولا با یک فکر و یا بهتر بگیم با یه ایده شروع میشه. در واقع ایده‌ها هستن که پروژه‌ها رو اغاز میکنن و فکر‌ها هستن که پروژه رو تعریف میکنن و هدف گذاری‌ها هستن که پروژه رو به ثمر میرسونن.

پس اگر می‌خواید به درستی راه رو طی کنید و نتیجه عالی‌ای از مدیریت پروژه بگیرید، باید از همین اول و در مقام ایده کارتون رو درست انجام بدید. کاری که تو مرحله اول می‌کنید اینه که هر چیزی که تو ذهنتون هست رو به صورت مکتوب یادداشت می‌کنید.

در واقع شما باید یه جزوه کامل از ایده‌ای که در ذهنتون دارید رو بنویسید و بعد با تیم یا هسته مرکزی‌ای که قراره کار رو باهاشون شروع کنید در میون بگذارید و روی جوانب مختلفش با هم فکر کنید. یادتون باشه که همین مرحله میتونه تضمین موفقیت و یا حتی شکست شما رو بکنه. پس باید خیلی رو این مرحله دقیق باشید.

اگر به درک درستی از ایده نرسید و همه‌ی اعضای تیم در مسیر مدیریت پروژه اونم در همین اول راه، به درکی از کل مسیر نرسن، شما یک مسیر بسیار پر چالش دارید. پس بعد از اینکه همه توجیه شدن و فکراتون رو روی هم ریختین و اصول اولیه کار تعیین شد. حالا باید شروع کنید به هدف گذاری.

در واقع تو مرحله هدف گذاری، ایده‌هایی که روش فکر کردین رو به جزئیات تبدیل میکنین و برای پروژه فازهای هدف گذاری شده تعریف میکنین که تو هر مرحله شما باید به کجا برسید؟ و چه دستاوردی دداشته باشید و در نهایت قرار هستش که چه اتفاقی توی خروجی پروژه‌ی شما اتفاق بیفته.

فاز دوم) برنامه ریزی

بعد از اینکه هدف‌ها به درستی مشخص شد و همه‌ی اعضای گروه نسبت به شمای کلی و تصویر اساسی پروژه آگاه شدن، حالا وقتشه که روی تک تک هدف‌هایی که توی پروژه تعریف کردیم، برنامه ریزی داشته باشیم و استراتژی‌های مختلف رو پیاده کنیم.

اولین چیزی که در مسیر مدیریت پروژه تو این مرحله انجام میدیم اینه که اسکوپ کلی کارمون رو تعیین میکنیم. اسکوپ کلی کار در واقع همون شاکله‌ی کار هست که شامل بسیاری از موارد مثل زمان، بودجه و منابع انسانی میشه.

چیزی که تو این مرحله مهمه اینه که ما همه چیز رو با محدودیت‌ها باید تعریف کنیم. یعنی وقتی در حال چیدن یه برنامه برای مدیریت پروژه هستیم، باید به این توجه کنیم که به جای گفتن اینکه ما ده روز وقت برای انجام این پروژه داریم، باید بگیم که ما باید تو ده روز این کار رو تموم کنیم. در واقع وقتی همه چیز رو با محدودیت تعریف کنید، بار روانی پروژه، برای رسیدن به موفقیت، به مسیر بهره وری نزدیک تر میشه.

همینطور برای بودجه هم باید همین صحبت رو داشته باشید. طبیعتا کسانی که پروژه رو شروع کنند دو تا خواسته بزرگ دارند. یکی اینکه در اختیارشون پول برای تحقیق و گرفتن منابع مختلف قرار بگیره و دو اینکه اونها هم نیاز به دستمزد دارند.

پس شما در همین مرحله اول پلن خودتون، میگید که چقدر محدودیت بودجه دارید و با همه اعضای خودتون بعنوان یک کسی که مدیریت پروژه رو برعهده گرفته، قرارداد مالی رو امضا می‌کنید و بعد به مرحله بعد میرید.

تو مرحله بعدی کارتون یه مقدار سخته، چون اینجا شما به عنوان مدیریت پروژه، باید حوزه وظایف و حدود اختیارات هر شخص رو توی پروژه تعیین کنید. هر شخصی در پروژه باید کار خاصی رو انجام بده و این وظیفشه که به تعهدش عمل کنه.

وقتی این جوری شد، شما باید وظیفه هر شخص رو بهش بگید و مطلعش کنید که بر اساس زمان و بودجه‌ای که دارید، باید تحت چه شرایطی کار انجام بشه و چه نتیجه‌ای رو مدنظر دارید. و در آخرین مرحله باید زمان بررسی کارها و جلسات کاری مشخص بشه و این اجازه به هر شخصی داده بشه که در هر نقطه کار، از شما بعنوان مدیریت پروژه، سوال‌هایی رو بپرسه و وضعیت رو برای خودش شفاف تر کنه.

ادامه مطلب مراحل مدیریت پروژه در مقاله جدید با ما همراه باشید