سند حسابداری به عنوان رویدادی مالی تعریف می‌شود که حاوی حداقل یک بدهکار و یک بستانکار باشد و در یک دوره مالی مشخص رخ دهد. این اسناد، که شامل سوابق معاملات پولی، دارایی‌ها، بدهی‌ها، دفاتر، مجلات و.. هستند، در تهیه صورتهای مالی شرکت‌ها از جمله صورت سود و زیان و ترازنامه نقش دارند. در این اسناد، جزئیات معاملات تجاری نیز درج می‌شود. به‌عنوان مثال، نام، مبالغ پرداختی، تاریخ و اهمیت تراکنش‌ها از جمله اطلاعات کلیدی هستند که در این سند ثبت می‌شوند. هر سند حسابداری دارای یک شماره خاص است که آن‌ها را در سیستم حسابداری شناسایی میکند. این کار به ساده‌تر شدن درک سوابق کمک میکند و امکان دسترسی و بایگانی آسان را فراهم می‌سازد.
همچنین اسناد حسابداری معمولاً برای تهیه صورت های مالی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی استفاده می‌شوند که تصویری از وضعیت مالی و عملکرد سازمان را ارائه می دهند. این صورت‌ها مطابق با اصول پذیرفته‌شده حسابداری یا استانداردهای گزارش‌گری مالی تهیه می‌شوند و توسط سهامداران، سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان و سایر ذینفعان برای ارزیابی سلامت مالی و عملکرد واحد تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند.
انواع سند حسابداری
مزایای اسناد حسابداری
دریافت اطلاعات رویدادها و وقایعی که در سایر ماژول‌ها مانند انبار، فروش، خزانه‌داری، حقوق و … توسط حسابداری باید بصورت خودکار انجام شود و توجه به اینکه سایر ماژول‌ها بطور خودکار وظائف خود را انجام می‌دهند ارسال اسناد به ماژول حسابداری باعث اتوماسیو مالی می‌شود در اتوماسیون مالی ورود اطلاعات فرآیندها چه شرکت بزرگ یا کوچک باشند، بهبود می بخشد. در حالی که 65 درصد از شرکت ها در مقایسه با 55 درصد از شرکت های بزرگ که این کار را انجام می دهند، موفقیت خود را با اتوماسیون گزارش می دهند، در موفقیت مشابه هستند.
اجزایی که در تشکیل اسناد حسابداری نقش دارند عبارتند از آرتیکل، تاریخ، شماره سند، حسابها، تهیه کننده و تایید کننده. این اجزا به ترتیب:
تبدیل اتوماسیون مالی به یک اولویت استراتژیک: مرحله اول در استقرار اتوماسیون این است که با اتوماسیون ورود داده ها مانند هر سرمایه گذاری تجاری رفتار کنید ایجاد یک نقشه راه یک رویکرد منسجم برای تحول دیجیتال را تضمین می کند و سرمایه گذاری های غیر ضروری در ویژگی های سفارشی یا برنامه های شخص ثالث را کاهش می دهد.
ورود دستی داده ها را حذف کنید: ورود خودکار داده‌های حسابداری زمانی که بر روی عملکردهایی که بر گزارش‌ها تأثیر می‌گذارند، سود بیشتری ایجاد میکند مانند گزارش از صورتحساب‌های مشتریان، وضعیت نقدینگی و موجودی کالاها
همکاری بین عملکردی را فعال کنید: اغلب شرکت ها از برنامه‌های مختلفی برای بخش های مختلف برای تکمیل فرآیندهای موجود استفاده می کنند. منابع انسانی، بازاریابی و امور مالی ممکن است همه خودکار باشند، اما این فناوری ممکن است در هر بخش متفاوت باشد.
راهکارهای یکپارچه نرم افزاری را اجرایی کنید تا پرسنل بتوانند با آن‌ها سازگار شوند به کارگیری ابزارهای کاربرپسند موجود به عنوان یک برنامه نرم افزاری که دسترسی به تمام داده‌های مرتبط را فراهم میکند، در نظر بگیرید.
تمرکز بر یکپارچگی: ادغام ابزارهای موجود و هماهنگی نزدیک برای آسان کردن مقیاس برنامه های اتوماسیون مالی بسیار مهم است.
هماهنگی تلاش‌های اتوماسیون بین فروشندگان برای فعال کردن یکپارچگی مهم است. با انتقال کارکنان از یک سیستم به سیستم دیگر، احتمال ارتکاب خطا افزایش می یابد بنابراین داشتن سیستمی برای انتقال و اعتبارسنجی اطلاعات بدون دخالت انسان منجر به دقت بالاتر داده ها می شود.
با راهکارهای یکپارچه erp ایرانی برهان سیستم پاسارگاد اتوماسیون ورود داده‌های حسابداری، دقیق و به صورت دیجیتالی با فناوری زیرساخت سازمان شما تطبیق پیدا میکند و فرصت هایی را برای اتوماسیون مالی شما فراهم می کند تا از نظر صرفه جویی در هزینه، کارایی عملیاتی و رضایت کارکنان در بین رقبا مزیت رقابتی بیشتری کسب کنید.
منابع:
سند حسابداری چیست؟
مزایای اسناد حسابداری در سیستم‌های یکپارچه (ERP)
