برای آن‌که بدانیم منظور از اتوماسیون اداری چیست ؟ باید گفت تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با ماشین تحریر و دستگاه کپی آغاز شد که کارهای دستی را مکانیزه می‌کرد. اما در عصر حاضر سیستم اتوماسیون اداری بیشتر از هرچیزی به عنوان اصطلاحی معرفی میشود که علاوه بر مکانیزه کردن وظایف، به تبدیل اطلاعات به صورت الکترونیکی هم اشاره می‌کند.
در این مقاله از گروه مهندسی آی کن صفر تا صد مزایا و کاربرد اتوماسیون اداری را بررسی خواهیم کرد.
وظایف اداری با وجود حیاتی بودن برای اداره‌ی موثر یک سازمان، اغلب تکراری و خسته کننده هستند. اینجاست که اتوماسیون اداری به طور فزاینده‌ای محبوب میشود. اتوماسیون اداری راهی برای مقابله با کارهای خسته‌کننده و تکراری با کمک فناوری است. امروزه دیجیتالی شدن، به بخشی جدایی ناپذیر از یک سازمان تبدیل شده است. اما واقعا مفهوم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربرد و مزایایی دارد؟
نرم افزار اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می‌کند که برای جمع‌آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می‌شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده‌ها کمک می‌کند.
بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری اجازه می‌دهند تا داده‌ها بدون دخالت انسان انتقال پیدا کنند. پس، از آنجایی که انسان‌ها از معادله خارج می‌شوند، خطر خطای دستی وجود ندارد. اتفاقی که روزی با یک ماشین تحریر شروع شد، در حال حاضر به تعداد بسیاز زیادی از اتوماسیون و ابزارهای الکترونیکی تبدیل شده که شیوه‌ی کار افراد را به کلی دگرگون کرده است.
باید بدانید دیجیتالی شدن و استفاده کامل از نرم‌افزار اتوماسیون اداری دو چیز متفاوت هستند. اتوماسیون اداری به استفاده از نرم‌افزار به عنوان یک سرویس (SaaS) برای خودکارسازی و ساده‌سازی وظایف و فرایندهای اداری در محیط اداری یا محل کار اشاره دارد. در نهایت، شما از ابزارهای اتوماسیون اداری استفاده می کنید تا بتوانید کارایی، بهره وری و حتی مهمتر از آن، دقت را در کارهای معمول اداری بهبود دهید.
این شکل از نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها، از جمله پردازش کلمه، ورود داده‌ها، مدیریت اسناد، سیستم‌های ارتباطی، مدیریت زمان‌بندی و تقویم، ردیابی وظایف، مدیریت موجودی، حسابداری و عملکردهای مالی، و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را اداره کند.
حالا سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ به ادغام عملکردهای اداری مرتبط با مدیریت اطلاعات اشاره دارد. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسبوکار الکترونیکی؛ فعالیت های اساسی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهد.”
در گام بعدی اتوماسیون فرایند با ادغام با چندین سیستم، فرایندهای پیچیده تر و تکرارپذیرتر و چند مرحله‌ای را انجام می‌دهد و آنها را خودکار می‌کند. این سطح از اتوماسیون، فرایندهای کسبوکار و فناوری اطلاعات را برای یکنواختی و شفافیت مدیریت می‌کند. فرایند کاوی و اتوماسیون گردش کار و مدیریت فرایند کسبوکار (BPMS) نمونه هایی از اتوماسیون فرایند هستند.
به وسیله‌ی اتوماسیون فرایند و خودکارسازی گردش کارها، مدیریت فرایند می‌تواند بر ارسال اطلاعات برای تایید و انتشار نظارت کند، تا اطلاعات به جای متوقف شدن توسط یک کاربر، به حرکت خود ادامه دهند. در نهایت پیشرفته‌ترین سطح اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون هوشمند. که اتوماسیون پایه را با قابلیت‌های هوش مصنوعی (AI) ترکیب می‌کند. این بدان معناست که اتوماسیون‌ها می‌توانند به طور مداوم «یاد بگیرند» و بر اساس داده‌هایی که در موقعیت‌های گذشته که با آنها مواجه شده و تجزیه‌و‌تحلیل کرده‌اند، تصمیم‌گیری کنند و اقدامات بهتری را رقم بزنند.
