یک معضل جدی در میان نسل بشر و به صورت خاص، مدیران ارشد سازمان ها وجود دارد و آنقدر این معضل جدی و مخرب است که برای آن یک نام اختصاصی هم ساخته اند، "فوبیای تصمیم گیری"!
این معضل، با شدت و ضعف متفاوت، در کسب و کارهای ایرانی نیز مشاهده می شود و از آنجا که سبک مدیریت ایرانیان و سیستم تولید/خدمات ناشی از آن، در بهترین شرایط مشابه انقلاب صنعتی اول است، این معضل به طور تصاعدی به کسب و کارهای ایرانی آسیب می رساند.
یکی از شرکت های تولیدی که به عنوان مشاور کنارشان هستم، استاد "فوبیای تصمیم گیری" است و به همین دلیل، مناسب دانستم که از رویدادهای واقعی آنجا برای فوبیای تصمیم گیری استفاده کنم. در این شرکت تولیدی، کافیست به یک خودکار نیاز پیدا کنید و انبار اعلام کند این خودکار، در لیست موجودی نیست. آنگاه یا باید خودتان آن خودکار را از بازار بخرید یا قید خرید خودکار را کامل بزنید! چرا؟
ابتدا از شما سؤال خواهد شد که چرا به خودکار لازم داری؟ اگر از این مرحله موفق و به سلامت عبور کردید، وارد مرحله دوم، یعنی ایستادن در لیست انتظار می شوید. پیش از این، یک مرحله سخت تر هم وجود داشت:
"مدیرعامل باید درخواست خرید خودکار برای شما را تأیید می کرد!"
ایستادن در لیست انتظار، خودش داستان جالبی است تا در نهایت، پس از دو هفته، شاید یکماه و شاید هم بیشتر، تعدادی خودکار که ارزان ترین و بی کیفیت ترین خودکارهای موجود در بازار بوده، وارد انبار می شوند و شما وارد مرحله بعد می شوید، تحویل از انبار...
این یک مثال اغراق شده (نه خیلی زیاد)، از یک رویداد ساده در سازمانی ایرانی است که تصمیمی ساده، به روندی پیچیده و چند لایه تبدیل می شود. به طور مشابه، در این سازمان اگر متوجه شوند که یک فرد، علیرغم آموزش، فرصت، اختیارات و...، همچنان عملکرد ضعیفی دارد، آنقدر به او فرصت می دهند تا یک خرابکاری اساسی انجام دهد و ضرر قابل توجهی به سازمان وارد کند تا شاید از شدت عصبانیت مدیریت ارشد، تصمیم به اخراج گرفته شود. چرا؟ چون مدیران ارشد این سازمان، به شدت از تصمیم گیری هراس دارند.
زمانیکه مدیران ارشد یک کسب و کار، قادر به اخذ تصمیمات مناسب در موعد مطلوب نباشند، مدت زمان آن تصمیم تا اخذ نتیجه طولانی می شود. اولین و بزرگترین معضلی که در اینجا رخ می دهد، رسوب مشکلات، معضلات و مسائل در سازمان و تبدیل شدنشان به یک امر عادی است.
به عبارت دیگر، وقتی یک مسأله یا معضل در کسب و کاری رخ می دهد، نیازمند حل یا رسیدگی فوری است تا در "سیستم"، تبدیل به یک "بحران" نشود. حال، اگر با فوبیای تصمیم گیری دست و پنجه نرم کنیم، آنقدر در تصمیم گیری لَخت و کند اقدام می کنیم که آن مسأله یا معضل، تکراری و تبدیل به عادت می شود و چون تکرار و عادت شده، آن را به راحتی می پذیریم!
مجموع این مسائل کوچک که کنار هم نشسته و شامل مرور زمان می شوند، چرخه عمر سازمان را کوتاه و کسب و کار را به سمت "مرگ تدریجی" می کشانند؛ دقیقاً مانند قورباغه ای که اگر آن را داخل یک ظرف آب بگذاریم و درجه حرارت آب داخل ظرف را به تدریج بالا ببریم، هیچ واکنشی نشان نمی دهد تا در اثر فلج شدن، قادر به واکنش نبوده و در آب جوش، پخته شده و بمیرد.
دلیل عمده "فوبیای تصمیم گیری" در مدیران ارشد، شکست ها، ضررها و زیان های قبلی سازمان است. از آنجایی که در ایران، تقریباً همه خود را "مدیری ذاتی" می دانیم که نه نیازی به آموزش دارد و نه کسب مهارت، پس از ایجاد یک کسب و کار، گزینه اول برای مدیریت آن، خودمان هستیم! پس:
بدون مهارت، بدون تخصص و بدون دانش در مدیریت، شروع می کنیم به سعی و خطا.
نتیجه این سعی و خطا، می شود از دست دادن فرصت ها، هدر رفتن منابع، شکست های سنگین و... که در نهایت با گذر زمان، سبب می شود برای هر تصمیم، آنقدر با احتیاط عمل کنیم که خود تبدیل به یک معضل جدید شود. در حقیقت، هراس از گذشته سبب تأخیر در حال می شود و مدیران ارشد با مرور اتفاقات قبل، نگران این هستند که شاید اگر این تصمیم را سریع اتخاذ نمایند، دچار گرفتاری های قبلی شوند.
یک راه حل ساده و کاربردی، تفویض اختیار است. مدیران ارشد می توانند حوزه هایی که نیاز به تصمیمات درجه 2 و 3 دارد را مشخص و تصمیم گیری در آن حوزه ها را به مالکانش بسپارند. در مثال خودکار، لازم نیست درخواست خرید آن توسط شخص مدیرعامل امضا شود (به بهانه اطلاع از آنچه در سازمان رخ می دهد)؛ بلکه می توان با تدوین دستورالعمل و...، به راحتی آن را تبدیل به یک فرآیند خودکار نمود.
راه حل دوم، در خصوص تصمیمات درجه 1 و دشوار است؛ در اینجا مدیران ارشد می توانند از "مشاور" یا "تیم مشاور" کمک بگیرند. مشاور می تواند معاون قابل اعتماد، مدیر میانی و حتی یک مدیر عملیاتی کاربلد و متخصص باشد.
در دنیای پر تلاطم امروز که نرخ تغییرات زیاد است، طولانی نمودن روند تصمیم گیری، تنها سبب از دست دادن فرصت ها، ایجاد خسارت و کوتاه شدن عمر کسب و کار می شود. این رویداد، خود سبب ناامیدی پرسنل و مدیران، خستگی مفرط و بی انگیزگی شده که اثرات آن، به صورت کیفیت پایین، بالا رفتن هزینه، بالا رفتن نرخ مشتری ناراضی و... ظهور نموده و پدیده های قبلی را تشدید می کند؛ این دور باطل، آنقدر ادامه خواهد یافت تا کسب و کار نابود شود.
من، مهدی زارع پور، دکتری مدیریت صنعتی گرایش مدیریت سیستم ها و مؤسس رُهام سپهر تابان هستم. عاشق و علاقمند به "مدیریت" و آموزش "کاربردی" آن بوده و تلاش می کنم در حد توان و سواد محدود، به مدیران و صاحبان کسب و کارهای "کوچک و متوسط"، کمک کنم تا فضای کسب و کار خود را بهبود بخشند. هیچ مملکتی بین المللی نخواهد شد، مگر صنعت آن بین المللی شود و بین المللی شدن صنعت، یعنی رقابت با غول های کیفیت و مشتری مداری. مقالات و نوشته های بیشتر را می توانید "اینجا" بخوانید.
