در دنیای فوق رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند. همه فرایندها باید به طور مداوم بهبود یابند تا یک کسب و کار در میان تحول بازار و رقبا، پیشتاز باقی بماند. و این کار را bpms انجام می‌دهد. اگر می‌خواهید بدانید هدف اصلی استاندارد BPMS چیست، جواب تنها یک کلمه است: بهبود مستمر.
ابزارهای BPMS مانند سامانه استاندارد BPMS آی‌کن سازمان‌ها را توانمند می‌کند تا به طور انعطاف‌پذیر و سریع، به تغییراتی که در چشم‌انداز رقابتی رخ می‌دهد واکنش نشان دهند. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)یک رویکرد مدیریتی از بالا به پایین است که بر بهینه سازی فرایندهای کسب و کار برای افزایش کارایی و دستیابی به اهداف سازمان تمرکز دارد.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) شامل طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار برای بهبود کارایی، چابکی و اثربخشی است. BPMS سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرایندهای خود را به گونه‌ای مدیریت کنند که خطاها کاهش یافته و در هزینه‌ها صرفه جویی شود.
با وجود سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، سازمان یک گام به عقب برمی‌دارد و به تمام مسائل فرایند به صورت کلی و جداگانه نگاه می‌کند. این‌جاست که درخواهید یافت BPMS چیست؟ به این دلیل که یک دید گسترده در اختیار مدیران قرار می‌دهد که با تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی فرایندها و شناسایی زمینه‌های بهبود آنها، به ساخت یک سازمان کارآمدتر و موثرتر کمک کنند.
به عبارت ساده، یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار شامل تمام آن فعالیت‌هایی است که کارکنان به صورت روزانه برای دستیابی به اهداف مختلف سازمان انجام می‌دهند. با خودکارسازی فرایندها، شکاف ارتباطی بین بخش‌ها از بین می‌رود که بهره‌وری و روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد. درواقع کاری که یک BPMS با فرایند کسب و کار می‌کند این است:
مزیت آشکاری که BPMS برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد، بهره‌وری است، که به صرفه‌جویی در هزینه و زمان منجر می‌شود. اما مزایای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بسیار بیشتر است. اجازه دهید تمام فواید استفاده از سیستم BPMS را در این بخش بررسی کنیم و بگوییم مزایای BPMS چیست:
استاندارد BPMS مناسب به شما کمک می‌کند تا نیازهای متعدد را در حوزه‌های مختلف کسب و کار خود برآورده کنید. اما حال که دانستیم BPMS چیست و چه ویژگی‌هایی دارد، بهتر است این را هم بدانید هنگامی که BPMS را انتخاب می‌کنید، باید بتوانید ویژگی‌های مناسب را برای برآوردن نیازهای دقیق خود شناسایی کنید. برای انجام این کار، باید سه نوع اصلی فرایند کسب و کار را بشناسید:
یکپارچه محور
این نوع BPMS برای ساده‌سازی جریان اطلاعات و داده‌ها بین بخش‌ها، افراد و ابزارهای نرم افزاری مختلف و همچنین در مواقعی که دخالت انسانی زیادی برای انجام فرایند وجود ندارد، بسیار کاربرد دارد. این امر برای کسب‌وکارهایی با عملیات پیچیده‌تر که ترکیبی از فرایندهای انسانی و داده‌محور دارند، بسیار مهم است.
سند محور
برخی از انواع BPMS کاملاً خودکار هستند، اما برخی دیگر، به دلیل ماهیت فرایند، نمی‌توانند بصورت خودکار عمل کنند. BPMS سندمحور، همانگونه که از نامش پیداست، در فرآیندهایی استفاده می شود که عمدتاً یا به طور کامل بر اساس اسناد کاغذی یا دیجیتالی هستند. هدف این سیستم ارائه اسناد دقیق و جاری به طرف‌های مربوطه است.
انسان محور
این یک نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است که برای وظایف و فرایندهایی که عمدتا یا به طور کامل توسط افراد تکمیل می شوند، مناسب است. بخش عمده ای از این نوع BPMS به تصمیم گیری مربوط می شود. در نتیجه فقط افراد می‌توانند آن را تکمیل کنند. مانند ساخت یک فرم بوسیله موتور فرم‌ساز که عمل drag & drop توسط فرد انجام می‌شود.
یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) در چهار مرحله کار می‌کند:
عوامل و نکات مهم در انتخاب و سنجش یک BPMS چیست؟ خیلی ساده به شما می‌گوییم، سیستمی را برگزینید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و انعطاف پذیر و مقیاس پذیر باشد، تا به سازمان شما کمک کند با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشد. به همین منظور در اینجا چند متغیر وجود دارد که باید از آنها آگاه باشید:
۱) سهولت استفاده
یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید یک رابط بصری داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت خود را با آن تطبیق دهند. یک پلتفرم پیچیده می‌تواند به معنای تاخیر در کار باشد. زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری و نحوه استفاده از نرم افزار می‌کنند تا کار. همچنین، پیشنهاد می‌شود یک BPMS سفارشی برای کسب و کار خود انتخاب کنید زیرا راه‌اندازی و استفاده از آن آسان‌تر است.
۲) بازده مورد انتظار سرمایه (ROI)
تعداد کاربرانی که BPMS می‌تواند در خود جای دهد، تعداد کل فرایندها، ویژگی‌های آن و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت را بسجنید. سپس ROI را بر اساس هزینه خرید لیسانس، صرفه جویی در هزینه ها با خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش اشتباهات نظارتی و ذخیره منابع تخمین بزنید. حتما شگفت زده خواهید شد.
۳) مسائلی که باید حل کنید
قبل از تصمیم گیری در مورد تهیه BPMS، آن را به خوبی بشناسید، به طور گسترده با صاحب نظران و مشاوران این حوزه مشورت و تحقیق کنید تا بدانید BPMS چیست. سپس ماهیت کسب و کار خود، تعداد فرایندهایی که دارید، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین نقاط ضعف و گلوگاه‌های سازمان خود را مشخص کنید. در نهایت مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین نرم افزار BPMS را برای حل آنها انتخاب کنید.
۴) مقیاس پذیری بالا
در ابتدا که تعریف کردیم BPMS چیست، به مقیاس‌پذیر بودن آن اشاره شد. پس در انتخاب یک BPMS، ابزاری را بیابید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و به شما امکان توسعه فرایندهای کسب و کارتان را بدهد. یک سیستم منعطف به شرکت شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشد و نیازهای امنیتی را نیز برآورده کند.
۵) مدلسازی انسان محور
نرم افزار انسان محور از یک محیط بسیار ساده شده برای ایجاد فرایند استفاده می‌کند که به صاحب فرایند غیر فنی اجازه می‌دهد تا فرایند را به ساده‌ترین شکل ممکن ایجاد کند. چنین نرم افزاری، الزاما نیاز به متخصص برنامه نویس برای طراحی و اجرای فرایندها نخواهد داشت.
در این مقاله آگاه شدید که BPMS چیست. حال به خوبی می‌دانید یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از منابع موجود به‌طور مؤثرتری برای کسب نتایج بهتر در کسب و کار استفاده کنند. بهبود عملکرد فرایندها و سیستم‌ها را می‌توان با کمک یک BPMS انجام داد. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا جریان‌های فرایند خود را ساده کنند.
فرایندهای کسب و کار از چندین وظیفه تشکیل شده است که برخی از آنها ماهیت تکراری دارند. کارمندان مقدار قابل توجهی از زمان کار خود را صرف چنین وظایفی می‌کنند. در نهایت، کار بر روی کارهای پیش پا افتاده و کم ارزش، روحیه کارکنان را پایین می آورد. علاوه بر این، بهره‌وری گردش کار تحت تأثیر این وظایف تکراری قرار می‌گیرد.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، وظایف تکراری در فرایندهای کسب و کار را حذف می‌کند تا گردش کار را ساده کند. خودکار کردن وظایف تکراری در فرایندهای پر زحمت، باعث کاهش خطاهای انسانی و صرفه جویی قابل توجهی در زمان می‌شود.