اتوماسیون اداری تقریباً تمام جنبه‌های بیشتر سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. اما به طور کلی، سه کاربرد اساسی برای یک سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد:
با وجود تمام نکاتی که تا به اینجا مطرح شد، اگر هنوز درباره اینکه اتوماسیون اداری چیست؟ تردید دارید، شاید بهتر باشد باهم مروری بر فواید اتوماسیون اداری داشته باشیم:
حال علاوه بر اینکه دریافتیم اتوماسیون اداری چیست، میخواهیم وظایف آن را شرح دهیم. اتوماسیون یک فرایند خودکار است که در آن کارها با حداقل تلاش انسان تکمیل می‌شوند. بسیاری از عناصر کسب و کار شما احتمالاً در حال حاضر دیجیتال هستند. اما چه تعداد از آنها واقعاً خودکار هستند؟ وظیفه اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری، خودکارسازی جریان اطلاعات با حداقل دخالت انسان است. نرم‌افزار اتوماسیون اداری با دقت بالا و با حداقل خطا، داده‌ها را بدون دخالت کاربر، به مقصدهای مشخص انتقال می‌دهد. نرم‌افزار اتوماسیون اداری وظیفه دارد به سازمان‌ها کمک کند تا برای انجام وظایف روزمره، داده‌ها را در امنیت کامل جمع‌آوری، مدیریت و تجزیه‌و‌تحلیل کنند.
بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری با انجام درست وظایف خود، عملیات محل کار را بهبود می‌بخشد و ساده می‌کند. در این صورت خطاها محدود می‌شوند، داده‌ها راحت تر سازماندهی می‌شوند، ارتباطات و عملکرد کلی بهبود می‌یابند.
در زیر مهمترین وظایف اتوماسیون اداری آورده شده است:
اکثر افراد در پاسخ به سوال اتوماسیون اداری چیست، آن را صرفا به عنوان دبیرخانه می‌شناسند. اما اتوماسیون اداری شامل زیر سیستم‌های مختلفی است، که بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری باید حداقل موارد زیر را پوشش دهند:
حال که با صفر تا صد مزایا و کاربرد اتوماسیون اداری آشنا شدیم و می‌دانیم مفهوم اتوماسیون اداری چیست، بیشتر از قبل به این موضوع واقف هستیم که اهمیت سیستم‌های اتوماسیون اداری بسیار گسترده است. آنها در کاهش بکارگیری نیروی انسانی برای انجام کارهای ساده یا تکراری و در بهبود ذخیره‌سازی داده‌ها (ذخیره‌سازی حجم زیادی از اطلاعات در فضاهای کوچک) نقش دارند.
آنها با محدود کردن تجربه یا سطح مهارت مورد نیاز برای انجام کارهایی که قبلاً پیچیده به حساب می آمدند، فرصت های شغلی جدیدی را برای بیشتر افراد در دسترس قرار می‌دهند. سیستم‌های اتوماسیون اداری از کاغذ کمتری استفاده کرده و به کاهش هزینه‌های مالی کمک شایانی می نمایند. به عنوان مثال، اتوماسیون اداری نیاز به نگهداری فایل‌های فیزیکی و استفاده زیاد از کاغذ را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، کارمندان می توانند از راه دور کار کنند و انتشار گازهای گلخانه ای را با کاهش زمان رفت‌و‌آمد و کاهش پرواز و سفر کاری با ماشین، با استفاده از فناوری محدود کنند.
با انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری، به تیم خود زمان و فضای بیشتری برای کار بر روی وظایف مهم‌تری را بدهید که ارزش بالایی برای کسبوکار شما ایجاد می‌کند.
