امروزه رسیدن به بلوغ، افزایش بهره وری و عدم انجام کارهای تکراری در دستور کار هر سازمانی لحاظ می گردد و از این رو آنها را به سمت استفاده از اتوماسیون های اداری سوق می دهد.
هدف از استقرار اتوماسیون اداری در هر شرکت و ارگانی؛ نظم دهی به امور، سهولت در نحوه ارجاع و بایگانی اسناد و همچنین مشاهده گردش کار کارمندان می باشد که در نتیجه می توان، توان نیروی انسانی را به بخش‌های مهم تری اختصاص داد تا پیشرفت آن مجموعه را به همراه داشته باشد.
از این رو نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن (اتوماسیون فرزین)، که تاثیر بسزایی در آموزش، بهبود عملکرد کارکنان و تسریع و دقت بالا در عملیات اداری دارد؛ بستری مناسب جهت رسیدن به اهداف مذکور نیز می باشد.
در این راستا؛ آموزش و پرورش نیز، اتوماسیون اداری آی‌کن ( اتوماسیون فرزین) را به عنوان اتوماسیون اداری کارآمد انتخاب نمود تا زیرساختی برای مکانیزه نمودن و نظم دهی به مکاتبات اداری خود فراهم نماید.
اتوماسیون اداری آی کن براساس چارت سازمانی مصوب، نقش‌ها و دسترسی‌های افراد را در نرم افزار تعیین می‌نماید و ضمن قابل دسترس بودن اطلاعات، به کارمندان و ارباب رجوع خود سرویس‌های الکترونیکی ارائه نماید و در نتیجه به یک سازمان بدون گردش کاغذ ( Paperless ) تبدیل شود. همچنین استفاده همزمان چند کاربر از نرم افزار اداری آی‌کن و برقراری ارتباط میان تمامی بخش های سیستم، تاثیر بسزایی در بهبود روند کاری این سازمان داشته است.
در مقالات قبلی، به صورت کامل به بررسی مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری پرداختیم. در ادامه مرور مختصری داریم بر مزایا و فواید استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در آموزش و پرورش:
یکپارچگی و قابل دسترس بودن اطلاعات، تبدیل شدن سازمان آموزش و پرورش به یک سازمان الکترونیک، سرعت و امنیت بالا در تولید فرم‌ها و مدیریت فرآیندها، امکان ایجاد گزارش‌های عملکردی و مدیریتی با کمترین خطا و در کوتاه ترین زمان ممکن، ایجاد کانال و گروه‌های مرتبط، به منظور تسهیل در تعامل و گفتگو مابین کارمندان مجموعه و سازمان، جلوگیری از ثبت مجدد اسنادی که در گذشته ثبت شده‌اند و همچنین قابلیت ایجاد ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمان مانند نرم افزار حضور و غیاب، مالی و کارگزینی را می توان از جمله مشخصه های بارز اتوماسیون اداری پیشرفته تحت وب آموزش و پرورش دانست.
سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش یک سیستم کاملا تحت وب می‌باشد و از این رو به محض استفاده کاربر از اتوماسیون، فرد را ملزم به تغییر کلمه عبور خود می‌نماید و همچنین در صورتی که چند بار کلمه عبور به اشتباه وارد شود، آن کد کاربری به منظور حفظ امنیت موقتا قفل می گردد.
از دیگر ویژگی این نرم افزار می‌توان به فیلتر کردن و سرعت بخشیدن به روند جست و جوی مدارک و مستندات، مطالعه راهنمای الکترونیکی نرم افزار در هنگام مواجه با بخش جدیدی در اتوماسیون، امکان ارجاع مستندات بایگانی شده به کارتابل دیگر کاربران، تهیه بایگانی شخصی، محرمانه و سازمانی، هشدار به کاربر به منظور ذخیره و یا عدم ذخیره تغییرات اعمال شده بر روی متون توسط ایشان و بررسی اسناد به صورت گروهی اشاره نمود.
در سایه استفاده و تثبیت اتوماسیون اداری آی کن در آموزش و پرورش؛ حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات و بکارگیری روشی نوین جهت ارجاعات و حذف روش های سنتی به خوبی مشهود می‌باشد که این مهم زمینه بهبود شیوه فعالیت در آموزش و پرورش را فراهم نموده است.
آموزش و پرورش با انتخاب اتوماسیون ” تحت وب” آی‌کن مشکل دیگری را نیز مرتفع نمود؛ زیرا این قابلیت امکانی را برای آموزش و پرورش مهیا کرد تا مدیران و کارکنان در زمان سفر و مواقع دور کاری نیز بتوانند رسالت خود را به خوبی ایفا نمایند و عدم حضورشان در محیط کار باعث کند شدن گردش مکاتبات نگردد. کاربران می‌توانند از موبایل، تبلت، لپ تاپ و هر سیستم عامل و مرورگری استفاده و به کارتابل شخصی خود دسترسی پیدا کنند.
با توجه به سرعت بالای پیشرفت در دنیا و توجه ویژه به هوش مصنوعی، استفاده از اتوماسیون‌های اداری نظر مدیران ارگان‌ها را بیش از پیش به خود جلب نموده است. وزارت آموزش و پرورش نیز با ارائه راهکارهای سازنده برای تعیین زیرساخت‌های مؤثر و موفق می‌تواند استفاده از این نرم افزار را وسعت بخشد و با تمرکز بر الگوهای قابل اجرا آینده بهتری را برای سازمان خود به تصویر کشد و رشد قابل توجهی را در بهره وری کارکنان و سازمان تجربه نماید.
پاسخ دهی سریع به حجم بالای درخواست‌ها، ایجاد فرم‌های دلخواه در بستر اتوماسیون اداری، کاهش خطای انسانی، افزایش سرعت، دقت و صحت کار کارکنان اداره آموزش و پرورش و بالا رفتن میزان بهره وری، پس از پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری آموزش و پرورش کاملا مشهود است.
در نهایت مکانیزه و خودکار نمودن امور مربوط به کارکنان، معلمان و دانش‌آ‌موزان، هدف نهایی نرم افزار اتوماسیون اداری آموزش و پرورش می‌باشد که این مهم محقق گشته است. اداره‌های آموزش و پرورش استان‌های تهران، اصفهان، مرکزی، خراسان رضوی، خراسان شمالی، قزوین و … از نمونه مشتریان موفق اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن می باشند.
بکارگیری اتوماسیون اداری آموزش و پرورش موجب کارآیی، صرفه جویی در هزینه‌ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می شود. همچنین نرم افزار اتوماسیون اداری آموزش و پرورش با مکانیزه نمودن مکاتبات اداری و ایجاد امکان نظارت بر آنها، باعث شفافیت بیشتر امور در سازمان شده است که این مهم نرم افزار اتوماسیون اداری آی‌کن را به یک نرم افزار حیاتی در آموزش و پرورش تبدیل کرده است .
